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《基于信息时代创新档案管理工作的模式研究》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。
1、基于信息时代创新档案管理工作的模式研究在信息化时代下,要有突破旧观念的决心,积极运用现代技术,创新档案管理工作,加快档案信息资源的开发和利用速度,使得档案资源在信息服务网络化、信息管理标准化、数字化等方面的建设水平不断提高,使档案管理工作能够更好地发展和运行,从而使档案信息更好地为人们服务。一、创新档案管理工作的必要性(一)是增强档案管理单位服务能力的客观需要随着现代信息技术的发展,很多新事物和新的管理模式出现在大众视野,人们在享受新事物带来的便利的同时还出现了一些新的问题,这就需要人们根据现状不断改进管理
2、方式,这不但给档案管理单位提供了服务能力展示的平台,而且一定程度上也给档案管理工作提出了更高的要求,使档案管理工作面临着很大的挑战。(二)是改善档案管理服务手段的发展需要我国传统档案管理主要的管理方法是以手工管理为主,通过人工进行查阅,这种管理方式一定程度上降低了管理效率,在信息化时代中,这种管理模式已经跟不上社会发展的节奏。在创新档案管理服务模式中管理网络化和搜索查询是档案管理中大的发展趋势,能够很好的改善档案管理服务手段。(三)是实现档案管理服务方式多元化的现实需要随着观念的不断更新,档案管理工作受到越
3、来越重视,传统的档案保管是注重保管,不注重档案的利用。通过观察现代管理模式可以发现,档案管理已经向着多元化方式发展,逐渐丢掉了单一的传统式管理。二、当前档案管理工作出现的问题(一)管理制度缺乏规范性目前我国的档案管理已经进入了电子化管理,但是还没有形成一套完善的信息化管理制度,管理流程没有按照标准的管理制度进行,管理有很大的盲目性。档案管理的规范性不够,电子化管理部门或者人员配置依然是由过去的部门和人员调整过来的。我国最近几年,出台了一些档案管理的法规,法规的约束使档案管理工作取得了一定的成绩,但是档案管理
4、工作依然存在着制度不完善的地方,比如没有完善规范的部门立卷制度、没有指定档案人员进行负责等,一旦出现问题很难得到解决。(二)档案载体保存和安全由于信息化档案管理是以计算机电子文件的形式进行保存,材料一般是光盘或者磁性存储事物,一些情况下磁盘容易产生物理反应致使卷曲,直接导致磁粉脱落,容易破坏里面的文件。电子档案和纸质档案相比,纸质档案要比电子档案的保存寿命长,电子保存寿命正常情况下为10年左右。由于电子档案有很大的脆弱性,很容易受到损害使数据无法读取。三、信息时代下档案管理工作(一)提高管理的标准化档案管理
5、中的标准化管理,主要指的是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准,有效实现信息间的共享。减少在档案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面,及时对档案柜硬件设施购置了,并制定统一的使用方法、管理、调度标准,使档案在实际的管理中,实现制度化,对工作过程中生成的有保存和利用价值的材料进行分类、整理。软件方面,对照标准化网络化档案建设标准,结合自身工作实际制定相关软件使用标准,实现软件使用的精简、优化,实现信息记录、报表等档案资料的电子化管理[1]。加强人员软件使用技术的培训,提高软件使用水平。(
6、二)利用现代化手段设立档案网站计算机技术是当下最为流行和普遍的应用方式,它以传播速度快,便利等优势受到了广大用户的好评。运用该技术实现档案中的自动分类、编辑及统计工作的现代化管理。档案网站的内容的好坏决定它的质量,也是整个档案发展创新和建设的核心。而档案网站是档案馆面向社会的一种途径。档案网站各个栏目分类要有所明确,其数量和质量要合理科学,内容和名称相符,如果出现杂乱混淆的现象,会使用利用档案者的心情和利用效率受到影响。用户不会对一个敷衍了事和名不符实的栏目设置留下深刻的印象,后续的登陆更是不可能的事情[2
7、]。目前,我国档案馆建设还处于“展示型”阶段,过于重视向用户介绍表面,忽视内在建设,从而档案馆应有的价值也没有得以体现。(三)加快档案信息化建设档案管理工作人员要敏锐地感受当代社会信息的变化,积极挖掘各种有价值且可利用的信息。为此,可从以下几方面加快档案信息化建设:①健全档案信息管理系统:对适合档案信息综合管理的软件应加入投入开发力度,因为此类软件能实现对档案中检索、收集、整理、统计、编研等,使档案工作自动化可得以进一步实现。档案管理部门作为各类信息源存储的重要基地,充分利用计算机网络开发出的软件系统,适当
8、可开辟档案资料查询系统,以此加强档案信息和文件信息之间的联网作用,服务于社会;②加强档案资源数字化建设:目前档案信息化建设因大量电子文件的产生得到了有效推动,针对这一方面既要与办公自动化接轨,又要收集归档单位以前产生和属于归档范围的电子文件,为归档单位和利用者提供服务。四、结语随着信息化时代的到来,我国信息网络的发展使信息资源不断向网络扩展,实现了全球经济和信息一体化,档案工作出现了新的转变和面临着更好的发展。在
