档案数字化问题及对策

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1、法院诉讼档案数字化建设中存在问题及完善建议   伴随着法院信息化建设的不断深入和迅猛发展，作为信息储存的档案也正经受着由此带来的数字冲击。面对浩瀚的法院库藏纸质诉讼档案是否需要“一个不能少”的全部进行数字化处理，摆在了法院档案管理人员面前。但是数字化了的大量档案信息不但占有非常大的服务器储存空间，且大多档案数字信息都是“躺在库里”睡大觉，长年不被检索利用，成为信息化建设中的一种样子工程。如果将如此庞大的库藏纸质档案都进行数字化加工，势必费时、费力、耗费大量资金，效益也不突显。笔者以法院诉讼档案数字化的范围为视角，提出完善建议，以突出数字化诉讼档案利用率、减少成本

2、、提高效益。    一、诉讼档案数字化的含义   （一）诉讼档案数字化的基本含义广义是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以及时提供利用，实现档案信息资源共享。人民法院诉讼档案的数字化主要是指通过数字化电子扫描技术将诉讼当事人和法院审判活动中形成的纸质案卷材料加工成图像形式储存起来，以电子文档的形式实现网上资源共享、提供便捷利用服务。   （二）诉讼档案数字化的范围

3、。由于法院诉讼档案生成的特殊性，目前，法院系统对诉讼档案的数字化建设主要是针对两个阶段形成的纸质档案而言的：一是法院在全面开展档案数字化处理工作之后新产生的纸质诉讼档案；二是数字化开展之前的原有库藏纸质诉讼档案。    二、法院诉讼档案数字化管理的现状   就笔者所在法院来说，在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》等为代表的信息管理系统，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成

4、为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。   “法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是笔者所在法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员

5、查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。    三、法院诉讼档案实行数字化的必要性   诉讼档案是相对纸质诉讼档案而言的，从法院工作实际来看，虽然诉讼档案数字化制作是必要的，但如果不加选择地将诉讼档案全部进行数字化，势必造成资源的浪费和大量人力、物力不必要投入。主要存在以下值得商榷的问题：   首先是利用率低。档案保管的最终目的是为了实现档案的利用价值，因此，对库藏档案进行数字化也要考虑实际利用率。从笔者多年从事档案工作的实际以及结合全省法院档案

6、工作利用情况来看，对于库藏的大量诉讼档案，无论是本单位，还是当事人、外单位，实际借阅较多的是近两三年的，并且多是上诉案件、申诉、复查及信访案件。库藏中大量的调解、撤诉等案卷更是长年不被检索利用，还有很大一部分案卷超过了应销毁的期限，如果将这些诉讼档案也不加选择地全部进行数字化加工，被数字化了的这部分档案就只是在库房里堆放，利用的机率微乎其微。   其次是占用大量服务器空间。目前对纸质档案数字化主要采用的是图像扫描方式，即将文字、图表等资料通过扫描仪输入计算机，并采用高比率图像压缩技术将这些数据信息存储在服务器上。这种技术的优点是数字化加工速度快，能基本保持实物原

7、貌，但缺点是占用服务器存储空间大。各地法院诉讼档案数字化处理基本上都是以此种图像形式存储，这种存储方式在服务器中所占空间远远大于电子文档所占空间。如果对库藏诉讼档案全部进行数字化加工处理，势必占用极大的服务器储量，且大大增加今后数据库检索的压力，减缓计算机运行速度。   再者是投资大、耗时长。档案数字化加工处理工作专业性较强，需要专业的人才，要添置专门的硬件设备，资金投入量较大。在不采用外包加工的情况下，仅在诉讼档案数字化加工成本投入上，每个法院资金投放量少则几十万，多者上百万，扫描工作周期较长。就当前经济条件下，如果要拿出这么大一笔经费，投入如此大的人力、物力

8、、财力和精力，对大多法院