谈档案利用理论

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1、谈档案利用理论[摘要]第二次世界大战后，档案利用方面总的趋势是“对公众的日益开放”，但各国在档案利用方面也遇到了许多法律、理论、实际工作以及技术等方面的问题，这些问题是档案理论工和实践工应该研究和探讨的问题。　　[关健词]档案；利用；信息法；开放；保密　　档案以其的广泛性、内容的丰富性和形成的原始性而成为国家战略资源的核心构成部分，其信息资源的发掘利用能够在经济建设和社会发展中发挥巨大作用。第二次世界大战后，档案利用方面总的趋势是“对公众的日益开放”，但各国在档案利用方面也遇到了许多法律、理论、实际工作以及技术等方面的问题，这些

2、问题是档案理论工和实践工应该研究和探讨的问题。　　一、缩短封闭期的趋势　　第二次世界大战后，历史研究重点发生了变化，如当代史研究趋向的扩大，定量方法的发展，以及其他学科对档案文件利用需求的增长等，导致档案的利用呈现出多样化与近期化的趋势，这就要求缩短文件的封闭期，使更多的文件早日供研究者利用。因此，从20世纪60年代末开始，许多国家都采取了缩短封闭期的措施。如英、法、美的文件封闭期已从50年缩短为30年，但有的国家封闭期仍然很长，如梵蒂冈机密档案馆的封闭期长达80多年。在50年代以前，50年、60年甚至更长的封闭期是普遍现象，目

3、前，各国的封闭期通常是30年、25年甚至更短的时间，缩短封闭期是发展的趋势。　　对于缩短封闭期，有两种不同的反应，一种是来自行政部门的一些政治家或政府首脑，认为较短的封闭期会干扰他们对政府事务的管理；另一种是来自历史学家和广大科研工，他们在“科学民主”的号召下，要求政府支持开放档案，认为任何限制利用的决定都是有害的。　　二、信息法与档案利用问题　　20世纪60年代，在西方国家出现了“信息权利”的概念，其理论基础是美国1996年通过的“信息自由权法令”（1974-1975年修正案）。这个法令所依据的原则是：“民主形式的最好标志是人

4、民掌握国家安全所允许的全部信息”（司法部长备忘录，1967年）。这个法令与传统档案法的不同在于，传统的档案法所考虑的是文件作为历史研究的信息资源，而信息自由法是考虑如何从文件中及时地获取最新信息。虽然这个法令不是一个档案法，但它对档案利用的影响是很大的。此后许多西方国家，如挪威、瑞典、芬兰、法国、荷兰、澳大利亚和加拿大等都效仿美国，先后通过了类似的法令。　　从这些国家通过的“信息自由法”来看，其共同点是规定了利用行政管理文件的权利不受年代限制，无论这些文件是保存在档案馆、文件中心还是保存在政府机关的办公室。当然，这些法令中也列举

5、了限制自由利用的文件类型。根据这些国家的法令规定，限制利用的文件类型主要有：（1）与国家安全和社会秩序有关的文件；（2）与私人秘密有关的文件；（3）受法律保护的秘密文件；（4）私有档案文件；（5）国家领导人和公众领袖的文件。　　三、档案的开放与保密问题　　从世界范围来看，当前档案利用与开放的总趋势是扩大利用的范围，主张更加自由地利用以及逐步缩短档案的封闭期。特别是20世纪60年代以来，一些国家通过的信息自由法确定了现代化行政管理文件的可利用性，但这只是利用与开放的一个方面；在另一方面，各国在开放档案的同时，并没有忘记“保密”这个

6、重大原则问题。例如，美国在1976年修改“联邦信息自由法”的同时也通过了“保密法”，其中用17款的条文列举了不能自由利用的现代行政管理文件的种类。　　对于保存在档案馆的文件，除了规定有严格的封闭期外，对于那些“与国家安全和社会秩序有关的文件”都是属于保密的，不能对外开放和自由利用。例如，军事文件、外交文件、关系国界划分的文件、反间谍文件、议会记录以及在财政、金融与外贸谈判方面有重要意义的文件等。这些文件在档案法中的表述一般是：“当保护国家利益需要时”，可以拒绝对“有关国家内政、国防、外交的保密性文件”的利用。在资本主义国家，对涉

7、及工业、企业机密的文件也属于保密范围之内。　　（一）利用的准则　　1、开放的档案　　是指可提供公司职员或非公司职员参阅的档案；　　2、有限制的档案　　是指不向公众开放，只对为企业目的而需要查阅的员工提供的档案；　　3、保密的档案　　是指在一定时[摘要]第二次世界大战后，档案利用方面总的趋势是“对公众的日益开放”，但各国在档案利用方面也遇到了许多法律、理论、实际工作以及技术等方面的问题，这些问题是档案理论工和实践工应该研究和探讨的问题。　　[关健词]档案；利用；信息法；开放；保密　　档案以其的广泛性、内容的丰富性和形成的原始性而成

8、为国家战略资源的核心构成部分，其信息资源的发掘利用能够在经济建设和社会发展中发挥巨大作用。第二次世界大战后，档案利用方面总的趋势是“对公众的日益开放”，但各国在档案利用方面也遇到了许多法律、理论、实际工作以及技术等方面的问题，这些问题是档案理论工和实践工应该研究