当前档案数字化建设中若干问题及对策探析

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1、当前档案数字化建设中若干问题及对策探析摘要：档案数字化发展已经成为了我国档案事业的一个重要方向，因此，本文首先分析了档案数字化建设的基本理论，并针对档案数字化建设中存在的突出问题，提出了有效的解决对策，从而有力地促进了我国档案数字化建设的进程。关键词：档案；数字化建设；问题；对策一、档案数字化建设基本概述所谓档案数字化建设，主要指的是运用扫描技术、电脑技术、数字化录音技术、数字化录像技术、大数据技术、云存储技术等将各种载体的档案资源向数字化信息转变的过程。它以大数据的形式存储、以互联规范有序的系统档案信息库，快捷

2、准确地给人们提供所需要的档案信息，从真正意义上实现资源共享。网的形式连接,运用计算机系统统一管理,形成一个、档案数字化建设存在的问题分析1•档案数字化管理人员素质问题。档案数字化管理不仅需要具备基本的档案管理专业知识，还涉及到相关的计算机、大数据等高新技术，例如文件扫描、视频音像转化、管理信息系统操作等等。然而，当前我国机关单位的档案管理人员整体专业技术水平低，在很多卫生局和计划生育局中，档案管理复合型人才缺乏，无法适应档案数字化建设的发展需求，也不利于后续档案数字化的有效管理，严重制约了档案数字化建设发展进程。

3、2•档案数字化建设的软硬件设备问题。我国很多机关单位的档案管理硬件设备过于陈旧，没有配备足够档案信息采集设备、存储设备及信息利用设备，相应的扫描仪、数据备份等基础工具缺乏，而且相应的计算机规格型号也缺乏统一性，不利于档案信息化建设统一规划管理。同时，档案软件系统的信息管理缺乏通用性，阻碍了档案数字化信息及时有效的互调，不利于档案数字化建设的整合发展。3•数据格式标准缺乏统一性。大部分机关单位档案信息数字资源的管理格式缺乏统一标准，海量的信息资源被以各种格式存储下来，没有统一规范化的数字标准加以整合，多样化的档案信

4、息数据格式，导致数字化信息读取不便，而且不利于相关档案信息资源的转化，即使利用转化软件，也会影响档案信息资源的质量，阻碍档案数字化建设发展。4•档案数字化安全管理问题。尽管档案数字化管理操作便捷，信息传递速度快，但是却面临严重的安全隐患问题。例如病毒攻击、信息干扰、黑客侵袭、人为破坏等等，而且，数字资源通常以光、电、磁等作为信息载体，对存储环境要求标准很高，受高温、强磁场、潮湿等环境因素影响，档案数字化信息在储存和传输过程中很容易出现信息失控，导致档案信息丢失或损坏，进而影响到档案信息的真实完整性。此外，数字化档

5、案信息管理操作的隐蔽性及易篡改性也给档案安全管理带来重大挑战。5.档案数字化建设技术问题。档案数字化建设过程中，由于计算机软硬件更新换代周期短，各种信息存储设备使用年限也会越来越短，而且档案信息存储格式的多变性很可能会使得旧的档案数据资源无法被新的硬件设备及软件系统识别，即档案数字化技术的老化将直接威胁到档案信息长期存储安全，这将是档案数字化建设长期发展面临的重大挑战。6.档案数字化加工处理问题。我国《电子文件管理系统建设规范及功能需求》文件中明确规定ERMS系统要能进行混合式档案管理。具体而言，混合式档案管理就

6、是对原生型和间接型电子文件、实体档案等进行集中管理，然而当前我国大部分机关单位的档案数字化加工处理仍然以外包形式为主，而委托机构的档案数字化加工系统又过于简单化，很多数字化文件元数据不能被完整地记录下来。因此，很多数字化档案不具备凭证作用，因为纸质档案在数字化过程中很容易被篡改，而根本原因就在于档案资料数字化加工处理缺乏一个规范化的标准流程。三、档案数字化建设问题的有效对策1•提高档案数字化管理人员综合素质。一方面，强化档案数字化管理人员专业技术知识培训，尤其是机关单位档案管理人员需要积极学习计算机网络技术,熟练

7、掌握档案信息管理系统，并巩固档案管理理论知识，在实践中不断吸取经验教学，提高档案数字化管理综合技能；另一方面，要加强档案数字化管理人员的职业道德教育，强化工作人员的服务意识，树立高度的责任心，全面配合档案数字化建设，避免敷衍了事，或者是在档案信息加工处理过程中偷工减料，威胁到档案信息的真实完整性，确保档案数字化管理质量和效率。2.加大档案数字化建设软硬件设备投入。软硬件设备的充分投入是档案数字化建设的基本保障，尤其伴随着目前全球范围内的高新技术的飞速发展，电子设备也在口新月异，而档案的数字化建设也离不开这些高新技

8、术的支撑，因此，对于档案管理人员来说，除了要配备必要的档案管理软件以外，应该积极配置必备的文字、音像以及图片的采集设备、以及信息储藏与利用环节的相关设备，同时注意更新换代，从而确保档案数字化不会因为硬件条件的投入不足而出现梗阻现象。2.统一档案数字化标准。在当前的档案数字化建设中，档案数字化标准的统一直接关系到其建设的质量，是必须重点考虑的重要环节。不过，目前在该项工作中