浅谈办公室文书档案管理效率的提升对策

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1、浅谈办公室文书档案管理效率的提升对策广丙高速公路投资有限公司广丙南宁530021摘要：办公室承担着单位文件材料的收发及管理工作，随着社会信息化、办公自动化的不断深入，办公室文书档案管理成为了单位管理工作当中的重点。木文主要对文书档案的管理特征进行分析，探讨如何有效提升办公室文书档案的管理效率。关键词：办公室；文书档案；管理效率文书档案主要保存的是关于党务、行政管理等活动的档案，通常是办公室保管的文件资料，例如存档件、会议记录、发文原件等等。文书档案一般是从办理完好的有保存价值的文件转化来的。它对社会组织的各类管理活动进行记录，比如业务管理、党群管理、财物管

2、理等等。办公室是单位的关键组成部分，负责处理日常业务、协调沟通、传达消息，所以对于单位来说，办公室文书档案管理工作十分重要。同时，这也涉及到单位的管理水平的高低，所以必须提高文书档案的管理水平，才能持续提高其工作效率，为单位的正常运转和稳定发展提供保障。一、文书档案管理的重要性与特征（一）重要性。文书档案所涉及的工作基木上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管

3、理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。（二）特征。1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它冇着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事

4、、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及吋、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，冋吋具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。二、办公室文书档案管理工作现状分析（一）办公室文书档案管理资源投入过少。大多数情况下办公室的文书档案资料都集中放在单位的库房底层或者地下室，那里通常都潮湿、阴冷、空气不通、灰尘堆积，这种环境非常不利于档案管理工作的开展。部分单位的档案室破旧不堪，存

5、放档案的区域非常有限，这导致了文书档案管理权责不明，最终出现管理不完善的情况。由于各个单位档案管理重视程度不足、资源投入过低，文书档案管理的工作效果和标准要求南辕北辙。企业内部冇限的档案管理资金通常都不会投入到办公室文书项0的管理之中去，最后结果就是办公室文书档案管理工作被完全搁置。（二）各个企业和单位对办公室文书档案管理工作意义认识不足。很多企事业单位将主要精力放在经济利益的获取和社会地位的提升上，对于办公室文书档案管理工作的重要性认识不足，更不要说加大力度进行宣传，工作人员在办公室文书档案管理工作中最自身职责认识不清，也没冇意识到自身工作的重要意义。档

6、案管理人员日常需要归档的项B较多，工作量较大，加之本身对档案管理整体工作的重要性意识尚不到位，更不愿花费吋间和精力进行办公室文书档案管理工作的指导和指挥，导致了各个单位的档案信息管理工作存在一定的滞后性。企业中任何一项工作的开展都离不开领导的支持和维护，办公室文书档案管理工作亦是如此。由于企业的领导人在思想意识上没有感受到文书档案管理工作的重要作用，认为只要冇人管理就可以了，所以在队伍建设和资金投入上都严重不足。（三）办公室文书档案管理工作缺乏规范和积极性。大多数企事业单位的档案管理人员在理论知识素养和专业工作能力上都与档案管理工作本身的要求相去其远，冇一

7、些工作人员其至都不是专业的档案人员，档案管理专业素养和技能非常低下，在工作中主人翁意识非常差。档案管理工作往往面临着人员调动频繁的现实，加之档案管理人员工资水平一般，这使得档案管理工作者对自己的本职工作存在着严重的懈怠情绪，积极性受到重要影响，是的办公室文书档案管理工作难以与吋俱进。三、办公室文书档案管理效率提升对策（一）利用信息化管理提高效率。办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，

8、提升文件归档速度，减少文件归档吋间，从而极大地降低了文书档案管理者