基于财务云平台的合同管理内部控制优化研究

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1、基于财务云平台的合同管理内部控制优化研究　　　　【摘要】合同管理是行政事业单位内部控制的重要活动之一。以重庆海事局为例，基于重庆海事局财务云平台合同管理业务应用，在阐述合同管理内部控制现状和流程的基础上，详细分析了目前存在的无法有效分析签约对象资信风险、风险预警能力较弱、风险防控水平较差等问题，然后基于财务云平台，重点从建立合同调查对象资信主题数据库和合同风险数据库、设计差异化的风险提示与预警功能、强化合同管理全过程的数据分析与利用等方面提出了具体的合同管理内部控制流程优化与改进建议，以期为行政事业单位合同管理内部控制信

2、息化建设提供理论参考与实务借鉴。下载论文网　　【关键词】合同管理；内部控制；财务云平台；大数据；重庆海事局　　【中图分类号】F232；C931【文献标识码】A【文章编号】1004-5937（2017）14-0127-05　　一、引言　　随着大数据、云会计[1]、移动互联网等新兴技术的发展与应用，从2012年开始，重庆海事局持续建设以财务集中核算为核心业务的财务云平台。2013年制定了《重庆海事局经济合同管理办法（试行）》，并根据财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》（以下简称《内控规范》），开发了“经济合同管理子系统

3、”，初步实现了合同管理内部控制信息化，为实现单位合同控制目标、降低合同风险、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保证。　　在合同从传统的手工管理转变到信息化管理的过程中，信息网络化对信息质量提出了更高的要求[2]，因此近年来学者们一直关注信息技术如何影响合同管理的问题。闫秀杰[3]认为合同款收付进度是判断合同履行风险的重要参考证据，可以从会计核算角度，增设“合同”辅助核算方式对合同款收付涉及的会计业务进行独立归集，实现合同款收付过程明细管理。刘华等[4]认为可以应用知识管理的理论与方法构建合同管理信息平台，其原理是以网络

4、为基础，在总的合同管理信息平台下构建合同库、知识库、专家库和知识交流中心四个模块。马颖[5]认为建立合同内部控制系统的过程是以控制为导向，使其在制度安排上更注重在合同准备、签订、履行及履行后的过程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途径”，使得合同的动态风险在每个过程中都有相应的控制手段发挥作用，成为一个适时的动态过程控制系统。　　综观现有研究，这些文献主要是从合同管理的信息化手段、系统构建、控制方法等方面进行研究，很少涉及从信息化的角度去探讨行政事业单位合同管理内部控制问题。鉴于此，本文以重庆海事局基于财务云

5、平台的合同管理系统为研究对象，通过实地调研重庆海事局的合同管理内部控制情况，然后从信息系统的角度去研究探讨合同管理存在的内部控制问题，并提出基于信息系统的内部控制改进及优化措施。　　二、重庆海事局合同管理内部控制的现状及问题分析　　（一）合同管理内部控制现状及业务流程　　重庆海事局是交通运输部设置在长江干线负责重庆段水上安全监督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政执法机关，下设12个海事处及26个海事执法大队。该单位于2013年7月1日起实施《重庆海事局经济合同管理办法（试行）》，对合同的类型及合同签订主体、合同的

6、管理、合同的签订、合同的履行、合同的变更与解除、合同的保管及法律责任等作出了详细规定，基本形成了合同管理的内部控制体系。　　重庆海事局将合同管理主要分为合同订立、合同履行和合同档案管理三个阶段。目前，合同订立阶段仍使用传统的以纸质媒介流转的方式进行，合同履行和合同档案管理两个阶段已经实现信息化管理。基于财务云平台的合同管理，结合智能终端APP应用，实现了合同的移动审批、实时查询和执行分析等功能，解决了因为下属机构众多、地理位置分散而导致合同无法集中管理所带来的风险。通过线下的经济合同调查、谈判和在财务云平台线上执行合同录

7、入、审批、归档及查询等，基本达到了重庆海事局合同管理内部控制的目标。重庆海事局合同管理内部控制的具体流程如图1所示。　　目前，重庆海事局的合同订立阶段在线下进行，由合同承办部门具体负责经济合同的前期准备、调查、谈判及文本的起草。合同起草完成后，以《重庆海事局经济合同审查表》为流转媒介进入审批流程，相关职能审查部门负责人审查后再由复核小组进行审核，之后签订经济合同。合同履行阶段流程由基于财务云平台的合同管理系统进行，由合同承办人通过“合同录入”功能在合同签订完毕后录入合同签约对象的信息、金额、编号、日期等基本数据，并将合同

8、文本及相关资料通过扫描的方式上传到云平台上以附件的形式保存，同时填写合同的收支计划并设置到期提醒功能。在计划收支时间的前十日，系统会自动提示财务会计处的财务人员进行合同款项收付操作，根据项目的进度由相关负责人审批复核完成之后由财务人员向签约对象收付款。履行完合同中明确的各项义务之后，财务会计处进行项目结算，由合同承办