档案管理与办公自动化

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1、铜陵学院公共管理系TONGLINGXUEYUANGONGGONGGUANLIXI第四届团总支学生会档案管理及办公自动化课程讲义二〇一一年十二月28目录一、铜陵学院公共管理系学生会文档格式要求3二、关于公共管理系学生会红头文件模板的几点说明5三、铜陵学院公共管理系红头文件模板简介6四、活动策划、总结的格式（基本）7五、怎么用word制作表格？11六、制作Excel表格简易教程19主讲人：车莹28一、铜陵学院公共管理系学生会文档格式要求一、字体规范：1．大标题：华文中宋、小二号字体、加粗，居中；2.副标题：宋体、三号字体、加粗，中

2、间靠右；3.小标题：宋体、四号字体、加粗，左边对齐；4.文章内容：宋体。四号字体；5.落款：宋体、四号字体，尽量向右边靠。二、内容格式：1.注意文章要合理分段，段落设置缩进量，特殊格式首行缩进2字符，段前段后、缩进左侧右侧都是“0”（默认是0，不用更改）；2.注意标点符号使用恰当，尤其是要合理使用中英文标点符号；3.页面设置：纵向A4；上、页边距为0.41cm;下、左、右页边距为1.27cm；页眉1.5cm；页脚1.75cm；4.当纸张超过5页纸时需要在页脚中间标注页码以便资料整理；5.整篇文章行距调成：固定值，22磅（可以根

3、据情况略有调整）。三、注意事项：1.小标题前的数字统一用一、二、三等填写；2.每个小标题中的要点用1、2、3等填写；3.要点中的要点用（1）、（2）、（3）等填写；4.一、二、三、后统一使用中文中的顿号“、”，阿拉伯数字后统一用英文中的句号“.”，（1）、（2）、（3）后一律不加符号；5.每个同类要点后统一使用“；”，最后要点用“。”表示；6.注意要点中的内容如果两行或两行以上则，第一行以下的每行与第一行对齐；7.注意落款时注意使用全称，例：“铜陵学院公共管理系学生会”、“公共管理系学生会办公室”、“公共管理系系10社保班”等

4、，时间要求统一写法即“二〇一〇年十一月十七日”；8.请一律使用带有公管系学生会页眉的文档格式。若文件有封面，放在文档首页，可在页面设置-版式-页眉与页脚中，将首页不同前的复选框选中。9.次文档格式要求针对于活动策划、总结、新闻稿，以及部门章程、岗位职责、工作说明书等，活动通知不用此格式。另外，对于文件中的附件不作要求。10.在上述基础上，尽量节约用纸，不可出现只有落款单独使用一张纸的现象。28二、关于公共管理系学生会红头文件模板的几点说明1．文号：留出空白，上传电子文档后由学生会办公室确定具体文号。2．标题：字体为黑体，字号为

5、小二号。3.小标题：字体问宋体，字号为四号，加粗。4．正文：字体为仿宋_GB2312，下行文（平行文）字号为四号，上行文字号为三号。5.附件：标题用四号黑体，段落标题用小四号黑体。文字用五号宋体。6．正文行距：固定值22磅（撰稿人可视具体情况作微调）；附件行距：单倍行距。7．文号所在行的位置和标题所在行的位置已事先设好，须固定，不能移动。8．上行文必须留下联系人姓名及联系方式。9．主题词格式为：单位+关键字+文种。10.通知末尾处时间需加学生会公章，图片格式为衬于文字下方。11.具体请参加铜陵学院公共管理系系学发〔2011〕2

6、7号文件。（关于开展学生会工作“制度化、规范化、责任化”创建活动的通知）28三、铜陵学院公共管理系红头文件模板简介此模板用于公共管理系学生会活动通知。各部门发活动通知前，需先在办公室通知登记表上登记，确定编号后，再用此模板拟定通知。1.使用此模板前，请打开，工具—选项—视图—隐藏文字。这样可以看到套打时被隐藏的文字。2.红头中已经默认为公共管理系学生会，可以自行改成自己单位的名称。3.如果需要调整红头或下面的横线的位置，请在上方加空行或删除空行进行调整。4.此模板中，有部分窗体域，主要用于占位提示，直接点击输入即可，不必删除。

7、5.此模板中，默认是加上页码的，因为编辑多页的文件的机率大一些，且删除页码比插入页码简单快捷。6.此模板中，正文默认使用的是宋体_GB2312。电脑中若无此字体，下载后将字体文件复制粘贴至控制面板-字体文件夹中即可安装完成。7.自行调整后，请记得保存成模板文档，一劳永逸。8.关闭文档的缩略图预览，文件体积将变得较小，但比较不方便查找。9.WORD2007打印的时候，一定注意文件表头是否被隐藏了，不然打印不出来，不会使用请及时询问。注：后附铜陵学院公共管理系系学发〔2011〕27号文件。（关于开展学生会工作“制度化、规范化、责任

8、化”创建活动的通知）28四、活动策划、总结的格式（基本）XXXX活动策划书（华文中宋小2号，居中，加粗）（空一格）一、活动背景（宋体4号，加粗，空2个字符）这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述，具体项目有：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活