汽车服务有限公司供应商管理及采购控制程序

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1、西安德邦汽车服务有限公司文件编号XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修改第0次修改页次第1页共7页采购方针：准确、及时、优质、低价1.目的对供应商及维修保养所需配件设备的采购过程进行控制和评定，以确保采购的产品能够满足本公司和客户对质量和服务需求。2.适用范围适用于对汽车维修保养有直接影响的原辅材料、零件、包装物、设备采购的供应商的管理。保障供应质量，控制经营成本，保障相关方的共同利益。3.职责3.1采供总监负责对供应商资源和采购的总体策划和管理。3.2采供中心报价员负责全公司的所有采购询价、

2、订货跟踪、退货处理和维修报价工作3.3备件部主管负责对配件库存的科学规划和保存，控制库存成本，保证生产需要，提高库存周转率和配件供应及时满足率。同时负责备件部与其他部门的协调沟通、信息反馈，确保业务顺利开展；负责各分公司备件部配件调配调拨等协调工作。3.4库房库管员负责配件的到货检验、运输保管、发放管理；负责反馈配件质量、价格信息并确保高效及时，办理各分公司备件部配件调配调拨等协调支持工作。3.5技术部负责制定提供完整适用的技术性文件和资料，确保配件供应的质量，必要时对供应商的产品工艺进行辅导。3.6

3、质控部负责对采购产品的检验和验证，和对供应商的品质辅导。3.7财务部负责对供应商的配件设备价格及供应合同进行备案和存档，依据签订合同索取票据和批准报告给与结算付款；依据公司相关规定配合库房进行盘点，并及时依据盘点结果和采供总监、总经理批示调整帐务，及时掌控公司库存，体现库存真实性、符合性、科学性、合理性。4、工作程序4.1备件部运作主流程，见（图1）4.2询价流程见下图：4.2.1报价员看到电脑系统询价提示，或者其他人员的询价要求，开始询价工作。4.2.2报价员根据该车底盘号或其他识别特征，选择正确的

4、车型，查询配件系统，确定该配件的编码。西安德邦汽车服务有限公司文件编号XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修改第0次修改页次第2页共7页（图1）（图2）西安德邦汽车服务有限公司文件编号XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修改第0次修改页次第3页共7页4.2.3输入询价配件名称及编码，先查询该配件库存量及销售历史，查找有无足够的存货可以供应。存货足够，则根据库存配件成本价格，加上规定的管理费，作为销售价报价。4.2.4库存缺货时，报价员根据配件编码，报价员通过电话、传真、邮件等方式向尽可

5、能多的供应商询价。4.2.5报价员汇总供应商反馈的报价并询价历史记录，选择符合条件的供应商，一般以其中第二低的价格，作为成本价格，加上规定管理费，作为销售价输入电脑报价系统，报给服务顾问。4.2.6服务顾问，以此为基础，根据不同客户背景，由调整价格后最终报给客户，见附件6:维修报价规范。5采购流程（图3）5.1.备件部采购流程，见（图3）5.2仓库需要补仓或客户同意维修，需要备货时，报价员开始采购配件。5.3将询价单中的配件转入《采购单》，或直接录入采购配件。查询库存情况，库存充足，则不需西安德邦汽车

6、服务有限公司文件编号XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修改第0次修改页次第4页共7页采购。5.4库存不足，则在采购单上输入数量，在询价单上选择合乎要求的且价格最低的供应商，形成最终《采购单》。5.5将《采购单》传给供应商，通知供应商发货、订货，或安排采购员去采购。具体要求见附件2：配件采购规范。5.6如果需要先付订金，报价员写《支付证明》，出纳汇款支付订金。具体要求见附件3：配件订货规范。5.7报价员跟踪已订货配件，到货后，即时安排发货或采购拿货。5.8配件主管要选择好固定的物流公司，作为外

7、地采购的配件发货渠道，再安排司机取货。5.9维修车间使用的劳保用品的采购，见附件11：劳保用品管理制度。6、入库流程西安德邦汽车服务有限公司文件编号XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修改第0次修改页次第5页共7页6.1配件到货后，报价员要先验货，如果报价员鉴别能力不足，则通知质控部主管、班组长一起验货检查。检查配件的数量、质量和供应商的《销售单》是否相符，并在入库单质检单上签字确认。6.2如果有配件不符合要求，仓管员不能入库，由报价员要及时联系供应商，协商换货或退货。6.3仓管员依据供应商的

8、《销售单》入库输单。入库操作见附件8：入库输单规范。注意：入库时配件的数量、单位要换算成和出库用的数量、单位。6.4如果是车间退回配件，则仓管员将维修单调出，找到该配件，直接归库。如果该车已经结算再退货，参见附件7：出厂后退货规定。6.5如果该配件是第一次入库，由备件部主管统一定义该配件的属性，参见配件属性定义表。6.6仓管员选择库标后，确认入库。配件属性和库标定义表由零件部主管制定。6.7仓管员打印《入库单》，将供应商的《销售单》和《入库单》订在一起，