高校基建档案管理现状分析与对策

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1、高校基建档案管理现状分析与对策(郧阳医学院综合档案室，湖北十堰442000)摘要：文章详细分析了基建档案的特点，指出了当前高等院校基建档案管理存在的主要问题，并从建章立制、坚持“三个同步”、严把归档审核关、加强业务沟通交流、做好价值鉴定等八个方面提出了解决问题的办法。关键词：高等院校；基建档案；现状；对策中图分类号：G275.3文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)05—0100—02近年来，随着高校扩大招生，全国各大高校相继开展了大规模的基本工程建设活动。征地、拆迁、扩建、旧房的维修、改建，一系列的基本建设活动，形成了越来越多的基

2、建档案资料，这些基建档案资料是学校档案的重要组成部分，它不仅记录了一所学校建设发展的历史轨迹，更是筹划未来发展规划的可靠依据。基建档案作为一个相对独立的档案门类，其较高的现实使用价值已越来越受到重视和利用。如何做好基建档案的管理工作也日渐引起人们的关注与思考。1基建档案的特点1.1成套完整性成套性是基建档案的一大主要特点。时间上的延续性和内容上的承接性是鉴定基建项目档案完整齐全的两个重要特征。一套完整的基建项目档案，其内容一般包括四部分:依据性文件材料、基础性文件材料、施工文件材料与竣工图及竣工验收文件材料。1.2专业性较强基建工程是有着固定程

3、序的系统工程，其进程涉及到计划、勘察、设计、施工、监理等诸多部门及土建、材料、安装等环节，每一步骤每一环节都有其专业上的规范要求，专业性非常强。1.3现实使用性较强高校基建档案承载了高校进行基本建设活动所形成的大量的真实的方案及图表信息，在高校的生产、建设活动中发挥着巨大作用。它在房屋新建、改建、扩建、维修及地上、地下管网勘测、维护、解决土地纠纷等工作中起着重要的不可替代的作用。1.4形成周期长一个工程项目从筹建到竣工要经过计划、立项、设计、施工、竣工验收等环节，点多、面广，难度大，往往需要一年以上甚至更长的时间，给收集工作带来一定的难度。1.

4、5涉及部门多从外部关系看，它涉及计划、土地、园林、消防、环卫等部门，对内涉及基建、财务、审计等部门，这样涉及多层次、多部门的档案类别，可想而知其管理难度也较大。2高校基建档案管理现状分析2.1收集难度大基建档案收集难是众所周知的问题。由于基建档案具有成套性、专业性、形成周期长、涉及部门多等特点，使基建档案的收集工作具有相当难度，另外基建档案的相对物除了我们所能观察到的地面以上的建筑物以外，还包括隐蔽工程地下管网等，这些工程多隐藏于地下或墙体内，具有不可见性，这种不可见性往往导致相关档案收集时的疏漏或缺失2.2归档文件材料质量不规范2.2.1文件

5、材料中“三色笔”现象严重。由于缺乏档案意识，在工程文件编制过程中，工程施工人员，技术人员为了图方便，随意使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写，这些不耐久字迹会随着时间的推移磨损脱落，扩散褪变，不利于基建档案的保存和利用。2.2.2信息记录不够完整、准确。有的材料和图纸不注明日期，有的有日期却无原始签名和印章。有的图纸甚至连工程名称都不能准确表达，令人难以分辨。2.2.3归档文件材料中存在大量复印件。原件是基建工程档案作为凭证最有力的依据，虽然是同样的内容，原件与复印件的利用价值却有天壤之别。特别是一些具有凭证作用法律效力的关键文件若不追究其

6、原件去向而听之任之将复印件归档，则既不利于档案的长期保存，更为今后的利用造成不必要的麻烦与损失。2.2.4竣工图编制不规范。竣工图是工程施工结果在纸上的反映，是真实的原始记录，也是工程竣工验收及日后维修、改、扩建的重要依据。竣工图编制不规范主要表现为：用施工图代替竣工中无任何标识说明该图有无变更情况；图纸没有按实际变更通知更改或更改不到位；更改的符号与说明不符合标准要求；没有加盖竣工图章等，这样的竣工图与实际建筑物有所出入，图实不符，竣工图就会失去其应有的价值。2.3归档整理不规范由于基建档案的专业性很强，对档案工作人员的素质要求很高，不仅要求

7、档案人员具备档案专业知识，还应具备相当的工程建设专业知识。但由于客观原因，多数专职档案人员往往缺乏工程建设方面的专业知识，对基建项目的基本程序不甚了解，对基建档案信息的来龙去脉认识不清，分不清哪些资料重要哪些资料不重要，在接收档案时对文件材料心中无数，交多少收多少，收多少整理多少，从而严重影响了归档整理质量。特别是那些较为复杂的图纸，在进行分类整理时甚至出现张冠李戴的错误，把此工程项目的图纸放入彼工程项目之中，严重影响了基建档案的成套性、完整性、准确性。2.4提供利用方式单一目前高校基建档案的提供利用，除了电话查询有关情况和数据以外，多为上门借

8、阅原件利用。这种利用方式虽方便了利用者，最大限度发挥了基建档案的实用价值，但从保护档案的角度来说则存在很多弊端，对档案原件（特别是图纸原件）的频繁使用