1、电子文件归档制度.doc

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1、1、电子文件归档制度1、电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。2、应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。3、应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。4、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。5、具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。6、应保证电

2、子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。2、纸质档案数字化技术规范—22—1、电子文件归档制度1、电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。2、应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。3、应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。4、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。5、具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件

3、，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。6、应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。2、纸质档案数字化技术规范—22—1、范围　　本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。　　本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。　　2、规范性引用文件　　下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最

4、新版本。凡足不注日期的引用文件其最新版本适用于本标准。　　GB/T17235.1-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南　　GB/Tl7235.2-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试　　GB/Tl8894-2002电子文件归档与管理规范　　3、术语和定义　　下列术语利定义适用于本标准。　　3.1数字化digitization　　用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。　　3.2纸质档案数字化digitizationofpaper-based—22—records　　采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档

5、案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。　　3.3数字图像digitalimage　　表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。　　3.4黑白二值图像binaryimage　　只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。　　3.5连续色调静态图像continuous-tonestillimage　　以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档

6、案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。　　3.6分辨率resolution　　单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。　　3.7失真度distortionmeasure　　对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。　　3.8可懂度intelligibility　　数字图像向人或机器提供信息的能力。　　3.9图像压缩image—22—compression　　消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。　　4

7、、纸质档案数字化基本要求　　4.1基本原则　　纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。　　4.2数字化对象的确定原则　　应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。　　4.2.2—22—符合国家法律法规的原则　　纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。　　4.2.2价值性原则　　属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围