浅析文书档案管理中存在的问题及对策

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1、浅析文书档案管理中存在的问题及对策新疆新华水电投资股份有限公司新疆乌鲁木830063摘要：文书档案管理是企业、政府机关、事业单位、社会组织管理工作中重要的内容，管理水平的高低对文书档案的完整性和质量有着很大的关系。只有将文书档案的管理水平提高，才能实现文书档案的价值，但在目前很多事业单位的文书档案管理工作中存在着不少问题，需要档案管理人员制定相应的对策。关键词：文书档案；档案管理；问题；对策文书档案在各个单位中具有重要的价值，对单位的各项活动能够客观地反映，也是单位管理水平的肓接体现，方便单位的管理层对企业的管理水平进行评价，从

2、而找出管理工作中存在的弊端，进行科学的整改。在计算机信息技术迅猛发展的现代，文书档案管理也具备信息化的特点，而文书档案管理工作中存在的一些问题仍然需要管理人员加以重视。一、文书档案管理工作中的不足1.对文书档案管理缺乏一定的认识目前，在很多企业和单位中，文书档案管理人员对档案管理的认识并不充分，缺乏科学的认知，以至于在管理工作中没有加以重视，使得文书档案管理工作难以做到有序开展。造成这样的情况主要是因为档案管理人员认为该工作对单位的直接效益没有太大的关系，因此，在文书档案管理中过于懈怠，没有形成文书档案管理的意识。2.文书工作和

3、档案管理工作相混淆文书工作和档案管理工作是两种不同的内容，但档案管理需要在文书工作顺利开展的前提下才能够有效进行。当前很多单位对这两个工作相混淆，并且没有做好这两个工作的协调管理，文书档案管理人员没有重视与文秘的工作衔接,以至于文书档案管理与文书工作相脱节，使得档案管理工作难以有序地开展，同时也一定程度上影响了文秘的文书工作。所以在对文书工作和档案管理工作的问题上，两者是相互联系的，档案管理人员只有正确认识到这点，才能保证工作质量。3.员工整体素质偏低因为文书档案管理工作发展相对较晚，相关的单位对这方面工作重视程度不够，因此使得

4、文书档案管理人员的重视程度也不够，对此方面人员的培训不足，很多都是临吋调用人员，而非专业的档案管理人员，其至连基本的档案管理知识都没有。这些因素都对文书档案管理的员工的整体素质产生很大影响。管理人员的素质偏低，责任心不强，管理工作不规范，文书档案的存放没有合理性和有效性，使得文书档案管理工作存在疏漏，对此现象如不加以改善，会有碍单位文书管理工作的进程。4•文书检索效率问题手工检索与计算机检索是现阶段文书档案检索的主要方式，但人多数的情况下仍是以传统的检索方式为主，对文书检索效率造成了极大的影响。不少工作人员存在着认识上的错误，认

5、为提升文书档案服务质量需要进行更多检索工具的编制。总而言之，没有能够很好地在工作中运用现代信息技术是影响检索效率的主要原因。二、优化文书档案管理的措施1.提高对档案管理的重视程度提高对档案管理的重视程度，需要在单位内加强宣传，通过各种灵活多样的方式宣传相关的法律法规知识，如《档案法实施办法》和《中华人民共和国档案法》等。积极调动库存档案资源并加以利用，通过宣传促使档案管理人员、各部门以及领导层认识这一工作的重要意义，从而重视这一工作，并加大对文书档案管理工作的支持，在年度工作重点中、在单位总体工作规划中纳入文书档案工作，增加经费

6、支持。2•注重提升档案管理人员的综合素质在互联网普及范围不断扩大与科学技术水平不断提升的情况下，档案管理人员应注重提升自身的综合素质，包括计算机应用技能、档案管理专业水平及信息素养等，以便能够适应新吋代对于文书档案管理及利用工作提出的要求。例如，应注意根据档案管理要求鼓励管理人员参加继续教育，在必要的情况下可建立起定期培训制度，确保管理人员能够按照规定、有目的、有计划地参与继续教育，从而为专业素养及综合素质的提升奠定基础，同时提高档案管理队伍的工作质量。另一方面，应根据时代变化对档案管理工作提出要求加快信息化管理进程。管理文书档

7、案的根本目的在于实现资源共享，并在共享档案资源的过程中充分发掘档案价值，进而为生产实践提供服务。为了能够使档案资源在最大程度上实现共享，则应注意加快信息化管理步伐。首先，应注意增加信息化管理的经费投入。其次，应注意根据文书档案的开发与利用现状配备充足的软件设施、硬件设施，以便为信息化管理的实现提供支撑。此外，应加快信息安全机制的建设进程，在保证档案信息处于安全状态的基础上实现资源共享。3.完善管理工作环节文书档案的管理工作涉及多个部门，为了提升管理质量，必须重视强化各部门间的沟通与联系。首先，管理人员应定期到基层单位与相关部门中

8、收集档案资料，同时了解档案文件的处理情况，在发现问题的情况下需要及时进行指导与纠正，以确保能够从各基层单位与相关部门中收集到完整、齐全及真实的档案文件。其次，管理人员应定期与相关部门进行沟通，以有效掌控文书档案的收集、整理动向，以减少文书档案不及吋归档、资料遗失