档案数字化建设中若干问题的研究

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1、档案数字化建设中若干问题的研究文雯（湖北省电力公司）摘要：传统的档案保护和利用工作，已不适应当今科技发展水平，为了便于档案信息的收集、保存和开发利用，必须运用先进的信息技术来改造和改善原有模式。利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在U盘、移动硬盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文木，然后进行数字化管理，成为当今档案信息化建设的重要内容。关键词：纸质档案；数字化；加工处理作为企业资讯重要来源之一的档案部门，在信息时代里如何利用丰富的档案资源，以方便、快捷、多样的形式为公司发展提供服务一直都是我们不断探讨的问题。

2、结合我国档案化建设的需要，适应现代信息技术的挑战，笔者认为有几个与纸质档案数字化相关的问题需要提出来和大家一起共同探讨。一、纸质档案数字化工作开展前如何整理出加工对象笔者认为这个问题涉及三个方面：（一）要不要或者如何对纳入加工范围的档案进行价值鉴定很多档案室室藏档案都有20多年历史，基木上是从公司成立积累至今，档案数量庞大。而且在电力系统中基层档案员同时还兼任职其他工作，不可能用全部的时间来完成档案数字化工作，所以从时间上讲，全部室藏档案数字化不可行。从社会效益上讲，我国信息资源开发利用工作己经在转型，已“从I4T（信息技术）阶段转向IR（信息资源）阶段，

3、从基础设施阶段转向深入应用阶段，从数量建设阶段转向质量建设阶段，从粗放配置阶段转向追求效益阶段”，扫描有效性差、共享性差和系统性差的档案无疑是浪费人力、浪费精力和物资资源的行为。开展室存档案数字化工作一定要鉴定先行，档案鉴定工作要坚持以“应用”为导向，即要根据“利用优先”的精神来确定数字化工作的轻重缓急，将那些“价值高、可公开、易检索”的档案确定为数字化的范围。具体做法是抽出业务精通、知识结构牢固的骨干成立鉴定工作专班，在以往档案鉴定的基础上逐份对纳入扫描范围的档案进行挑选。（二）对有加工价值的对象再次挑选对于加工对象的确定首先按档案内容价值进行筛选，即：

4、以档案的内容冇无重要或比较重要的查考利用价值作为全文信息数字化的主要依据；其次是按照档案稿本进行筛选。在确定档案价值的前提下，对立档单位的发文，同吋存在草稿、定稿、正本的，扫描正本；无正本的，扫描定稿；无正本和定稿的，扫描草稿;属于扫描范围的正本存在数份的，选择字迹比较清晰的正本扫描；属于扫描范围的草稿存在数份的，根据时间选择最新的修改稿扫描，如草稿无吋间，则选择字迹比较清晰的草稿扫描。另外还要按照档案载体质量情况进行取舍。档案纸张破损、霉变或字迹褪变、信息难以辨认的文件和字迹潦草、无法辨认的文件扫描后也无法识别，所以在没有对其采取抢救措施前不必要扫描。（

5、三）按照《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案B录的著录项、字段长度和内容要求。如奋错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。档案价值鉴定、加工对象的挑选、目录著录会花费很多吋间，但是数字化工作绝不能贪数量，一味图快，要“质量第一，速度第二”。保证纸制档案数字化工作质量高，速度快。二、数字化加工中损伤原稿与保护档案载体矛盾双方的统一档案保管要求保障档案的载体和内容的安全，但是在数字化过程中保障纸质档案载体的绝对安全是不可能的。我们可以通过严格的借阅手续避免档案少卷，可以通过详细的拆卷、扫描登

6、记录来保证档案不缺贞，但是高速扫描下对文件原稿的损坏却无法避免。尤其是2002年以前按照按照传统方法整理的以“卷”为单位档案，当时采用“三点一线”装订法，而II简子页居多。要将这些档案扫描提电子格式，必然要拆卷和裁开简子页，所以，要开展纸质档案数字化工作，有些损伤是必要的。在扫描吋，把筒子页裁开批量扫描，有些同志对这种做法很不认可，认为违背了档案管理原则，我个人认为，档案保管和数字化扫描中的裁剪行为绝不是对立的双方。首先，档案保管的最终0的是为了今后的开放利用，纸质档案数字化也正是为了更广泛地开发利用，两者的B标是一致的；其次，纸质档案的数字化还有利于延长

7、档案内容存在的时间。毕竟纸张的寿命是冇限的，但是经过数字化处理的档案可以存在多种载体上，并可以自由转移，客观上起到了保护档案，延长档案寿命的作用；再次，裁开筒子页仅仅是两张档案纸中缝的分开，既不影响档案信息的安全，又不影响单张档案的纸张质量。当然，对于简子页，也不能“一裁了之”要区别对待。1、档案纸质较好、页面平整、纸张厚薄和弹性适中，单张档案不影响翻阅的，可以裁开扫描。2、档案纸质较薄、弹性差、裁开后单张翻阅易损坏的，不能裁开，仍采用平板扫描或者套上保护膜利用高速扫描通道的双面扫描功能逐张扫描。这些档案在室藏档案中数量较少，主要集中在公司成立初期形成的档

8、案中。三、0录录入和原文扫描能否脱钩纸质档案数字化工作中，普遍的做