项目档案编制与管理办法..pdf

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1、项目档案编制与管理办法第一章总则第一条根据《公司档案管理暂行办法》，结合公司的实际经营特点，制定本办法。第二条公司所有项目档案均属密级档案，依项目的技术先进性和时效性保密期至少3年。第三条公司项目档案管理由综合管理部负责。第四条综合管理部设专职档案员负责项目档案的管理工作。第五条本办法适用于公司全体员工。第二章档案管理第六条文件资料交接要求1、业务人员接受企业资料，应及时移交档案员，移交前应填写归档文件移交清单(移交清单由档案员设计)。确认无误后，双方签字，以备查考。2、企业送交资料规格应符合要求，即纸张规格为A4。3、文件资料应完整、不掉页少张，不破损，不缺头少尾。4、所送文件资料

2、中，需加盖公章的材料应盖公章。5、档案员接收资料后，应及时登记整理、分类、归档。第七条文件资料的整理与归档档案员接受企业所送交的完整资料(一式三份)，应按规定整理顺序进行整理。一份归档；一份用于业务员借阅使用；一份银行备用。(一)排列顺序Ⅰ类企业申请贷款担保基本资料根据业务部门所拟定的“企业申请担保需提交的文件清单”，结合文件的内容，制定归档资料的排列顺序：(1)委托担保申请书。(2)企业申请担保推荐信。(3)项目可行性报告、项目建议书(包括：企业概况、技术和管理人员介绍、机构设置、投资项目或产品介绍〔技术和市场分析〕及销售预测成本预测、项目的回报率及经济效益初步分析)。(4)企业营

3、业执照副本及复印件(应有当期的工商年检章)；(5)企业法人代码证书复印件或组织机构代码证复印件；(6)企业税务登记证；(7)企业贷款证复印件数；(8)新技术企业认证书；(9)公司章程及复印件；(10)注册验资报告复印件；(11)近两年会计(审计)事务所验证的财务报表；(12)近期三个月的资产负债表；(13)近期三个月的损益表；(14)近期三个月的现金流量表；(15)期末会计科目余额表；(16)财务报表编制说明；(17)用款商业计划；(18)企业主要产品技术专利证书，获奖证书等复印件；(19)企业土地使用证或租赁合同；(20)有效期内的未完成的和将要发生的业务合同复印件；(21)企业法

4、人资格证明及身份证复印件；(22)具体经办人员授权书及身份证复印件；(23)董事会决定的对外借款、担保抵押、质押等决议；(24)与申请担保项目有关的其它材料。注：以上资料中(3)、(9)—(17)、(20)项为“机密级”文件。Ⅱ类评审期间的文件资料(1)评审报告及到企业收集的文件报表；(2)专家委员会意见；(3)决策委员会决定；注：以上资料中(1)—(4)项为“机密级”文件。Ⅲ类签约阶段形成的资料(1)《项目担保意向书》复印件；(2)项目贷款承诺书；(3)被保证人交纳担保费、评审费收据；(4)抵押物、质押物的清单、权属凭证、证明性文件、保险单据；(5)抵押物、质押物权属凭证收据；(6

5、)担保合同：保证合同、委托担保合同、反担保抵(质)押合同；(7)贷款展期：展期还款协议书及反担保文件；(8)注册资金担保：注册资金保函复印件、注册资金担保协议书；(9)合同文本审批呈报单；注：以上资料中(1)—(10)项为“机密级”文件。Ⅲ类监管期文件(1)企业资金状况表；(2)企业工商、税务变更、经营、人事管理变化迁址的说明；(3)监管记录；(4)担保项目监管意向书；(5)担保项目后评价报告；注：以上资料中(1)—(5)项为“机密级”文件。Ⅳ类代偿、追偿阶段的文件资料(1)代偿通知(贷款银行向本公司发出)；(2)《担保项目代偿通知书》复印件(本公司向被保证人发出)；(3)项目监管记

6、录；(4)追偿诉讼申请表；(5)诉讼中形成的法律文件；担保物、追偿物日常管理处分记录；第三方保证人履约记录；(6)坏帐核销申请表；(7)担保项目后评价；注：以上资料中(1)—(7)项为“机密级”文件。(二)文件编页号卷内每一份文件均应编页号(只对有文件内容的页面进行编号)。(三)卷内目录的填写卷内材料经过分类排列后，应逐类、逐份、逐项进行目录登记，目录登记应注明材料的名称，材料的形成时间，材料的份数，页数，密级，保密期限(保密期限自归档时标明的制发日算起，未标明制发日的自到密级或保密期限确认通知之日算起)。(四)装订用装订机将已整理好的材料打眼(左边1cm处，三个，眼距9cm)，穿线

7、。(五)填写案卷封面内容包括：企业名称或项目名称、档号、时间。(六)资料装盒将装订好的材料放入档案盒中。(七)填写脊背标签内容包括企业名称或项目名称、档号。(八)排架按照分类排架法进行排架，档案柜外标明柜号。(九)填写案卷总目录内容包括：总顺序号，资料接收日期、企业名称或项目名称、项目领域、担保/投资金额、归档时间、份数、页数、档号、档案柜号、已做项目编号、备注。(十)填写分类目录内容包括：分类序号、归档时间、企业名称或项目名称、项目领域、担保/投资金额、