高校基建档案管理现状分析与建议

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1、高校基建档案管理现状分析与建议李维勋,洪芙蓉(江西交通职业技术学院,江西南昌330013)摘要：针对高校基建档案管理中存在的问题以及产生问题的原因，进行了初步分析，提出了高校基建档案管理的设想与建议。关键词：公路工程；高校基建；档案管理；问题分析；设想与建议870前言改革开放30年来，为了适应经济社会发展的需要，全国各地掀起了一个又一个教育和教学改革的高潮。为满足办学需要，各高校基本建设蓬勃发展，新校区建设如雨后春笋般兴起，形势喜人，为国家高等教育的发展奠定了扎实的硬件基础，提供了坚实的物质保障。随之而来的是基建档案数量的成倍增加和问题的

2、出现，据不完全统计，目前基建档案管理方面相继出现了项目管理和档案管理脱节、管理制度不够健全、建设项目参与单位和个人不协调，以及基建和档案管理部门人员素质存在差异，导致基建档案在完整、准确、系统和实物完全一致方面难以达到国家相关规范要求等问题。如何面对和解决上述问题，既是对每个基建和档案工作者的挑战，也是高校基建部门义不容辞的责任。经过分析，现就高校基建档案管理谈几点看法，抛砖引玉，供读者参考。1档案管理中存在问题的原因基建档案是在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表及音像等各种载体的材料。高校基建档案是高校建

3、设与发展历史的再现，是基建管理质量高低的充分体现，是对高校建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及学校未来改扩建、维修的重要依据，也是高校维权的凭证，是学校档案中不可缺少的重要组成部分。因此,加强高校基建档案的管理势在必行。然而，实际工作中，高校基建档案管理工作也暴露出一些问题，出现这些问题的主要原因有：1.1思想重视不够各高校大规模的开展基本建设，在解决了教学、科研、生产、生活的同时，也给基建和档案工作者提出了更高的要求。基建规模大，投资多，时间紧，任务重，在基建史上是空前的，然而高校基本建设普遍存在重基建质量、进度和费用控制而轻视

4、基建档案收集归档工作的现象，导致基建管理和档案管理脱节。1.2人员素质不高大规模的基本建设涉及的单位、人员是历史上最多的，面临的施工环境也是纷繁复杂的，人员素质差异大，意见难以统一，承包商及参与人员素质较低，影响了工程施工和文件的收集归档。如某高校一栋学生宿舍因混凝土结构工程质量受到质量监督部门的质疑，要求回弹检测，结果检测合格，但质监部门又对检测结果的可靠性提出质疑，双方争执，一拖数年，严重影响产品的使用，材料归档更是无法实现。1.3规范管理不够工程施工都要牵涉到业主、设计、施工、监理、单位、主管部门和政府工程质量监督、材料供应商、专项

5、验收检测单位等部门，彼此关联。很多文件的形成都在二个以上单位，这里难免遇到观点和意见不统一的问题，正常情况下，在现行标准、规范比较完善的今天，分歧不会很大，但是由于利益分争，仍然严重存在因意见不统一而悬搁的情况。如某高校一栋教学楼，质监部门评定省优工程，而业主却认为没有达到省优标准，要求修复到位，否则拒付优良工程奖金，施工单位以已获省优工程证书，又有合同约定为由要求支付，否则拒绝提供备案资料，双方意见难于统一，导致基建文件也无法归档。2加强高校基建档案管理的建议为加强高校基建和档案管理工作，从上世纪90年代起，国家原教委、档案局和国家发展

6、改革委员会先后颁发了《重大建设项目档案验收办法》、《高等学校基本建设类档案工作规范》和《高校基建档案主要归档范围和归档要求》等政策性文件，这充分体现了国家对基建档案的高度重视，也是对基建和档案工作者的鼓励和鞭策。为做好高校基建档案管理工作，应注重以下问题：2.1重视基建档案管理工作，合理配置基建和档案管理人员在大规模基本建设进行中，通常情况下，业主会87指派一名或数名具有一定工作经验的工程技术人员任项目负责人，代表业主负责该工程的进度、质量、费用控制和合同管理，同时兼任临时档案管理员，而极少配置专业档案管理员。由于时间长，任务繁杂，加上临

7、时档案管理员接受档案管理培训少，待到基建工作完成，在档案归档时材料往往很难完整，多为流水帐似的登记收集，没有区分正件、附件、保管期限等，甚至严重缺损，为档案管理和日后查找利用带来了严重困难。因此，为完善基建档案管理，各高校领导，特别是法人代表在高度重视基建工作的同时，也应重视基建档案管理工作，明确基建档案对学校和社会当前与长远的参考价值和凭证作用，建立健全档案管理制度，加强档案管理人员的培训工作，在有条件的情况下委派专职人员全过程收集整理基建档案，从而达到《规范》要求，也便于档案归档和移交。2.2注重档案的真实性和时效性，保证基建档案的质

8、量归档的基建档案必须反映基建管理和项目建设的全过程，应与实物一致，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系和材料的完整准确、系统，并具有成套性，这是基建档案归档的重要原则。然而在实际工作中，要做