关于新形势下科技档案管理模式创新的研究

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1、关于新形势下科技档案管理模式创新的研究文/广东交通集团检测中心　巢凌彦【摘要】本文论述了传统科技档案管理模式、管理现状及具体不足，并以此提出科技档案管理创新策略。..关键词科技档案；管理模式；创新伴随着时代的不断进步以及社会经济的快速发展，各个行业均发生了一定的转变，科技档案管理方面，在促进了管理工作的同时，也使其面临着一定的挑战，为更好地适应这种变化，我们应积极转变工作思维和手段，创新科技档案管理模式，充分发挥科技档案在社会经济发展中的积极作用。本文先简单介绍了传统科技档案管理模式，分析该模式在新形势下日益凸显的不足，并针对这一现状，提出了相应的创新策略。一、传统科技档案管

2、理模式近年来，随着我国科技事业的飞速发展，涌现出了大量的科技文件，伴随着文件数量的不断增加，也加重了文件管理工作的负担。现阶段，手工搜集、整理和加工是科技档案管理的主要模式，使得档案管理人员面临沉重的工作任务，工作效率不高。而这种不科学、不系统的管理模式，往往导致文件杂乱存放，受损严重，甚至出现重要档案的遗失。外加部分工作人员思想认识不足，分类不合理，使得科技档案分散在不同科室，有些甚至出现档案存储在个人手中，或借阅不归还的现象，亦达不到资源共享的目的。二、科技档案管理存在的不足伴随着社会的高度发展，社会各界愈发重视档案管理工作，然而，在具体的科技档案管理工作中仍然存在不足之

3、处。新形势下，科技档案管理主要存在以下不足：（一）思想认识不足。思想认识层面直接决定着档案管理工作效率和质量。在具体的科技档案管理中，绝大多数单位或者个人对档案管理的思想认识均存在不足。科研档案与文书档案相比，归档数量明显不足。同时，在一些单位举办的科技活动中，只保存了立项、验收数据，并未认真记录科技活动的开展进程，科技档案整理将变成空谈，导致所存档案的价值不高、所需档案尚未存档的现象，因科研工作自身具有一定的特殊性，关键档案缺失将会给科研部门带来巨大的损失。（二）管理体系以及法律规范不健全。在新形势下，档案管理机构面临大量的科技档案信息，而档案管理体系缺少可行性，管理规范不

4、合理，这在很大程度上增加了档案管理工作的难度系数。（三）利用率不高。通过有效的档案管理手段全面地满足各个部门的实际需求是科技档案管理工作的主要目标，并具有一定的效率性和规范性。在社会经济飞速发展的新形势下，传统的手工分散式档案管理工作模式的弊端日益突显，部分单位的档案管理机构不健全、配套设施不完整、工作人员的管理水平不足，无法满足新形势下档案借阅需求。同时，档案服务体系不完备，社会利用率不高。三、科技档案管理创新策略（一）提高对科技档案的思想认识。我们应高度重视科技档案管理，主要可从以下几方面着手：1.从整体发展高度认识科技档案管理。科技档案源自于科研活动，并能为科研活动提供

5、参考，它作为一笔无形资产，拥有巨大的发展潜力。因此，各个单位应从整体发展的高度认识科技档案管理工作，做好科技档案管理不仅是管理部门自身的责任，还关乎其它部门的生产与发展，同时，单位领导应增加在科技档案管理中的投入力度，加强宣传，让单位的每一位员工均能认识到科技档案管理的重要性。2.将科技档案管理体系列入整体质量管理范畴。将科技档案管理体系列入整体质量管理范畴可规范档案管理工作，并能确保归档文件资料的真实、可靠。另外，科技管理部门应结合自身情况，制定相应的管理体系并不断完善，进而确保科技档案的真实，能有效发挥科技档案的价值。（二）完善科技档案管理体系以及法律规范。在新形势下，为

6、创新科技档案的管理模式，应结合单位当下情况，围绕《中华人民共和国档案法》，参照相关工作法规，编制科学、合理、实用的规范制度，并针对科技档案搜集、整理、保存、使用等环节编制详细的规定，一旦发现违规操作或者没能及时完成任务的人员，应进行严肃处理，予以改正。同时，对于严格参照规范制度的工作人员，应给予适当的奖励。构建系统的档案搜索体系，以此来提高档案利用率。（三）提高科技档案的利用率。1.科学分类。服务于企业发展进步是整理、保存档案的主要目标，对于科研单位而言，科技档案管理部门是数据信息的主要，因此，我们应切实提高科技档案的利用率。若想实现这一目标，首先，应合理划分档案种类，只有这

7、样，才能全面掌控档案内容，进而妥善处理各种档案信息，提高档案管理效率。另外，还应合理划分利用价值，应将利用率较高的档案放置在明显位置，贴注..关键词等标识，进而为用户的使用提供便利，提升档案管理工作效率。2.构建区域档案管理中心。区域档案管理中心不仅满足《档案法》中的要求，还有助于科技档案的系统化、集中化管理，也是管控科技档案的有效手段。区域档案管理中心的构建，可大大带动档案管理工作，并能规范档案管理工作，使其朝着标准化的方向发展。同时，在区域档案管理中心遵循统一领导、逐层管理的模式，可切实保障档案信息