谈电子档案的利用.pdf

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1、,随着计算机技术的发展在档案界引起,。了一场深刻的变革那就是电子文件的产生。电子文件归档后即形成电子档案电子档案:的归档方式一般有两种逻辑归档和物理归,。档逻辑归档是指在计算机网络上进行不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档;案部门移交的过程物理归档是指把电子档,案集中下载到可脱机保存的载体上向档案。,谈电子档案的利用部门移交的过程显而易见归档并不是保存,、电子档案的目的而使电子档案能够准确完、,。整可靠地提供利用才是我们的最终要求、一电子档案的利用方法赵琳娜、。1数据要求就电子档案的物理归档

2、而,、,言因为存储的载体是光盘磁盘或磁带所以也就决定非直读性是电子档案的典型特征。,之一在利用电子档案过程中用户不能直接,看到档案的内容而需要电子档案基础数据,和识别文件的支持也就是对计算机数据方。面的要求,电子档案的基础数据其内容包括两部:。分背景信息和元数据背景信息指描述生成、、电子档案的职能活动电子档案的作用办理、、过程结果上下文关系以及其产生明显影响,的历史环境等信息它所描述的是形成电子,、档案的背景其中有形成的目的形成之初的、。结构形成和使用阶段的功能和活动等元数,据指描述电子档案数据属

3、性的数据包括文、、、件的格式编排结构硬件和软件环境文件、、处理软件字处理和图形工具软件字符集等,。数据它属于电子档案的技术数据电子档案的识别文件是记录在每份电子。档案载体上的特别文档用于描述存储在载,体上电子文件之间的关系这种关系可以是,一对一的或非常复杂的关系还须描述电子。文件的内部结构和上下文关系,为利用电子档案事先要做好数据的准。备工作根据存储和应用等技术条件和环境,要求利用元数据和识别文件将电子档案形,、成过程涉及的各种因素包括文件形成背景、,文件内容文件结构全部记录下来以方便用!峨黝。、

4、。户检索利用2技术手段加强电子档案的技术手段、。2利用形式归档后的电子文件已形成保护是使电子档案得到充分利用和安全管,,。,为电子档案为满足利用者的要求须由档理的一项重要内容首先在计算机系统内,。:案部门提供利用一般的利用形式有三种要设置跟踪程序自动记录系统每日操作的、。。,提供拷贝通信传输和直接利用实际情况其次要对电子档案及其数据进,。一是提供拷贝档案部门向用户提供电行加密可采取物理方式进行硬加密和软加______瓢霹髦姿攫,。,。子档案拷贝利于保护原件电子档案的复用密或者`用密钥处理法等最后要

5、防病登,、,毒借助于最新研制成功的杀防毒软件来一性好用户可多次将档案信息显示在屏幕,,。上或输出在纸张上而其原件仍保存在磁保护系统及电子档案的安全、、。带磁盘或光盘中三电子档案利用的统计。二是通信传输数字化档案信息可以通利用统计是档案利用系统中十分重要的,、,过网络实现远程利用服务这一方法比较适环节其过程是对电子档案信息的传输利。用及管理等口巨电子档案的利于信息资源的互相交流和向相对固定的查作的量化分析、。用是借助相关的计算机软硬件平档单位提供档案资料一般可以通过点对点台来实现。,。数据通信或互联

6、网来实现的因而进行利用统计是十分方便快捷的。:,三是直接利用直接利用是用户通过计它一般包括三个方面首先利用信息采集,,算机系统在网络上直接查询的一种方法其是利用统计分析的基础具体可参照相应档,:,特点是可为用户提供技术支持减少大量案利用统计系统法规性文件结合实际情,.;管理工作多个用户可同时利用同一份电子况制定出具体的采集体系并依照执行其,。,,档案为有效地使用存储空间档案人员可次利用统计的综合指标体系根据各种统,,以根据用户的需求向系统加载数据用户则计分析目标及要求将所采集的数据项按反,,可以建

7、立需求预约文档使档案部门可根据映不同内涵和外延概念进行各种组合建立,,。;用户需求加载电子档案供用户使用不同的分析指标体系第三利用统计结果、,,二电子档案利用的管理进行分析一般的统计结果输出有两种固电子档案利用形式的多样化与所依赖技定式统计分析图表的定期输出和查询式统,,术的多重化需要我们对电子档案及相关数计分析数据的输出具体采用何种方式进行。据采取一系列的管理措施具体方法可以从电子档案利用情况的统计要根据计算机系。。制度管理和技术管理两方面人手统及电子档案的情况而定、、。1制度管理电子档案的存储

8、介质主要四电子档案利用的发展趋势,,有磁盘和光盘等为防止意外对计算机系由于电子档案在种类和数量上不断增,,统中的数据和电子档案必须有可靠的备份加这就要求我们在电子档案利用上也逐步、。并且要明确责任人备份套数和管理部门以建立一套行之有效的配套方法随着档案工,。,及备份标识等与此同时还要建立安全检作呈网络化发展趋势档案利用系统将成为,,:查制度主要包括计算机系统开关机状态网络化档案管理方式的有机组成部分随之、、检查用户合法性检查备份文件的定期检而来的是档案利用工作与档案其它工作的,,。