嘉兴市政务服务网电子文件预归档.doc

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1、嘉兴市政务服务网电子文件预归档业务需求与技术规范（试行）1.总则本规范根据《浙江省人民政府办公厅关于印发浙江政务服务网电子文件管理暂行办法的通知》（浙政办发〔2017〕4号）和《浙江省政务服务网电子文件归档移交业务需求与技术规范（试行）》，结合嘉兴市政务服务网电子文件预归档规范化管理实际情况和需求制定。2.术语和定义2.1电子文件本规范所称的电子文件，是指行政机关通过嘉兴市政务服务网行使行政权力事项，履行公共服务、行政监管等职能活动中直接形成或交换共享的文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同形式的电子信息记录。2.2

2、电子档案预归档本规范所称的电子档案预归档，是指行政机关相关业务处室按照档案管理有关要求，对政务服务网平台上的电子文件以办理事项为基本单位进行初步整理与组件后，暂存于政务服务网电子文件预归档管理区块的处理过程。在电子文件形成、办理、归档等过程中形成的元数据（如基本信息描述、办理流程等），应作为电子文件的组成部分一并进行预归档保存。122.3存档信息包本规范所称的存档信息包，是指为便于传输管理和保证齐全完整，对电子文件以办理事项为基本单位进行组件、打包所形成的信息整体。在电子文件的预归档过程中，一般以存档信息包的形式进行数据

3、交换、整理检测、“档案固化”等处理。存档信息包是电子档案移交本行政机关综合档案室和国家综合档案馆保存的主要存储形式。3.存档信息包命名与档号预编制3.1存档信息包命名电子文件的存档信息包一般采用电子文件号作为命名标识。电子文件号的命名规则为：部门代码-权力事项类型代码-权力事项大类代码-权力事项小类代码-年度-保管期限-件号。其中，部门代码、权力事项类型代码、权力事项大类代码、权力事项小类代码参见嘉兴市政务服务网建设相关标准规范和代码库；年度为行政事项的办理年份，以4位数字字符表示，如“2016”；保管期限为电子文件存档

4、信息包内文件材料的最长保管期限，以不超过4个字节表示，如“5年”、“15年”、“永久”等；件号为该行政事项的存档信息包在最低类目层次内的流水号，以7位数字字符表示，不足7位的前面补“0”，如“0000001”。3.2档号预编制12档号预编制一般可参照电子文件号的生成规则，由软件程序根据档号与电子文件号的对应关系自动赋予一个推荐值（参照《归档文件整理规则》等规范要求编制），对电子文件的存档信息包赋予唯一的室藏档案预编号。行政机关综合档案室在正式接收电子档案时，可对档号进行适当调整，但应确保本单位档号的唯一性。4.预归档整理

5、原则4.1整理整理应遵循归档内容完整和保持有机联系的原则。政务服务网电子文件一般以办理事项为基本单位进行整理组件；为方便传输和管理，将与该事项相关的、属于归档范围的电子文件材料及数据信息组织成一个存档信息包，并按规范要求组织存档信息包内的分类、排序和存放结构。4.2操作操作应遵循软件自动执行和人工审核确认相结合的原则。初步整理与组件、“档案固化”等功能一般由软件程序按照预设规则自动完成。归档参数设置、数据交换、质量检测、归档整理、电子档案移交等操作一般结合软件功能由人工操作完成。5.预归档业务技术准备5.1明确归档范围和

6、保管期限各行政机关应在本单位的权力清单和责任清单基础上，制定各类行政事项文件材料的归档范围和档案保管期限，报同级档案行政管理部门审核确定。5.2归档参数设置各行政机关在开展政务服务网电子文件归档前，应按照档案行政管理部门审核确定的行政事项文件材料归档范围和档案保管期限，在政务服务网平台上做好相应参数配置。126.归档移交的主要流程归档移交的主要流程包括初步整理与组件、数据交换、归档整理、质量检测、“档案固化”、电子档案预归预存、移交进室进馆等环节。电子档案移交本行政机关综合档案室和国家综合档案馆等流程一般在电子文件统一归

7、档管理平台上进行（电子文件统一归档管理平台待建）。归档管理的主要流程如图所示：政务服务网平台电子文件统一归档管理平台127.预归档功能需求7.1参数设置预归档参数设置由各行政机关相关业务处室或档案员在实施预归档前，在政务服务网平台上进行设置。主要应设置行政事项文件材料的归档范围、档案保管期限、档号及电子文件号生成规则、开放判定依据及标识、电子化存档等参数。7.2初步整理与组件初步整理与组件一般由政务服务网的软件程序自动在后台临时生成一个以电子文件号命名的存档文件夹，并在该文件夹内存放该电子文件的基本信息描述、办理流程和相

8、应的申请、受理、办理、办结、送达等环节的电子文件材料，包括各种表、证、单、书等文本、数据及图像、音频、视频等多媒体文件。为便于传输、管理和保存，对已整理组件的电子文件，应以ZIP压缩打包等方式形成存档信息包。7.3归档整理归档整理一般由行政机关相关业务处室在政务服务网平台中进行操作，开展对电子文件的存档信息包进行补充