高校档案管理现状的调查与分析

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1、高校档案管理现状的调查与分析　　[摘要]：高校档案是记录高等专科院校教育、科研与教学改革全过程的原始材料，是高校最宝贵的信息财富之一。高效率、高水平、高效益地管理高校档案，就应该充分认识高校档案管理的特点，全面深入了解高校档案的作用，在高校档案管理改革工作中有所创新，有所作为。　　[关键词]：高校档案；现状；特点；问题分析　　【中国分类号】G271　　　　　　学校的发展都是真实记录在档案中，高校档案是重要的信息资源。在学校整体工作中，档案记录有着承前启后的主要作用。档案的利用率在实际工作中利用的越高，那么它所发挥出来的作

2、用也越大，人们对于档案的认识和重视也会进一步加强。　　一、高校档案管理工作的现状　　1.高校档案管理队伍不稳定。6　　档案管理要求工作人员具有非常强的专业性，如果工作人员没有具体的专业知识以及技能，就难以胜任档案管理工作。档案管理人员和专职教师的区别不仅表现在职称、待遇、工作时间及投入和收入不成正比等方面，其次还有上下班的情况较为固定没有机动性等，导致档案管理工作人员在心理上产生了不平衡的心态，对于本职工作有种反逆性不愿意长期安于现状的思想。　　2.档案管理网络化滞后。　　当今社会不断发展，计算机技术也随之进行快速地发展

3、。在高校档案管理过程中，管理工作量普遍较大，一些数据以及资料信息都是非常复杂，这样在人工操作过程中就难以得到有效解决，那么有效解决的途径就是加强计算机应用，全面实现网络化管理工作。　　3.档案专业管理难度大。　　在实际工作过程中，高等院校有些是经过合并的，那么其校址的地理位置就出现了不同的位置，两所院校之间的距离相差太远，而且在高校当中还存在部分领导对其不够重视等问题，这样就使档案管理没有全面规范化，导致档案的完整性有着一定的缺失。　　二、高校档案管理的特点　　1.高校档案管理的社会性。　　高校所招收的学生来自于社会，毕

4、业后又走向社会，学校积累了造就、培养人才全过程的档案材料，反映了学生的学业、学历、文体生活以及思想修养、政治素质等方面情况。高校的科研课题、技术产品、设计对象都是选自社会，产生的成果服务于社会，所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。　　2.高校档案管理的综合性。6　　高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案。高校在培养人才过程中，有开展教学活动的第一课堂，还有实习工厂、研究院所的试验室，此外，学生还要有针对

5、性地参加社会实践活动。而记录上述各种校务活动的档案材料，构成了高校档案的综合性。　　3.高校档案管理的系统性。　　高校档案材料形成部门庞杂，形成的档案载体种类多、数量大，包括纸质载体档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案；多元档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动，这些就构成了高校档案管理的系统性。　　三、高校档案管理工作存在的问题　　1.档案意识薄弱。　　高校师生员工由于受到传统思想以及档案自身的保密性质等影响，对于档案相应的缺乏认识了解，档案意识不够强。在高校当中有部分领导单一的认为，高校只

6、需要做好教学科研工作就可以了，而不重视档案管理工作。而且，还有人认为，档案工作与学校其他工作之间没有多大联系，因而造成某些公务活动没有形成有效的归档处理，这样就影响到了档案的完整性和安全性。　　2.管理手段落后，新技术、新设备运用不准确。　　随着高校办学条件的改善和计算机技术在学校各项工作中的广泛推广应用，高校档案部门都配置了现代化6管理设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理。随着网络技术的迅速发展，档案管理的方式一般采用计算机和网络，但由于档案管理不受重视，计算机网络技术在档案管理方面还不够成熟，有的单位为了节约成

7、本仍旧选择手工的管理模式，大大影响了档案管理工作的效率。　　3.档案管理队伍素质较低，档案管理制度亟待完善.　　高校档案人员总体素质不高，档案管理工作不健全，致使很多档案的搜集、整理、保护、保密等工作做的很不成熟，造成了流失、用的时候找寻困难的问题。例如档案工作人员责任心不强，文件不能及时整理，堆积如山；档案资料收集整理不全面，丢失损坏严重；借出去的档案不遵从借阅手续，有借无还，导致档案资料不知去向；还有的借阅者在借阅的资料上私自涂改，严重损坏了档案具有的价值和真实性。　　四、高校档案管理工作的对策分析　　1.高校档案管

8、理工作的运行机制要坚持原则。对档案管理者的培训要从认识档案的各项工作做起，逐步发展、循序渐进，随后是深刻理解档案管理工作的各项环节，无条件的遵从原则，要想使档案的管理协调一致、高效运行，就只有无条件的、强制性的执行档案管理的相关条例。　　2.高校档案管理趋于服务化、标准化。高校档案管理的最终目的就是更好的服务于学校，