昆山地税电子档案管理与利用的思考

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1、昆山地税电子档案管理与利用的思考张莉旻夏如明张美芳北京舞蹈学院苏州市昆山地方税务局摘要：在大数据共享理念下，电子档案发挥着重要作用，一方面为管理提供便利，另一方面极大提高了档案利用效率。昆山地税基于建设数字档案室的实践，在此过程屮深入大数据治税工程，积极探索税务档案电子化管理与利用模式。关键词：电子档案;利用;昆山地税;1引言2015年，国家税务总局印发《“互联网+税务”行动计划》，提出利用云计算、大数据、智能控制等技术治税，苏州市昆山地方税务局（以下简称昆山地税）以此为指导，深入推进大数据治税工程，经过这儿年的努力，积极探索税务档案电子化管理与利用模式。2当前档案管理

2、现状2.1库房管理现状因税务系统下属分局地理位置分散，目前昆山地税系统的档案库房较为复杂。具体档案用房可如表1所示。2.2业务档案管理现状目前业务档案屮，一分局产生的档案资料由外包公司整理入库，二至九分局由档案管理中心工作人员整理入库，稽查局（因涉密）自行保存在稽查局档案室。一分局产生的档案中，契税所资料属于“全包”资料，即产生后便送至档案中心由外包公司进行录入扫描归档，而一分局除契税所档案属于“半包”资料，由各基层纳税点进行录入和扫描，再送至档案中心由外包公司进行归档入库。2.3非业务档案管理现状昆山地税非业务档案存放于局机关综合档案室，其中文书档案14485卷和32

3、82件，会计档案5055卷、基建档案180卷、设备档案32卷、实物档案597件、照片档案1062张、光盘104张、权证档案86件。综合档案室在督察内审、风险应对、绩效考核、移交进馆等方面承担着资料查阅、提供数据等职能。2.4档案利用与服务现状昆山地税在税务档案利用方面主要集中在档案查借阅、档案编研、档案宣传等方面。一是档案查借阅。目前督察内审、风险应对部门可直接在线查询所需档案扫描件，其他纳税点工作人员也可根据自身权限查阅所属权限的电子档案。截至2017年6月30H,金三电子档案系统档案利用达24987次。二是档案编研。目前档案编研作品有《昆山地税志》、历年税收情况分析

4、汇编、规章制度汇编、荣誉录等等。三是档案宣传。依托局机关荣誉室的实物档案以及廉政教育展示厅的老档案，对本单位以及外单位参观人员进行熏陶和文化展示;将《税收业务档案查询“一键通”》下发至各单位各部门，让税务工作人员充分了解档案查询途径,便利纳税人。3当前档案管理存在的问题3.1档案用房方面一是存放地点分散。昆山地税目前有局机关综合档案室、各分局档案室、陆杨地税所档案室以及周市档案管理中心。鉴于存放地点分散，给H常管理带来了困难,而且部分存在严重隐患。二是库房建设考虑不够长远。周市档案管理中心库房于2013年投入使用，预计于2018年达到饱和，目前正在着手申请新建或改建档案

5、用房，力争在获得立项后立即招标开工建设。2.2业务档案管理方面一是外包质量管控难度大。招标书执行困难，差错仍然存在。2017年，档案管理中心在对外包公司入库档案进行日常核查和5次定期抽查中发现外包公司仍然存在公司名称采集、证件号码录入、实体与扫描页数不符等错误。外包人员不熟悉业务，容易出现“一错到底”情形。二是各分局进度不一，从半年度绩效考核来看，二至九分局当中，目前只有二、三、五、七、九分局实现隔月移交。三是人员不够，以一分局为例，从事档案工作的人员均属兼职，工作时间可能被其他工作占用，一分局木部、高新区个体、开发区个体1人做档案录入、扫描工作，远远跟不上进度。四是工

6、作量人，营改增之后，业务不减反增，档案资料产生量加大。一分局本部以平均每月约6500件的档案数量在不断增加，五、八等大分局亦是如此。6月1日至6月30日，基层办税点共移交17819件195518页,从该数据可见一斑。五是培训力度不够，兼职档案员因女性生育、岗位调整、离职等因素，变动较大，新老交替中容易出现空档期，对新档案员的培训或者指导需要强化。3.3非业务档案管理方面一是存在突击整理情况，综合档案室的档案类型较多，除文书档案、照片档案每年按期整理，以往形成了“突击整理”的惯例，例如2016年江苏省五星级标准复查便抽调了五人作为工作组整理档案。二是兼职档案员精力有限，目

7、前局机关综合档案室的兼职管理员已从办公室调整至机关工委，除负责档案工作外，还负责工会等事宜，很可能出现顾此失彼的情形。三是档案整理存在些许混乱，档案整理出现些许混乱，特别是会计、基建等类型的档案在排架上存在不合理的情形。3.4档案利用与服务方面一是业务档案和非业务档案未实现统一管理。0前非业务档案存放于局机关综合档案室（玉山镇），业务档案集中存放周市档案管理中心（周市镇），综合档案室并没有专职档案管理人员，因此在非业务档案借阅等各项制度执行方而鞭长莫及。二是对档案工作的认知惯性。目前纳税人去基层分局查询档案，基层分局极有可能木能反应让当事