26档案管理程序

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1、fy金険石化公司一体化管理体系■十4（叫档案管理程序文件编号JLSH-T20.51.00.026.2011版本/修改A/0第1页共1页1目的明确公司档案管理要求，规范档案管理工作，安全保管公司各项工作形成的有保存价值的原始记录、凭证，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为公司生产、经营、管理、建设、研发和持续发展提供有效服务。2适用范围适用于公司档案收集、整理、保管、利用、、编研、鉴定、销毁、统计等。3术语和定义3.1档案公司各项工作活动中直接形成的、办理完毕的、有保存价值的文字、图表、声像、电子文件各种形式的历史记

2、录。3.2文书档案公司党务、行政管理、生产、经营管理等活动中形成的，具有保存价值的，应当归档保存的管理文件。3.3科技档案公司科研、产品、基本建设、设备管理工作等活动形成的，具有保存价值的，应当归档的科技文件。3.4声像档案记录公司各项工作活动的声音或影像档案，包栝：照片、影片、录音、录像等。3.5实物档案公司各项工作活动中形成的具有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，包拈：各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册、牌匾等。3.6档案管理档案的收集、整理、保管、利用、编研、鉴定、销毁、统计等活动。3.7文件公司在履行法

3、定职贵或处理工作中形成的各种形式的信息记录。3.8电子文件以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并川'在通信网络上传输的文件。3.9归档办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。3.10保管期限档案的存留年限。3.11档案利用利用者阅览、复制、摘录等方式使川档案的活动。3.12密级档案、文件保密程度的等级。3.13载体可将信息记录其上或其中的物质材料。4职责4.1情报档案室是公司档案管理工作的归口管理部门，主要职责为：a）负责公司各项档案管理制度、计划的制定及执行情况的检查考核。b）

4、负责收集和接收公司形成的党群、行政、经营、生产技术、会计、职工档案、基本建设项0、设备、产品、科研等各种载体的档案，进行保管、统计、提供利用，组织过期档案鉴定销毁。c）负责公司各部门的日常档案管理、归档档案整理、编目的检查指导工作，并协助其解决档案工作屮的业务技术疑难W题，做好兼职档案员的业务培训；监督指导基层单位做好档案管理基础工作，使基层单位的档案管理标准化。d）主动了解、熟悉分公司有关部门的工作，以便及时获得信息，确保接收和收集档案的完整性、准确性。e）做好档案库房管理，达到档案库房管理标准。f）根据馆藏档案资料内容，

5、对档案信息进行加工整理，汇编专题资料、编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘、数据手册、图表手册等；配合有关部门，参与开展档案史料、组织沿革、年鉴、大事记，基础数字汇编和专题文件汇集，做好档案信息资源的开发利用工作。g）负责运用信息技术对公司归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用。4.2各处室、各中心职责：a）明确分管领导和兼职档案员，将档案工作纳入工作计划，纳入岗位责任制。b）做好本部门（单位）形成文件的积累、收集工作，对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。c）将本部门（单位）形成文件进行分类、折

6、叠、装订、编目整理后，向情报档案室归档，同时完成归档档案数据库录入。d）与基本建设、产品科研等工作有关的发展项目处、机动处、工程管理中心、技术质量处，负责按归档要求，将工程前期、竣工验收、产品、科研等整套文件收集齐全，按规定整理后，向情报档案室归档。e）各处室参与公司档案室过期本专业档案鉴定，负责基层单位本专业的过期档案鉴定。f）规定建立档案分室的单位，负责对本单位形成保管档案进行收集、分类、折叠、装订、编目，并录入公司档案数据库。g）做好档案的提供利用、保管、鉴定、销毀。4.3各运行部职责：a）建立基层档案室，明确分管领导

7、和基层兼职档案员，将档案工作纳入工作计划，纳入岗位责任制。b）做好本单位形成文件的积累、收集工作，对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。C）将工艺技术、设备管理、安全环保、综合管理文件进行分类、折叠、装订、编0,并录入公司档案数据库。d）做好本单位档案的提供利川、保管、鉴定、销毁工作。e）根据归档档案

8、A）容，对档案信息进行加工整理，汇编专题资料、文摘、数据手册、图表手册等，做好档案信息资源的开发利川工作。5工作程序5.1工作机构5.1.1公司设立情报档案室，建立由各处室、各中心、各运行部组成的档案管理网络，负责公司档案管理

9、工作，实行统一领导，集中与分级管理相结合的方法，维护档案的完整与安全。5.2档案管理5.2.1文件积累、收集5.2.1.1各处室、各中心根据公司各类档案的管理要求：《金陵石化基本建设和技措技改项目档案管理办法》见6.3、《金陵石化文书档案管理办法》见6.5、《金陵石化会计档案管理办法》见6