现代电子档案的管理与保密利用性思考　

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1、现代电子档案的管理与保密利用性思考摘要：文章阐述了在档案保管利用过程中做好保密工作的重要意义，指出档案管理和档案利用中的监督工作是做好档案保密工作的前提条件，正确处理好档案保密与利用的关系是充分利用档案的关键环节，积极做好档案保密工作是保证档案在保管利用过程中完整、安全的根本目的。关键词：电子档案；档案管理；档案保密—、引言所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机芯片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。与纸质文件比较，电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用不再是直观的纸质文件；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，具有速度快及修改日期的显示效果；电子文件的利

2、用是可共享的，不受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。二、现代电子档案的管理电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。任何一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都将影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。电子档案的管理可以采用以下方法：内部文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保

3、管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。外来文件通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，凡不符合要求的，都要

4、有明确的处理措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子文件的原始性真实性和完整性造成极大危害。另外，档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德，认真执行党和国家的方针、政策。客观地、辩证地、全面地研究和分析工作中存在的问题，维护历史的真实面目懂得党的路线、方针、政策及党和国家关于档案、保密工作的方针、政策和法规。要热爱档案工作，正确认识到档案工作是各项事业的基础工作，是一项积累资料、收集和传递信息，服务于社会事业的重要工作。三、档案利用和保密性要求保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。在工作中档案管理人员应尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，大批档案得不到充分的

5、利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，造成档案浪费。领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。对此，档案管理部门应改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。保密工作是档案保管利用工作的重要环节，是保证档案在利用过程中安全的必要手段，二者具有相辅相成、良性互动的关系。绝密档案

6、是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展，关系到社会主义建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。当前电子档案保密技术面临更加严峻的挑战。高技术的发展和在窃密方面的应用，使得窃密与反窃密斗争更加尖锐复杂，日益显现出高技术抗衡的特点，特别是通

7、信和计算机网络的泄密隐患更多。一是信息与网络安全的防护能力很弱许多档案应用系统处于不设防状态，具有极大的风险性和危险性；二是对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必需的有效管理和技术改造；三是我国网络管理滞后，制度不健全，责任不到位，保密技术防范装备的研制、开发和应用工作进展迟缓，投入不足，经费匮乏，措施薄弱，加之更先进的网络技术、设备的引进，我国信息网络安全这个“瓶颈”更加突出，由此导致我