试论高校教学档案数字化建设中存在的问题及对策

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1、试论高校教学档案数字化建设中存在的问题及对策【论文关键词】高校　教学档案　数字化　　【论文摘要】文章分析了教学档案数字数字化建设的涵义，教学档案数字化管理的优点以及存在的问题，并针对性提出解决对策。　　教学工作是高校的中心工作，教学档案是教学工作成果的重要载体，教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。目前高校传统的教学档案工作以纸质文件材料为主要工作对象,纸质档案的管理工作已有一套比较完善的完整工作流程、管理方法和规章制度。　　随着高等教育的快速发展和X络信息化的快速推进，传统档案管理工作的手工管理方式已不能满足信息化时代的要求,越来越多的教学档

2、案将以电子文件出现,但却没有对应的系统的管理制度,教学档案的数字化、X络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。　　一、教学档案数字化建设的涵义　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，X络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，通过互联X进行联机检索和阅读，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作。　　二、教学档案数字化管理的优点　　1．便捷实现多种媒体信息存

3、储和传递　　电子档案可同时将文字、声音、影像等内容集成保存,并可借助计算机实现任意组合编辑，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性,丰富了档案的内容。　　2．信息存储容量大　　电子档案体积小但存储容量大。一张CD－ROM光盘可存储650Mb，相当于30万汉字的图书1000册、35万张A4打印纸上的文字信息或10万张图形信息。　　3．便捷实现检索浏览　　电子文献由于具有全文数据库的结构和相应的按自身逻辑关系组织成相互联系的X状结构，通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，能够便捷的查找所需要的资料,大大方便了用户检索，提高了检索效率，免除了翻阅、查找实体档案的繁琐。在

4、教学档案管理X络平台上，档案管理人员还可通过X络完成档案的收集、整理、归档和提供利用；利用者亦可以足不出户地远程访问档案材料,X上下载档案信息,或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享。　　4．提高了教学档案的利用率　　在X络环境下电子档案可被多人在不同地域同时访问、浏览、下载，同一份电子档案可同时为不同的用户服务,大大提高了档案的利用率。　　三、教学档案数字化建设中存在的主要问题　　1.缺乏信息化环境下教学档案工作的复合型人才　　信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又掌握自动化、X络化技术等现代信息技术的复合型人才。受高校现行人事制度的影响，目前档

5、案队伍整体素质仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会,档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展,一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等还不为多数人熟练应用，更不用说X络环境下教学档案的安全性问题了。　　2.缺少工作标准、工作制度和工作规范　　档案材料的标准化、制度化和规范化是教学档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下计算机处理数据的“机械性”对教学档案电子化建设的标准和规范提出了更高要求。但目前高校的教务工作更多受制于购买的教学管理软件，加上很多高校有自己的特殊的实际管理情况，因此个性化修改之后

6、软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，再加上计算机软件及其有关设备硬件差异，这些不足和差异都影响着电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。　　四、加强档案数字化建设水平的对策　　1.加强人员的技能培训　　教学档案管理人员是档案工作的主体,人员的专业素质直接影响教学档案信息化的进程。因此,学校要加强教学档案管理队伍建设,培养一批有丰富档案专业知识,有熟练的计算机应用能力的人来从事教学档案管理。　　2.开发教务档案管理平台系统，实施教学档案管理的标准化建设工程　　加强归档的标准化建设是目前高校教学档案管理最有效的方法。近年来

7、各高校都建立了完善的校园X络，并实现了教学管理软件辅助管理，这为高校档案信息X络建设提供了一个强有力的支撑平台；教学软件和数据库的应用提供了大量的“标准化”电子数据和材料，这为教学档案的标准化建设打下良好的数字基础，便于实现密集存储和快速检索；以X络技术为主体的信息技术的应用又为教学档案的X内和X际共享、传递打下了良好的交流基础，这些都为教学档案的维护、X内共享、公开和查询，特别是数据进一步发掘提供了最大的便利条件。　　3.尽快完善规章制度和工作标准，加强档案安全管理　　在数字化背景下，教学档案管理工作的规范和标准尤为重要。校档案馆和教务