“单套制”档案管理探讨

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1、“单套制”档案管理探讨　　　　摘要：在办公环境电子化、数字化、网络化的新常态下，如果再按现行的“双套制”办法进行档案管理，存在着重复劳动和资源浪费等局限性。“单套制”是对档案信息传递方式和运行体系的一次彻底变革，会提高工作效率、降低保管成本、提升管理效益，是电子政务的前进方向。档案管理工作应主动积极适应新时期新常态，顺势而为，通过具体的制度和措施，克服电子文件固有的局限，确保电子档案信息可信可用，推动“单套制”档案管理又好又快实施。各立档单位在内的基层单位也要积极创造实施条件，为迎接“单套制”全面实施奠定基础。下载论文网　　关键词：电子文件档案管理单套制网络技术　　中图分类号：G2

2、71文献标识码：A　　随着计算机和网络技术的进一步发展，办公自动化程度的加深，通过网络与工作对象进行接触交流以及办理业务已成为大势所趋。在此过程中，所产生的文件均为电子资料，而不是传统的纸质或纸质加电子资料，如果再按现行的“双套制”办法进行处理，把打印后的文件资料与电子文件一并存档，显然存在重复劳动和资源浪费等弊端，有违“数字中国”的建设初衷。　　1“单套制”的作用和意义　　“单套制”档案管理，即在办公过程中如只产生电子文件，档案管理只保存作为第一手资料的电子文件，是相对于纸质、电子“双套制”归档模式的一种制度创新。　　“单套制”档案管理彻底改变了档案信息的传递方式和运行体系　　在

3、“双套制”及其实施前，档案信息的传递方式一直以纸质档案信息为主，档案行政部门一般只对办结归档的文书档案或电子档案进行管理。“单套制”实施后，档案信息的传递方式只能以规范的“数字化”信息方式进行传递。要实行这一传递方式的改变，需要从成文单位起草文件之时起，就进行规范化改革，直至文件传输至档案行政部门归档完毕，是一个“全生命周期”管理，档案的传递方式和运行体系将会发生彻底变革。　　“单套制”提升了档案工作效率　　实施“单套制”档案管理后，档案信息的传递方式数字化，处理手段电子化、网络化，克服了“双套制”管理的各种阻碍，各工作部门之间整体联动，协调运转，简化了操作程序和工作流程，提高了档

4、案行政管理部门和立档部门的档案管理和利用能力。　　“单套制”降低了档案管理成本　　双套制在保存电子文件的同时，需要打印保存纸质文件，不仅造成了纸张资源的浪费，而且由于纸质档案保管利用占用空间较多，需要建设大型档案馆藏室，配套相应设施，资源浪费严重。而“单套制”虽然前期投入成本较高，但随着档案管理信息系统、决策支持系统和用户体验系统的广泛应用，不仅能够降低档案管理成本，而且能够减少基建、设备等财政支出。　　“单套制”提高了档案管理效益　　单套制档案管理改变了档案管理部门和立档单位之间的信息传递方法和方式，立档单位档案业务处理更加方便快捷；管理部门可以在更广泛的工作范畴内收集社会务单位

5、、各方面的意见，获得更多的信息反馈。档案管理部门与立档单位和公众的双互动回应速度加快，这些都为提高档案管理创造了条件。　　先行先试经验可供借鉴　　浙江建立了“一键归档、单套保存、一站查询”行政审批电子文件归档管理模式；湖北在省直机关试行电子文件线上归档；青啤公司?Φ缱踊峒普瞬尽⑼?签经销商合同和保管期限为定期10年的管理类电子文件实行单套制归档。上海自贸区自主研发电子档案管理原型信息系统、完善电子文档一体化管理流程，制定电子档案“单套制”管理配套制度、全面实施了电子签章和数字签名等信息技术手段，保证电子档案管理的可控、可追溯和可靠。　　2“单套制”档案管理改革目标　　单套制档案管理

6、改革目标，简单地说，就是加快推进档案工作与信息技术高度融合，实现以信息化为标志的档案管理现代化。单套制档案管理至少包括以下几方面目标。　　档案管理信息化　　即全面推行档案管理资源存量标准化、数字化，档案增加量电子化、利用和服务网络化、创新档案管理信息化模式，加快档案与信息技术高度融合，以信息化为标志的档案管理现代化层次显著提高。　　档案管理法制化　　在统一的档案管理战略规划下，形成较为齐整的档案管理法规、高效率的档案管理制度实施、严密的档案管理法律监督、强力的档案法律保障的档案管理法制体系，档案依法管理的能力和水平显著提高。档案信息化管理机制高度完善，在国家管理中的基础作用和支撑作

7、用明显增强。　　档案利用便捷化　　档案利用模式的创新和信息开放模式的创新取得较为实质性的进展，档案信息整合和共享程度明显提高，档案利用服务更加便捷、方便，档案利用者的档案远程共享体系更加完善。　　档案管理队伍专业化　　着力扩大档案管理专业技术人才队伍的培养规模，努力培养和造就更高层次和具有特殊才能的档案专业管理人才，完善国家档案专家信息资料库，拓宽档案人才发展空间。　　3实施单套制亟须解决的若干问题　　单套制档案管理改革是一个系统工程，亟须解决的问题很多，下面对几个主