档案信息数字化安全问题探讨

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1、档案信息数字化安全问题探讨　　[摘要]档案信息数字化安全，是档案数字化建设不可忽视的重要方面，也是档案人员确保档案安全的重要职责。为此，本文就档案信息数字化实施中存在的安全问题进行分析，并提出了加强档案信息数字化安全对策，以确保档案信息数字化安全。　　[关键词]档案管理；信息数字化；安全　　doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.22.045　　[中图分类号]G251[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）22-0072-01　　随着计算机技术、网络技术、数据库等

2、技术在档案管理中的广泛应用，国家也出台了相应的档案数字化技术规范和信息安全技术规范。但在档案信息数字化建设过程中，档案数据的输入、输出、存贮和传输等都有可能出现数据丢失、破坏、更改、非法下载复制，病毒侵袭和系统崩溃等，这些不安全因素需要我们在档案信息数字化过程中加以解决。为此，本文就档案信息数字化安全问题作些粗浅的探讨。　　1档案信息数字化主要内容　　档案数字化是指利用计算机技术、扫描与信息处理技术、数据库等新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机

3、系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化处理过程可简要概括为：数字档案信息的获取、信息处理、信息存储、信息发布与利用4个核心业务过程。　　2档案信息数字化安全隐患分析　　2.1制度层面　　按照国家颁布的有关电子档案管理规定，要求在开展档案信息数字化建设时，一定要有相应的较为健全的管理制度，以确保档案信息数字化安全。但在实际工作中，笔者接触的一些单位没有相应的电子档案管理规定或档案管理制度不健全，使得在档案信息数字化工作中，没有相应的管理制度用于规范工作行为，使其在档案

4、数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据查询利用过程中无章可循。　　2.2技术层面　　档案信息数字化建设主要包括硬件、软件和档案信息3方面。影响档案信息数字化建设的硬件实体安全运行因素有：网络系统软硬件故障、设备的偶然故障和失窃及人为破坏、电源影响、电磁干扰、信息记录和磁介质管理不当等。影响软件和档案信息安全的因素有：系统软件和应用软件自身的缺陷、计算机病毒、计算机黑客，有窃取行为的间谍活动，业务人员越权操作、档案信息保密措施不力等。　　2.3人的层面　　人有犯错误的天性。除相关人员和档案人员存在综合素质

5、不高，责任意识不强，特别是少部分人员职业操守欠缺，将档案信息或是直接将档案管理的用户与口令等信息向外部人员透露，给档案信息安全构成严重的威胁外，还有接近档案信息数字化建设不同层次的操作人员，由于对计算机知识和操作规程了解熟悉程度不同，出现对系统和数据的误操作。此外，工作人员情绪不稳，工作压力大，缺乏工作经验等，也是造成人为错误的直接原因，对档案信息安全也构成威胁。　　3加强档案信息数字化安全的具体措施　　3.1制度层面　　依据国家的法律、法规，建立健全信息安全管理标准和规则，制定和完善电子档案信息的获取，信息

6、处理、信息存储、信息发布与利用等方面的安全管理规章制度，是维护档案信息数字化安全的基础。如在制度中，明确电子文件归档范围，定期对档案数据进行检查，消除不安全因素；明确数字档案信息记录备份时间、格式、份数。此外，还应规范档案信息数字化和档案信息化服务外包行为，明确对凡标有密级且未经解密的档案，一律不得交由外包服务公司整理、数字化；非涉密档案交由外包服务公司进行整理和数字化时，须认真审核服务公司背景情况，与其签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用任何档案信息等，并在服务公司工作现场安装监控设备，实行全

7、程监管；档案信息数字化前，须将所有数字化设备和软件进行安全保密技术检测，有安全保密隐患的一律不得使用；在数字化工作中，应使用正版软件；档案数字化任务完成时，须检查服务公司所用设备中是否有信息留存，凡有信息留存的，必须清除信息并作安全技术处理；服务公司使用过的存储器应当全部退回档案管理部门处理；档案部门须封闭数字化设备的信息出口，防止信息外泄，确保档案数据安全。　　3.2技术层面　　加大投入力度，充实硬件设备，改善档案信息数字化保管设施设备和环境，是档案信息数据在保存和传输过程中安全、稳定的重要保障。①应定时进

8、行软硬件更新升级和定期对设备进行管理维护；②应保障存储设备的安全，专机专用；③应及时修补软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实行全天候自动升级；④按照制定的备份机制与规范，及时做好数据的备份；⑤通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防，加强档案信息数据在存储处理过程中的安全性；⑥加密与授权，严格规定安全等级和用户权限，并监控用户的活动，确保档案信息数据在存储、传输过程中的安全、保密，预防档案信息