数字化时代档案双套制问题再探讨.doc

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1、数字化时代档案双套制问题再探讨摘要：21世纪是数字化的时代，在数字化发展的进程中，档案管理也得到了有效的变革，但是纸质档案仍然存在，这就使得目前的档案形式为纸质档案与电子档案并存的形式。针对这样的档案形式在进行管理的过程中，就需要采用档案双套制管理，本文主要就数字化时代档案双套制相关问题进行了简要的分析，希望通过本文的探究，能够为相关的人员提供一定的借鉴和参考。关键词：数字化时代；档案；双套制；问题由于目前我国的档案形式是纸质档案与电子档案并存在形式，在数字化时代背景下，实行档案双套制就有一定的必要性。但是实行双套制所能够产生多大的价值还需要通过档案所记录的内容来进行判断。虽然我国电子档

2、案是在纸质档案的基础上发展得来的，但是现阶段的纸质档案与电子档案Z间无论是在载体上还是在价值上，均有着较大的差异，所以，必须要实行档案双套制。下面本文就针对数字化时代档案双套制问题进行•深入的分析。1档案双套制有其存在的必要性和合理性在数字化时代，耍想判断双套制是否具有存在的必要性以及合理性，就需要针对档案的内容进行全曲的分析，看两种档案形式是否相同，能够不能够进行互相替换等。假设纸质档案与电子档案无论是在内容上还是在载体上均一致，那么就使得双套制的实施类似于保存制，完全没有存在的必要。而当纸质档案与电子档案无论是在内容上还是在载体上均不一致的时候，那么双套制与保存制之I'可就是完全的两

3、种制度，针对双套制到底需不需要进行详尽的分析，就需要另行论述。而电子档案与纸质档案虽然在木质上较为相似，但是毕竟是两种不同的档案形式，两者的载体与效力有着很明显的不同，而这种不同主要通过以下几点体现：首先，电子档案的载体主要是磁盘或者是光盘，这样的载体体积相对来说较小，但是容量却很大，能够装载海量的信息，而且可以加快检索的速度，但是电子档案在实际的应用中，也存在一定的不足，其很容易受到外界的影响，而使得在进行数据传输的过程中，档案出现泄漏或者是破坏的可能。同时，电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别。另外，电子档案没有“原稿

4、”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；寿命短，英影像记录的稳定期限不长。其次，纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。缩微品档案也有局限性，它的设备成本高，缩微胶片保管条件非常严格，一般档案部门难以达到其所要求的温湿度标准，从实际应用情况看，大多数缩微设备利用率普遍不高，操作技术较复杂，人员配备相对多，其存贮密度、信息容量、检索速度等远远比不上光盘。而双套制止好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性，对

5、此不能简单否定，在电子档案的局限未得到根本克服之前，在电子档案的法律地位未得到完全确认之前，应该实行双套制，至少对重要档案、珍贵档案应该实行双套制。2数字化时代实现档案双套制面对的挑战与解决措施随着数字化的发展，档案管理要想能够与时代的发展相同步，就需要依据数字化时代发展的要求来对档案管理制度进行改进，从而可以更好的推动档案事业的发展。而从档案分析的角度进行论述，很多的研究人员均认为针对档案进行管理的过程中，有效的实行双套制管理制度具有一定的积极意义。但是也有少部分的研究人员也提出了这一制度在实行的过程中，所需要面对的挑战，并提出了相应的解决措施，下面就针对这点进行具体论述。要想使得双套

6、制可以得到有效的构建，就需要确保档案来源渠道。现阶段，档案來源渠道主要有两条，一条是在信息技术发展的情况下，计算机在应用的过程中，在纸质文件的基础上，产生的电子文件。按照相应的档案整合要求，将档案科学的存放到档案馆屮，交由档案馆针对档案进行长期的存储。另外一条就是在数字化时代背景下，档案逐渐向着数字化的方向转变，从而形成了大量的电子档案。但是就实际情况而言，有些机构并不适宜采用双套制来对档案进行管理，只有通过发文之示，才能够进行双套制管理，所谓的发文档案也就是电子档案与纸质档案的混合体，而收文档案则主要指代的就是纸质档案。电子档案均存在于发文机关中。然而，在网络化逐渐发展的过程中，各个机

7、构之间的联系性也逐渐加强，实现了网络的全覆盖。机构与机构之间可以利用互联网来实现收发文件，并且也可以利用互联网来进行相关文件资料的阅读，这样就使得发文与收文之间并没有很大的区别。然而，由于人们对于纸质档案有着不可替代的依赖性，所以，就使得很多的人会将电子档案打印出来，形成纸质档案后再进行阅读，电子档案还无法完全的取代纸质档案，纸质档案与电子档案在目前是共存的局血，这也是数字化时代档案实施双套制需要面对的主要问题。此外，档案双套制还需