浅谈如何提高办公室文书处理质量和效率

《浅谈如何提高办公室文书处理质量和效率》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、浅谈如何提高办公室文书处理质量和效率2012-01-1210:22作者:admin点击：277次本文简介：此文由计算机论文网整理提供，如需帮助请联系我们在线客服,谢谢办公室作为一个单位和部门的重要科室，担负着上传下达、综合协调、内部管理、公文办理、会务接待和后勤服务等重要职责。在实际工作屮，办公室又是领导的参谋和助手，是单位或部门的“综合信息中心”，办公室文廿处理工作就显得尤为重要，如何提高办公室文书处一、增强责任意识是提高办公室文书处理质最和效率的基木条件文书处理工作是办公室的一项主要工作，但从办公室

2、的实际情况看，存在着工作头绪多、琐碎性工作多，突发性工作多；规律性工作少、阶段性工作少、人员相对少等诸多问题。加之公司规章制度不明确，办公室工作任务不明确，秘书人员职责不明确，导致了工作中出现脱节、断档甚至延误工作的现象，所以笔者认为，应制定和应措施，改进工作方法和效率。二是明确岗位职责,实施“五定”做法。在明确科室职责任务的基础上，设置办公室内部岗位，并实施“五定”，即：以职责定岗位、以岗位定人员、以人员定任务、以任务定考核、以考核定奖惩。一是完善规章制度，实施制度管人。管理是手段，方法是途径，制度是

3、保证。制订一套适合本单位本部门行之有效的考勤制度、考核制度、奖惩制度、责任追究制度、文件收发和传阅制度、文件材料打卬复印制度、文书处理匸作制度、收集整理归档制度、档案资料杏借阅制度等规章制度，确保各项工作的高效、有序进行。二、增强程序意识是提高办公室文书处理质量和效率的关键所在。不讲程序，工作就没有质最和效率。所以要狠抓工作程序的规范，建立和完善严格的收文程序和发文程序，严把文件的“进出关”。在收文程序上，应设置专人收文、专人登记、专人传阅，并附传阅卡、盖文卩处理章、送办公室主任阅处、送主要领导阅示、送

4、分管领导阅示、送冇关科室办理,同时做好交办登记、催办、办毕后交办公室存档，机要文件还要登记并按时清退等。在发文工作中，应坚持“确有必要、注重效用”的原则，在发文程序上，应设置领导安排、承办科室起草、办公室登记、编号、附发文卡（办公室主任、分管领导、主耍领导签字）确定密级、领导签发、办公室安排打印、核定份数、承办科室校对、附印、审核盖章、装订、存档（附底稿）、登记发文。正式文件存档三份，即：一份存档、一份做发文汇集、一份做重要文件汇编，发文卡、附件、转发件均要存档。其次，在归档工作中，应根据本单位本部门的

5、工作职责和性质，确定归档范I韦I,制定分类方案，整理及移交规定或具体办法。在归档范用上,对上级机关来文需要木单位贯彻执行的文件材料；对本单位本部门自身形成的文件材料；对同级单位或部门的來文,均要立卷归档。在搜集过程中，要坚持“多多益善”和“齐全完整”的原则，主要采収平时搜集、主动搜集和重点搜集的办法进行。在组卷工作中，应做到平时组卷和集屮组卷相结合的方法，这样既避免文件缺失，又能提高案卷的质量。在整理过程屮,需坚持“维持原貌、保持联系、实行'五分'的原则”（五分：即分级别、分年度、分问题、分密级、分保管

6、期限）。在归档程序上，应采取装订、分类、排列、编制档号、编制目录和装盒、移交木单位档案室等七个步骤。办公室还应建立收发文登记簿、文书档案登记簿、杳借阅登记簿、利用效果登记簿、文件材料移交清册、移交档案登记簿、收发文卡等整套簿、表、卡、册管理台帐。第三，增加设施，强化管理，提高效率。还需增加必要的设施设备,如：打印机、复印机、传真机、照相机、录像机和扫描仪等。三、增强学习意识是捉高办公室文书处理质量和效率的潜在动力加强队伍建设，强化业务学习，掌握专业知识是提高办公室文书质聚和效率的潜在动力。一是制定学习计

7、划，明确学习内容，优化学习效果，不断更新知识，加大培养专业人才的力度。二是优化人员结构,保持人员相对稳定。三是切实加强办公室工作的领导，重视支持办公室工作，最大限度地调动办公室工作人员的积极性、主动性和创造性。（如何提高办公室文书处理质量和效率辰收藏本文Bi分享办公室作为一个单位和部门的重要科室,担负着上传卜-达、综合协调、内部管理、公文办理、会务接待和示勤服务等重要职责。在实际工作屮，办公室又是领导的参谋和助手，是单位或部门的“综合信息中心”，办公室文书处理工作就显得尤为重要,如何提髙办公宗文书处理质

8、量和效率谈一些体会或思考。一、增强责任意识是捉髙办公宗文书处理质量和效率的基木条件文书处理工作是办公室的一项主要工作，办公室文书处理的质量和效率宜接影响全局工作的顺利进行。从办公室的实际情况看,存在着工作头绪多、琐碎性工作多，突发性工作多；规律性工作少、阶段性工作少、人员相对少。加之职责不明确，工作任务不明确,规章制度不明确，导致了工作中出现脱节、断档甚至延误工作的现象，所以，我们经常讲:办公室工作没有人小之分，也没有轻重之别。笔者认为,M