厦门档案局文件

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1、厦门市档案局文件厦档〔2016〕14号厦门市档案局关于印发《厦门市〈归档文件整理规则〉实则细则》的通知各区档案局(馆)、市直各单位：国家档案局于2015年10月25日发布了新修订的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015，以下简称《规则》），并于2016年6月1日实施。为了落实《规则》精神，我局修订了《厦门市<归档文件整理规则>实施细则》（厦档[2004]26号，以下简称《细则》），现印发给你们，请认真组织实施，2015年文书档案归档文件按照新修订的《细则》整理。—19—附件：厦门市《归档文件整理规则》实施细则厦门市档案局2

2、016年4月5日—19—附件厦门市《归档文件整理规则》实施细则为适应文档一体化和档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，保证整理工作质量，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），结合我市文书档案工作的实际需要，制定本实施细则。第一条适用范围本细则适用于全市各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。第二条定义一、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存

3、的各种文件材料，包括纸质和电子文件材料。二、归档文件整理—19—将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。第三条整理原则归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理，并保证纸质文件和电子文件整理协调统一。电子文件归档整理应保证其真实准确、齐全完整、有效可用。第四条质量要求一、归档文件应

4、齐全、完整、准确。已破损的文件应按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）予以修复，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应予复制，并附于原件后一并归档。二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品，对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠，一般以A4规格为标准。第五条整理单位—19—归档文件的整理，以件为单位进行。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；正文与附件为一件；原件与复

5、制件为一件；转发文与被转发文为一件；正本与翻译本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立一件，也可合为一件；报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的同一内容的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件；简报、周报等材料一般一期为一件，也可若干期合为一件；会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。第六条整理方法一、装订1．归档文件应按件装订。装订时，正

6、本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文本在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。2．归档文件原则上用线装订。装订时，一般可采用缝纫机左侧轧边，装订线两头分别留线打死结；较厚的文件可采用"三孔一线"的装订方法。使用其他材料装订的，装订材料—19—不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装

7、订。需要向综合档案馆移交的归档文件，统一用线装订，不能使用不锈钢夹或封套装订。3．归档文件装订时应取左、下侧对齐。文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，已成册不易拆封且未使用金属材料装订的文件材料，可保持原貌不变。二、分类归档文件一般应采用“年度—问题（机构）—保管期限”的分类方法进行分类；档案数量较少，内设机构简单的机关可采用“年度—保管期限”分类法。各单位应制定本单位归档文件的分类方案，并保持相对稳定。（一）年度—问题（机构）

8、—保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按问题（机构）设置类目，再根据保管期限分类。（二）年度—保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，再根据保管期限分类。（三）确定归档文件所属年度一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对