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1、谈电子档案的保存与利用前言伴随着科技信息的不断进步,我们的生活被高科技的产物所慢慢渗透着,他们提高了我们的生活质量,但任何事物都是具有两面性的,与此同时,他们的存在又为我们带来了难题,例如在办公方面,我们进入了无纸办公,电子化商业的时代,但是,当我们在享受这些便利的同时,我们还要解决由于办公电子化留给我们的大量的电子信息与电子档案,对于档案管理者来说,这是他们必须面对的一大新的难题。1.影响电子档案的保存与利用的因素1.1电子档案依赖于设备对电子档案的保存与利用的影响电子档案是以一种数字化的信息在计算机中
2、生成并存在的,是通过电子软件进行一系列的编辑,识别运行存在的,他依赖于电子如见的存在与否,好坏与否,依赖于计算机的硬件系统,计算机的软件系统,电子档案的一系列特性导致其与其它环境具有不兼容性,只能在固定的软件上识别,编辑与运行,不能单独存在,现代科技技术发展的又特别快,尤其是计算机、软件系统等更是日益更新,这样对于长时间的档案保存更是不利的,对于时间越久远的档案来说,他们对于设备的依赖性就越是高,也就不利于档案管理这对具有时间段的电子档案进行整理与利用,所以说,电子档案对于设备具有很强的依赖性是影响电子档
3、案的保存与利用的主要影响因素之一。[1]1.2电子档案便于改动对电子档案的保存与利用的影响由于电子档案是数据化的信息,在软件与家算计上很容易更改,并且没有更改的痕迹,很难区分哪些是更改的部分,哪些是原件。其次,现代科技技术发展的又特别快,尤其是计算机、软件系统等更是日益更新,这样对于电子软件之间的传递是非常不利的,很有可能因为新旧软件的识别问题导致传递后的电子档案出现串码、缺字等现象,导致产地过来的信息不全或错误以至于不能利用。在这、、再者,计算机是非常容易再到病毒袭击的,很容易将原电子档案变得无法利用。
4、所以说,电子档案便于改动是影响电子档案的保存与利用的又一大影响因素。1.3电子档案结构复杂对电子档案的保存与利用的影响电子档案与纸质档案是不同的,纸质的档案是根据编辑者自己的思维去记录的,但是电子档案就不同了,它是根据系统来编辑的,又是系统无法识别或排版事,档案信息就显得毫无章法,复杂难懂了,这对于利用者来说是很不利的现象,也不利于管理者的整合与管理,更有甚者,由于电子档案复杂难懂,甚至将原文件改变了我们也无从得知,这会对利用者造成非常大的影响,所以,电子档案结构复杂也是影响电子档案的保存与利用的因素之一
5、。[2]2.应对电子档案的保存与利用的措施2.1设计一套相对完善的电子档案管理制度对于电子档案的管理与利用,我们要根据电子档案的特性来设计一套相对完善的管理与利用制度。要保证电子档案在收集时,就具有逻辑性,便于整理性,并且要保证整理人员就有一定的该方面的知识,保证在最基本的问题上不会出现失误,在信息传输的过程中,要保证传输前后的两份文件是相同的、一致的,不能由于些许的小失误而导致大的错误产生。其次,要保证记录电子档案的设备随时更新,不能一直都用旧的设备来记录,这对以后的信息传输是十分不利的。再者,要保证每
6、个电子档案的利用者都经过严格的审核过程,然后才能浏览电子档案,这样会减少失误的发生次数。所以,首先,对于点在档案的管理与利用的措施我们可以先设计一套相对完善的制度。2.2正当的使用电子档案电子档案是特别容易修改并且消失的,所以,对于每个使用者都要使用正确的处理方式来使用,应该是十分谨慎的,不能因为个人的原因,而随意的篡改了电子档案,这对以后的使用者是十分不负责任的。对于一些特定的电子档案可以设置成只读模式,不能进行传输或者拷贝等利用技术,有时也可以对原电子档案进行加密处理,总之,要保证电子档案的安全性。所
7、以,在设计一套相对完善的制度的基础上,我们要正确的使用电子档案。[3]2.3保证电子档案的完整性对于电子档案,我们要保证他的完整性,才能有利于我们的使用,所以我们可以进行两手准备,也就是,我们可以将电子版档案与纸质版的档案一同保存起来,这样,就算电子版的档案出现了问题,我们也可以及时核对纸质版的档案,找出错误的地方并进行改正,这样,我们就可以保证电子档案的完整性了。但是,对于单子档案的管理者,我们就会有很高的要求,管理者们应该熟知电子档案的管理与使用方法,并且能够及时的发现电子档案出现的错误,并且及时的才
8、去应对措施来保证电子档案的完整性。所以,对于电子档案的保存与利用采取的措施中,重中之重就是要保证电子档案的完整性。3.结束语在这个科技技术快速发展的时代,我们可以享受高科技带给我们的便利的、高质量的生活,与此同时,我们还要正面的解决高科技技术带给我们的负面影响,更何况这些负面影响都是一些小问题,只要我们加以注意,并不断的发展我们的科技,相信,这些问题都不会在意问题的身份出现,同时,我也坚信,凭借我们中华儿女的聪明才智一定会研制
