基建档案管理研究与对策建议

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1、基建档案管理研究IJ对策建议一、问题提出基本建设是一项市多主体参与，建设周期相对较长并高度依赖各种专业知识的智力型活动。基建档案是基本建设全生命周期中形成的文字、图表、声像等具有保存价值信息资料总称［1］,具冇最原始、最真实、最全面的特性，是对相关项目进行进一步改扩建或修缮的基木依据。基建档案除具有一般文书档案原始记录性、信息性、真实性、价值性等特点之外,还具有内容专业性、成套完整性、现实使用性、整理动态性、來源广泛性、收集滞后性的特点［2］［3］。文献检索以及管理实践表明,我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意

2、识不强、资料不全、整理不规范、硕件投入不足、人员队伍力量薄弱等问题［4］［5］,与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，其至连产业主最初用钢笔勾曲的建筑物意向草图都装入了镜框,妥善保管。为夯实我国基建档案管理实务工作棊础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方［6］角度研究了我国棊建档案管理工作。二、研究重点围绕基建档案管理实务要求，木

3、文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。（-）基建档案管理机制研究从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循坏渐进完善的体系。鉴于此，本文运川“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划一各责任主体制定并实施貝体管理计划一业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。1.PDCA循环法则概述PDCA循环乂被称为“戴明环”，是山美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan,Do,See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全而

4、质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现棊建档案管理能力的阶梯式上升。2.基建档案管理流程分析基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检杳以及经验总结四个阶段。（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制

5、定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是棊建档案全过程管理的起点，始于项冃生命周期屮“捉岀项口概念''阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项日管理的必要组成，要求其他建设相关方［7］必须重视基建档案收集与整理，界定清塑各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的貝体工作计划。实施计划必须与总休计划保持一致。其他建设相关方制

6、定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一冃标、统一标准、统一要求；分块实施是指具他建设相关方围绕项目建设管理规划人纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项冃建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行杳验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。（3）检查监督。基建

7、档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一•是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽杳相结合，做好基建档案管理的监督检杳。二是其他建设相关方的白杳。其他建设相关方要对照经批准认町的实施计划做好档案归档以及经常性口查,健全借阅制度、复卬制度,保证档案及时收集、完整归档、管理规范。（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统屮的承前启后坏节，也是业主方捉升档案管理水平的关键程序。对于管理过程

8、中的好经验、好做法，要及吋总结捉炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的幣体水平。（二）基建档案范围管理研究借鉴现代项目管理屮范围管理理论，定义基建档案范用管理为项目生命周期内所有