浅谈文书档案管理

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1、浅谈文书档案管理摘要：文书档案是一个单位在运营过程屮所产生的，是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作乂能为查考历史提供重要的凭据。但在档案管理工作发展的大形势下，还存在着一些问题有待解决。本文就结合实际工作，对如何做好文书的档案管理进行了简单分析。关键词：文书档案管理措施中图分类号：G275文献标识码：A文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，

2、给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。一、档案管理工作的重要意义由于档案中所记录的内容包括着发展过程的优秀成果，因此，档案可以为日后企业或单位的发展提供最完全的准备资料，方便做出科学合理的分析，是制定发展方向最好的参考资料。合理科学的对档案进行管理，不但可以对企业或单位的业绩给予衡量，还可以对企业或单位的管理水平给予衡量。随着我国的全面发展与进步，档案管理工作也要利用新的理念与方式从全面角度反映出现状和成果。因为企业或单位的资源取向、模式、战略，以及未來的发展都受档案管

3、理工作的影响，所以档案管理工作为企业或单位取得市场竞争，全面发展有着重要的意义。1.档案管理工作的保密性由于档案管理工作具有保密性，因此，需耍对档案管理工作进行规范化的管理，以确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准。档案服务创新的开展，使得档案馆的档案接收、档案保管、档案整理、档案编目等一系列任务的工作量，相对于传统的手工劳动方式得到增人。2•档案管理丁作的信息化如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。改变了档案管

4、理工作的及时和灵活性，用现代合理科学的管理方式，实现信息化，不仅提高了档案管理的成果，还提高了档案管理的效率。3•档案管理工作的安全性由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，不管是在档案的查阅上，还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密，以及安全性，随着日前档案管理工作实行集中式的管理以后，档案管理工作的安全度得到很好的提高。二、文书档案管理中存在的问题1.档案工作人员的专业素质问题在部分单位中，档案管理者虽然是有上岗证书，但是很少有人参加档案培训的深造教育，尤其是在文书档案管理

5、中，对档案的立卷、分类等都了解的不够透彻，不能及时的更新档案管理理念，跟不上现代化档案管理的步伐，更不能够有效的提高单位档案管理的水平。尤其是随着计算机网络技术的飞速发展，利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训，使单位档案管理工作更加的标准化和规范化。2•文书工作与档案工作衔接上存在的问题•文书工作和档案管理工作是相辅相成的。在实际工作中，文书工作和档案管理可以说是执行着分块的管理制度，文书工作与档案管理工作应该进行相互之间的配合，通过这样的一种分体式实现档案的管理。但是，由于文书工作人员

6、档案意识淡薄，档案管理人员通常很少考虑文秘的工作，使得两者在衔接的过程屮又出现很多的脱节的地方。另外在公文的格式和处理方法上存在着很多的不规范的，不标准的现象。三、提高文书档案管理T作水平的措施1.掌握现代化管理技能，提高综合素质电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术,迫切需耍文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合木岗

7、位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。利用现代化技术整理档案。按照新的《归档文件整理规则》，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，乂可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。2•做好文书工作和档案工作的规范衔接档案都是建立在文件的基础上的，文件质量的高低直接关系到档案的质量的好坏，没有高质量的文件作为基础，档案的质量就得不到有效的提高，所以文书人员必须要提高档案意识，切实做好文书

8、材料的立卷归档。在实际的文件处理过程中，要时刻意识档案管理工作，从而真正实现文书、档案工作一体化。另外，对于文件材料要做到有效的收集，除