会计档案数字化存在的问题及对策探讨

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1、会计档案数字化存在的问题及对策探讨长期以来，纸质票据以手写笔迹各异而易于辨认、不易修改等特性，赢得会计人员的青睐。然而电子商务的快速发展带来相关凭单与票据的电子化。无纸化电子原始凭证也将成为一个不可回避的问题。习惯成自然　　成立时间越长的企业，他们的财务档案室（馆）的面积就越大。　　“在上世纪90年代末，我们就已经实现了财务信息化，但是每月都要打印凭证，每年打印账本一次，然后送归档。如果实现电子化存储，当然会方便很多,但是长年累月，我们基本上已经习惯了这种保存纸质的方式。”　　“保存这些纸质凭证和账本，也是因为国家《会计档案管

2、理办法》规定——采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”　　“财务信息化比较高的企业，按现行法律除了保存纸质档案以外，还有大量的电子存储设备。如果能实现电子化存储的合法化，那从长远角度来讲，能够降低企业的一些成本，提高工作效率，增加审计的透明度。”某上市公司财务部的会计档案专员薛冬雨在中介绍。随着采访的深入，记者发现成立时间越长的企业，他们的财务档案室（馆）的面积就越大。大的胜似储

3、运仓库，查阅财务档案需要使用传输带；小的也有几十平方米，还配备有专门的人员负责管理库房。　　安全成障碍但是无纸质会计档案的保存，一旦出现存储设备损坏，数据也无法恢复，那损失将无法计算。　　“我们比较希望实现会计档案电子化保存，这样可以省去很多工作程序，还可以提高工作效率。但是，电子化保存需要较好的存储介质，以延长数据的保存时间。财务部门的电脑上互联X可能会被病毒感染，也可能受到黑客的攻击。如2007年初爆发的熊猫烧香病毒就给很多企业的财务数据造成巨大损失，这对财务数据的备份显得尤为重要。虽然纸质保存比较麻烦，但是无纸质会计档案

4、的保存，一旦出现存储设备损坏，数据也无法恢复，那损失将无法计算。”HP公司的财务人员胥欣略显担心地说。　　在企业中，财务部门的信息化属于起步较早的部门，积累的数据比较多。特别是一些中小企业，这些数据都分散在服务器和个人电脑中，由于用户过于分散及管理工作过于琐碎，疏忽了对这些机器上的数据管理，给数据的长久保存带来很大困难。进入X络以后，会计信息的安全性又受到了更大的挑战，主要表现在电脑黑客、病毒、一些X络管理不善和硬件自身的损毁等问题上。　　在会计领域中电脑黑客主要是指竞争对手和专门窃取商业秘密的机构。它们通过捕获、查卡、信息轰

5、炸、电子邮件轰炸、违反义务条款等方式非法侵入X络，窃取数据或破坏数据。　　因此，电算化X络系统必须要有相应的防范措施。电脑病毒除了通过软盘、光盘、磁带等途径进行传播外，还大量通过X络环境进行传播。在X络环境下，电脑病毒隐蔽性更强、破坏性更大、传播速度更快，不仅能对会计数据进行毁灭性地破坏，甚至破坏电脑硬件。　　有时候，还有某些内部人员的恶意行为及无意行为都可能造成会计信息的不安全。据北京电影机械研究所牟薇高级工程师说，日本曾有文献记载，有一些重要的数字信息读不出来。　　需立法支持日本随着防止篡改图像或数据的尖端技术的出台，19

6、98年4月实行了关于电子署名及认证业务的法律。　　牟薇介绍，欧美有相关的电子账本保存规范，但日本在1994年8月2日，设立了高度信息通信社会推进本部之后，与电子保存相关的立法进程就得到了很大的推进。　　在1998年7月1日，日本就施行了电子账本保存法，即关于使用电子计算机制作与国税相关账本资料保存方法的特例。该法律是以尽量不改变以前的纸保存为前提的税法，承认电磁记录，技术上允许用计算机处理的会计系统替换用纸保存账本、资料。并在同日实行电子商务交易，规定必须做交易记录，并把此举定为义务。这条法律首次让日本社会认识了（电子计算机输

7、出缩微胶片）系统。　　日本的电子账本保存法不承认用扫描仪处理从交易对方收到的收据凭证资料。随着防止篡改图像或数据的尖端技术的出台，1998年4月实行了关于电子署名及认证业务的法律。但电子账簿保存法实行后，从1998年7月1日起，开始执行大藏省（财政部）第136号通告。　　该通告新增加了“用摄影型缩微品作凭证资料保存媒体的保存期间”这一条。另外申请和收据等直接关系到资金与货物的流动凭证，废止保存5年以上（第6~7年两年间）的原件，被废弃的这两年间的原件可用缩微品保存。　　增加的内容涉及到订货单、库存单等直接与资金和货物的流动有关

8、的凭证资料，允许废弃保存3年以上（第4~7年四年间）的原件，被废弃的这四年间的原件可用缩微品保存。该通告还指出，某些申请或收据类的直接与资金或货物流通有关的凭证数量大，可用缩微品保存，其中一部分可以直接作为税务调查的凭证，没有障碍。所谓其中一部分是指，保险申请合同、加入申请合