浅谈医院办公室文书档案管理.pdf

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1、总第597期第34期管理观察Managementobserver2015年12月上旬出版浅谈医院办公室文书档案管理吴珊(河源市人民医院，广东河源517000)摘要：医院办公室文书档案管理是医院基础管理水平的重要体现，其涉及档案的收集、鉴定、分类、修改、装订、保管和利用等在内的一系列衔接有序的行为和过程。档案管理提升应从强化医院领导重视档案管理工作意识、提高档案管理人员综合素质、实现档案管理标准化、信息化等方面入手，做好医院办公室文书档案工作，要提高档案管理质量，遵循档案管理制度，加强档案管理。关键词：医院文书档案管理在人类的发展过程中，

2、文字和便于保存的载体出现后，就有了文书档案。文书档案是人类活动形成的历史记录。文书档案是医院的科研的基础条件和历史凭证。文书档案管理工作是一项服务性、政治性、专业性很强的工作。办公室文书档案承担着科学研究、开发医疗技术等一系列活动中形成并保存起来的原始凭证材料。本文就如何做好医院办公室文书档案管理谈几个问题与建议。一、改善文书档案工作条件档案是医院发展建设中留存下来的历史资料，对医院是一笔宝贵的历史财富，对个人、团体、社会等都具有重要的作用。随着医院在医疗技术、学科建设、医疗服务等方面的逐步发展，应该要加强综合档案室的建设，配备档案管理

3、所需硬件设施，为医院文书档案工作提供保障。二、文书档案管理的现状(一)一直以来，各大医院的档案管理都着重于病案档案的管理，忽略了文书档案的管理，档案室的投入非常少，档案材料没有足够的空间存放，也没有配备相关的设备打印档案，档案管理人员也相对缺乏，就算有档案室，室内的防虫、防潮、湿度、温度都不达标。(二)文书档案信息化管理技术在医院的应用、计算机存储的电子文档也都存在诸多的问题，如何做好储存档案的问题是医院文书管理人员需要思考和解决的一个重大问题。(三)医院的文书档案管理是比较杂乱无章的，每178·个科室都有各自相应负责的档案资料，科室的

4、档案应该集中在医院的一个综合档案室，方便查阅利用。(四)由于各大医院人员的限制，大多数医院的档案员都是由院办人员兼职的，而且培训进修的机会很少，综合水平很难达到专业水平。文书档案管理是技术性比较强的一项业务，文书档案管理者缺乏专业培训、专业管理水平跟不上、缺乏档案管理的创新能力。提高文书档案管理人员素质档案管理员要突破那种仅仅作为档案“保管员”、“收集员”的狭隘观念，要主动参与到院领导的决策中去，为业务发展和科研提供有力的依据，加强医院的文化建设，促进医院的全面发展。要做到这些，要按照文书档案管理工作的相关要求，努力提高文书档案管理人员

5、的自身素质。(一)文书档案管理人员应具备的知识修养文档人员的知识修养决定文档资料价值。没良好的素质，基本工作做起来都感觉到非常吃力，做文书档案管理工作的时候也会显得力不从心，更不知道怎么才能为医院工作起参谋作用。作为现代医院文书档案管理人员首先必须具备较为广泛且丰富的专业基础知识，在日常要发展自己的长处，专攻自己某一方面的特长，注意系统地学习、提高知识面，也要弥补知识层面上的缺陷。档案管理工作对文档人员的知识修养有着非常高的要求，自己应该有所意识，要敢于面对自身素质的不足。因此，文档人员要全面地、自觉地拓宽知识面，学习新技术，努力让由其

6、处理、经手的文字材料，形成具有高水平的文书档案。医疗卫生管理(二)文书档案管理人员应具备的技能修养搞好技能修养为医院的中心工作服务，是文档人员的根本任务。要掌握计算机运用技能和理论知识，注重自我完善，使自己能娴熟使用各种现代信息工具，为更好、更快地开发档案信息打下牢固的技术基础。同时还必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练地将档案室的档案信息提供给所需者，还要引导性地指导所需者获得更多的档案信息，为所需者提供更便利、更优质的服务。(三)文书档案管理人员应具备的职业修养文书档案管理人员要做好档案管理工作，培养好的职业道德修养是前提。档案管

7、理工作的专业性较强，它要求文档管理人员要有办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神、高度的工作责任感、良好的职业道德。文档管理人员管理着医院档案室，了解医院的所有的资料，其中还有保密资料，所以，文档管理人员要有高度的责任心和事业心，还要有过硬的职业素质和保密警惕性。以认真的工作态度进行文书档案的管理工作。总之，职业修养是文书档案人员应该具备的，这样才能更好地管理文书档案、更好地为医院服务。(四)文书档案管理人员应具备的政治修养随着社会的进步和发展，医院的档案管理工作也持续地更新和改进，因此对档案管理人员的素质也提出了更高的要求。文书档案管

8、理人员不仅要掌握档案管理所要求的现代化管理技术还要熟练档案工作的具体方法。而且还要具备档案管理的政治素质和品德修养。文书档案管理工作是一项细致又烦琐的工作，从收集到利用都需要档案管理人员不怕辛苦地工作，因此