档案利用与保密管理办法

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1、内部资料注意保存宝山钢铁股份有限公司管理文件文件编号：BGZ08005第1版签发：崔健档案利用与保密管理办法1总则1.1为充分发挥宝山钢铁股份有限公司（以下简称：公司）馆藏档案（包括分公司馆藏档案）的作用，在积极做好档案利用工作的同时有效保护公司及有关方面的知识产权，维护其合法权益，制定本办法。1.2公司馆藏档案是指公司、分公司在建设、生产、科研、经营管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。本办法所称的档案利用包含对公司馆藏档案（除人事档案外）的查阅、外借和复制等内容，在档案利用过程中必须做好保密工作。1.3公司馆藏档案只限于公司、分公司各部门利用，原则上不对外开放

2、。1.4本办法适用于公司及其分公司。2职责2.1公司研究院情报中心（档案管理室）是公司、宝钢分公司档案管理部门，负责公司、宝钢分公司文书、会计、科技等档案的提供利用工作，包括阅档手续和内容的审核，档案的调阅和复制，公司、宝钢分公司公文管理系统、科技档案管理系统中档案检索权限的控制等。2.2其他分公司档案管理部门，负责本单位文书、会计、科技等档案的提供利用工作，包括阅档手续及内容的审核，档案的调阅和复制，本单位公文系统、科技档案管理系统中档案检索权限的控制等。2.3公司、分公司有关部门负责对需经其审核的阅档内容及权限进行把关并审批（包括分公司之间的档案利用）。2.4公司、分公司各部门

3、负责对本部门形成的需归档的保密文件材料履行保密手续，确定密级及保密期限；指定专人负责“共7页第7页公文管理系统”和“科技档案管理系统”的档案检索，提供本部门利用。3档案利用流程图（见附件1）4阅档手续和阅档规则4.1查阅文书档案4.1.1公司、分公司各部门查阅本部门形成的一般文件和本单位普发性文件及一般照片档案，凭本人工作证；跨部门（单位）查阅一般文书档案，或查阅本部门（单位）具有密级或需要保密的档案，凭部门（单位）介绍信和本人工作证；跨部门（单位）查阅密级档案，还须经档案形成部门批准。4.1.2公司、分公司各部门查阅重要文书档案（经理书记办公会议纪要等），凭部门介绍信和本人工作证

4、，并经档案形成部门批准；查阅销售、采购合同等档案，须经有关合同管理部门批准；查阅纪检、监察部门形成的案卷，须经纪委、监察部门批准。4.1.3外单位确因工作需要查阅公司、分公司一般文书档案，凭单位介绍信和本人工作证，并经办公室批准；涉及办案取证的，须经纪委、监察部门批准。4.1.4公司、分公司各部门可通过本单位公文管理系统中的“档案管理”入口查阅本单位电子档案，查阅时须根据系统提示，办理登记手续；也可到本单位档案管理部门查阅档案。4.2查阅会计档案4.2.1公司、分公司会计人员阅档，凭部门介绍信和本人工作证；非会计人员阅档，凭部门介绍信和本人工作证，并经会计档案形成单位的财务部门批准

5、。4.2.2有关子公司查阅其形成的、已归入公司或分公司档案管理部门的会计档案，凭本单位介绍信和本人工作证。4.2.3外单位因工作需要查阅会计档案，凭单位介绍信和本人工作证，并经会计档案形成单位的财务部门批准；涉及办案取证的，还须经纪委、监察部门批准。4.3查阅科技档案4.3.1公司、分公司各部门查阅一般科技档案，凭本人工作证；查阅具有密级的档案（如总图、技术秘密、备件测绘图纸等），凭部门介绍信和本人工作证，并经有关职能管理部门批准；跨单位查阅一般科技档案，凭单位介绍信和本人工作证。4.3.2共7页第7页公司、分公司有关部门调用国有房地产权证、国有土地使用权证、房屋所有权证、建设用地

6、规划许可证、建设工程规划许可证、建设用地批准书等有关房地产档案，凭部门介绍信和本人工作证，并经有关职能管理部门批准。4.3.3承担公司或分公司工程建设项目有关设计、施工等任务的单位或因履行公司或分公司约定任务而需查阅科技档案的单位，凭单位介绍信，并经委托单位签署意见，仅供其查阅与该项目有关的档案资料；涉及具有密级的档案资料，还须经有关职能管理部门批准。4.3.4与公司、分公司生产、建设、科研等活动无关的单位需利用属于公司或分公司知识产权范围内的档案资料，应向有关知识产权管理部门提出申请，注明利用档案目的，经同意后，按技术贸易方式提供。4.3.5公司、分公司有关部门可通过设置在本部门

7、的科技档案管理系统终端查阅电子档案（只限本部门员工查阅），查阅时须根据系统提示，办理登记手续；也可到本单位档案管理部门查阅档案。4.4对已破产、被撤销等资产与产权变动的子公司，其档案已移交公司或分公司档案管理部门的，原公司有关人员需查阅该公司档案，须经有关资产管理部门批准。4.5阅档人员必须遵守阅档规则，在指定的阅览场所阅读，自觉维护档案的整洁、完整，不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增删、抽页或剪裁，不得擅自将档案携带外出或转借他人。4.6阅档人员阅档完毕，应按卷内目录顺