浅谈文书档案管理中存在的问题及对策

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1、浅谈文书档案管理中存在的问题及对策　　摘要：我国社会经济的不断发展，促进了图书馆档案管理工作的进一步发展。在档案管理工作发展的大形势下，还存在着一些问题有待解决。本文针对于文书档案管理中存在的问题及对策进行了具体的分析和研究，希望能为相关方面的研究提供参考。　　关键词：文书档案管理问题对策　　一、文书管理档案中存在的问题　　1.档案工作人员的专业素质问题。大多数的档案工作人员都是持有档案管理上岗证，而真正掌握档案管理知识的确实少之又少，尤其是在文书档案管理中，对档案的立卷、分类等都了解的不够透彻，极易在工作中出现问题，造成档案信息丢失等现象，不利于档案管

2、理工作的顺利进行。而且，随着社会的进步，档案管理工作也在逐渐的发展，档案管理工作也迈出崭新的一步，但是，还依旧有很多档案管理工作人员的专业素质仍然停滞不前，没有得到更好的档案管理培训。逆水行舟，不进则退，仍然保持着传统观念的档案管理工作人员，容易阻碍档案管理工作的顺利进行。就近几年对档案管理工作人员分析，有很大一部分工作人员，由于专业素质差，使得档案管理工作已经偏离了标准化的规范，所以，档案管理工作人员的素质是有待提高的。　　2.文书工作与档案工作衔接上存在的问题。文书工作和档案管理工作是相辅相成的，两者之间有区别也有联系，有分工也有统一。从实际工作中，

3、文书工作和档案管理可以说是执行着分块的管理制度，文书工作与档案管理工作应该进行相互之间的配合，通过这样的一种分体式实现档案的管理。但是，如果从某种角度上说，文书工作和档案管理工作产生了间隙，两者之间的衔接渐渐的出现了众多的脱节现象，其造成这样的主要原因在于文书管理的工作人员忽略了文秘的工作。　　二、提高文书档案管理工作水平的对策　　1.建立有效的工作程序和管理制度，严格按照规范程序办理公文。无规矩不成方圆，文书档案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。为了避免途中会再次有人员发生误差，在建立工作程序和管理制度时，要详细的说明，使其简捷明确，操作性强。

4、在操作过程中，不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行，尤其是在公文审核签发的制度上，要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等。在审核公文时，要仔细阅查，文件的文体格式是否符合标准，文件附件是否齐全，签发手续是否完善，都符合签发标准之后，再进行下一个流程，而且，在签发前还需再次复核，以免文件发生问题。如果出现修改文件内容的情况，也应跟之前一样进行严格的复审程序。公文用纸要满足装订要求、排布规则、字体字号、负面尺寸、纸张类型等标准。　　2.搞好文书工作和档案工作的规范衔接。档案都是建立在文件的基础上的，而且，文件质量决定着档案管理的质量。所以

5、，没有优质量的文件管理，就没有高质量的档案管理。在执行文书管理的工作人员，一定要具备着较强的档案意识，对于工作中需要的文书材料要做好整合有效的立卷归档，而且，在执行文件处理工作时，还要时刻关注档案管理工作，进一步完善文书和档案工作一体化的效果。做好这些，需要文书的工作人员一定要对文件材料的质量有着绝对的保证。比如：文书纸张的大小、书写的格式、文体格式等要统一化、标准化、规范化等，不能弄得花俏，而且还禁止使用复制纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等对文件材料进行批阅、誉印、修改、起草等。另外，对于文件材料要做到有效的收集，在处理文件上要准确、及时，并且，在收发文件材

6、料时，工作人员要做到及时的记录，在发现文件材料缺少时，可以及时的对应查找。尤其是在帐外材料上，一般的领导外出开会都会带一些所需的材料，对于这部分材料，工作人员要做到及时的整理等。　　3.加强文书档案的收集工作。文书档案管理的收集工作是一定要做好的，而且，还要在此基础上加强文书档案管理的收集工作。在文书档案的收集中，要把收集范围明确，收集的分类，文书档案载体的字迹要统一规范，利用立卷管理有规范，文书档案的整理、案卷、组卷等都要保证其质量。审核收集过程要严格把关资料是否达到标准。对于标题制作、正文提炼、附件、印发科室、文件选用、发文范围、文号编发、标题字形等

7、都要制作详细的规范流程，工作人员要严格执行相应的规定。除了基本的信息收集工作外，还要借助于计算机网络等扩大搜集材料范围，使其尽早地跨入网络系统化，尽可能收集更多的有效信息，进而来丰富扩充文书档案管理的经验。　　参考文献　　[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）　　[2]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008（1）.　　[3]褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究[J].黑河学刊，2011（2）　　[4]成丰.论在文书档案管理中的问题和对策[J].经营管理者，2011

8、（12）.　　[5]候明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业