档案数字化建设中需注意的几点问题探讨

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1、档案数字化建设中需注意的几点问题探讨摘要档案数字化建设有利于提高档案管理的效率、节约成本，大大减少了人工管理的工作量，而且还存利于管理的规范化和标准化，减少了信息误差。本文对档案数字化建设中存在的问题进行了探讨，仅供参考。本文采集自网络，本站发布的论文均是优质论文，供学习和研究使用，文中立场与本网站无关，版权和著作权归原作者所有，如有不愿意被转载的情况，请通知我们删除匕转载的信息，如果需要分享，请保留本段说明。关键词档案数字化建设问题探讨椚案数字化建设是档案管理发展的必然趋势。随着电脑网络技术的发展、信息时代的到来，各行各业都大量使用了电脑办公。这不

2、但极大地提高了工作效率，节约了时间、成本，而且减少了工作人员的劳动量。数字化档案将纸质版档案输入电脑进行管理，与网络技术相融合，不但实现了档案的信息化、远程化管理，而且实现了异地共享档案查阅信息，极大地方便了相关部门的工作。虽然数字化档案有很多优势，但是要完全做好档案数字化建设仍然存在着很多问题。档案管理人员对档案数字化管理没存进行专业的知识培训与学习，使得档案数字化建设难以进行和提高。一、档案数字化建设存在的几个问题（-）纸质版档案的完善程度影响档案数字化建设虽然纸质版档案工作量大、管理麻烦，但是要进行档案数字化建设，首先必须借助纸质版档案，才能将

3、档案中的各种信息输入电脑进行存储。因此，纸质版档案成Y数字化档案输入的依据；其正确性和完整性将影响数字化档案管理的正确性和完整性。即有了完善的纸质版档案，才有高质量的数字化档案，而纸质版档案的完善程度将影响档案数字化建设。特别是对于一些对档案管理知识不熟、业务不专业的管理者来说，做好纸质版档案的正确性和完整性是其面临的一大问题。（二）没有形成统一的数字化档案管理软件现在各行各业的档案管理，虽然是用电脑进行管理，但仅仅是建立文件夹进行管理，并没有正式的软件管理系统。因此，用文件夹建立的档案管理无法提交互联网识别，也就失去了数字化建设的意义；进而也就无法

4、实现档案数字化信息共享和远程操控。此外，有些行业和部门虽然使用了档案数字化管理软件，但是由于是出于本行业、本部门的需要而进行的软件开发。这种管理软件使用范围窄，软件内容和格式单一，通常只适合本行业、本部门的档案管理。甚至有的管理软件与本行业的计算机相匹配，一旦离开本行业的计算机，则其他计算机无法打开或者查阅，严重限制Y管理软件的作用（三）计算机病毒始终是档案数字化建设中的困扰计算机病毒是电脑中的最大弊端，而且也无法克服，只能通过设置防火墙和安装杀毒软件进行预防。事实上，计算机病毒对档案管理会造成毁灭性的损害。一旦计算机感染病毒，不但会使档案无法打幵，

5、而且易造成永久性的档案数据和信息丢失；档案数字化建设将毁于一M、功亏一篑，造成很大的经济损失。此外，电脑黑客的侵入将窃取档案信息，使得档案管理的？［私权被破坏，不仅会给单位造成严重的损失，而且会给个人造成不可估量的伤害。因此，计算机的安全问题是进行档案数字化建设必须要解决的问题。（四）档案信息管理人员的业务知识单一要进行档案数字化建设，档案信息管理人员必须具备档案管理的专业知识和计算机知识；只有融合两者，才能胜任数字化档案管理工作。事实上，很多单位和部门的档案管理人员不具备对以上两门知识的把握，其大多是由单位委任的。单位领导直接派遣与档案管理工作性质

6、相近的职工，或者计算机专业的职工进行档案管理，这样既不利于档案数字化建设，也不利于单位的档案管理。严格来说，具备两门知识的人才甚少，现任的档案管理人员的档案管理水平不高，数字化档案的建设越发困难。、针对档案数字化建设问题的几点思考做好纸质版档案虽然纸质版档案管理工作量大、管理效率低，但是鉴于数字化档案的弊端，以及为Y管理安全起见，档案管理部门还需完善纸质版的档案建设。对此，一是要做好纸质版档案管理的正确性，包括档案中的口期、个人信息、文件内容、数字标点等。只有确保纸质版档案的内容正确无误，输入电脑的档案信息方会正确，具有数字化建设的意义。否则错误的数

7、字化档案不仅会给他人造成损失，还会误导管理者一错再错。二是要做好纸质版档案的完整性和延续性。个人档案或者单位档案，因职工调动或者单位搬迁建设等容易导致纸质版档案丢失，且一旦丢失，就再也找不回来。因此，档案管理人员必须确保纸质版档案的完整性，从而保护单位和个人的资料信息，使数字化档案查询纸质版信息有据可依。三是要保障纸质版档案的安全。档案信息关系到个人和单位的隐私，关乎他人和单位的安全。因此，档案管理人员必须确保纸质版档案的安全，不仅要防止丼发生损毁和丢失，更要防止发生篡改档案的行为。（二）加强数据库建设和管理数字化信息技术的发展促使档案管理工作不断取

8、得了新的成绩。但是，仍有一部分工作做得不到位，即0前还没有建立一个完备的数据库。档案数字化建设的关键问题就是