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1、中华人民共和国档案行业标准DA/T８５—２０１９政务服务事项电子文件归档规范Specificationforgovernmentserviceelectronicdocumentsarchiving２０１９Ｇ１２Ｇ１６发布２０２０Ｇ０５Ｇ０１实施国家档案局发布１３３DA/T８５—２０１９前言本标准按照GB/T１．１—２００９给出的规则起草.本标准由浙江省档案局提出.本标准由国家档案局归口.本标准起草单位:浙江省档案局、浙江省档案馆、福建南威软件有限公司.本标准主要起草人:郑金月、张鹏程、梁绍红、姜超、
2、黄文峰、胡文苑、王肖波、宋华、赵真、刘文萍、高乐、王锦妙.１３４DA/T８５—２０１９政务服务事项电子文件归档规范１范围本标准规定了政务服务事项电子文件归档的一般方法,包括归档工作流程和归档信息包的内容结构、命名规则、元数据和存储格式等.本标准适用于政务服务机构在全国一体化在线政务服务平台(以下简称一体化在线平台)上办理政务服务事项(包括行政权力事项和公共服务事项)过程中形成的电子文件的归档.２规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的.凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件.凡是不
3、注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件.GB/T１８８９４—２０１６电子文件归档与电子档案管理规范GB/T３６９０５—２０１８电子证照文件技术要求DA/T１８—１９９９档案著录规则DA/T４７—２００９版式电子文件长期保存格式需求３术语和定义下列术语和定义适用于本文件.３．１政务服务事项governmentserviceitem依据法律、法规、规章、规范性文件和部门职责分工的规定,由法定行政机关或组织实施的对自然人、法人和其他组织权力义务产生直接影响的具体行政行为和授意性事项.政
4、务服务事项包括行政权力事项和公共服务事项.３．２政务服务事项电子文件governmentserviceelectronicdocument政务服务机构在履行其法定职责过程中,通过一体化在线平台形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录.政务服务事项电子文件由内容、结构、背景组成.３．３政务服务事项电子档案governmentserviceelectronicrecord具有凭证、查考和保存价值并归档保存的政务服务事项电子文件.３．４办件finishitem政务服务事项按程序办理完毕并形成相应结果的
5、单个活动,是政务服务事项办理的基本单位.３．５归档archiving将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程.１３５DA/T８５—２０１９[GB/T１８８９４—２０１６,定义３．１２]３．６容缺归档allowmissingarchiving一个政务服务事项的某些归档材料只能以非电子形式(如纸质)形成,在该政务服务事项电子文件归档时以不完整状态(即不含某些非电子形式的材料)进行归档并标记的方式.３．７信息包informationpackage由内容
6、信息、流程信息和相关保存描述信息构成的电子文件信息整体.３．８电子文件号electronicdocumentcode政务服务事项电子文件归档过程中,系统根据一定的规则赋予归档电子文件信息整体的唯一编号.３．９元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据.[GB/T１８８９４—２０１６,定义３．３]４总则４．１工作原则４．１．１政务服务事项电子文件归档工作应遵循统筹规划、统一标准、规范管理、安全高效的原则,以实现政务服务事项电子档案跨地区、跨部门共享和全国范围内互信互
7、认.４．１．２符合国家有关规定要求的政务服务事项电子文件应以电子形式归档.除法律、法规另有规定外,不再归档对应纸质材料.４．２职责和分工应明确政务服务事项电子文件归档和电子档案管理工作的职责和分工,主要包括以下三类部门的职责和分工:a)档案行政管理部门负责在一体化在线平台规划和建设时提出政务服务事项电子文件归档功能需求,组织制定政务服务事项电子文件归档制度,负责电子档案管理系统的统筹建设和应用培训,负责指导和监督政务服务机构开展政务服务事项电子文件归档工作,负责审核政务服务事项电子文件归档范围和档案保
8、管期限表.b)政务服务机构负责制定政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限表,做好政务服务事项电子文件的形成、办理、归档和政务服务事项电子档案的管理工作;涉及多个政务服务机构联合办理的政务服务事项,各政务服务机构按照各自职责分工做好归档工作.其中,政务服务机构的业务办理部门负责做好政务服务事项电子文件的归档工作;政务服务机构的档案部门负责做好政务服务事项电子档案的管理工作.c)信息化部门负责依据标准和实际需求开发一体化在线平台的电子文件归档和电子档案管
