档案“双套制”与电子文件管理探析

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1、档案“双套制”与电子文件管理探析.txt$11果我穷得还剩下-•碗饭我也会让你先吃饱全夭下最好的东西都应该归我所有，包括你！！先说喜欢我能死啊?别闹，听话。有本事你就照顾好自己，不然就老老实实地让我来照顾你！档案“双套制”与电子文件管理探析随着信息技术的迅速发展，信息资源的数字化、网络化进程的进一步加快，缩微技术的应用,大量的电子档案、胶质缩微品档案不断产生，由此出现了同一内容而两种不同载体的档案文件。如何处理好电子档案和纸质档案的关系，抓好档案的“双套制”管理，特别是电子文件的管理，是档案管理工作者的重要课题。一、档案“双

2、套制”并存的必然性在信息社会里，电子档案和纸质档案各有优势，两者缺一不町。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化厉制成的两套档案，虽然两者在内容方而完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较人差异。以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体质小、信息暈大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显。如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无墨迹书写的新旧之别、无文件形成过程屮的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位;所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大;寿

3、命短，其影像记录的稳定期限不长。纸质档案虽具冇真实性、可靠性，法律地位确定的优势，但冇信息容量小、占据帘间大、管理检索不便等弱点。而双套制融合了纸质档案和电子档案的优势。一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的目录，到档案馆杳阅，万一电子档案被损坏，相应的纸质档案还保存完好。l+l此可见，建立档案“双套制”有其必要性，它们将长期并存，互动发展。二、电子文件管理方式及途径（一）电子文件内涵及特性电子文件是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机设备阅读、处理，并可在通信网络中传输文件。它是

4、以馆藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与传统的纸质档案功能相同，两者都是社会活动的记录。但电子档案更具有明显特征：1）电子档案能够提供快捷、准确、灵活的信息服务。它不仅能够集文字、图片、声音于一体来表达纸质档案无法表达的信息内容，而且可以达到一次录入，多次、多种形式的输出，方便文档的查找利用。2）电子文档具有信息共享性。通过计算机网络在全球的广泛传播，在同一时间、同一地点被许多不

5、同用户共同阅读和使用，不受时空限制。3）无论使用磁盘、磁带、光盘，其存储密度都高于传统介质。（二）电子文件管理方式及途径纸质档案的载体较为安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢火需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存储磁盘的数量，简便1佃安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存储。网络移交的途径有两条。一是借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专用网线。随着各单位

6、计算机信息管理网的建立和发展，越來越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门精选，反映了各部业务概貌。上网前，可按信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换，在一定程度上保证数据的可靠性和通用性。对那些未输送到计算机信息管理网上的具冇保存价值的应用电子文件形成部门编目整理，利用网络技术向档案部门传输，并借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电了文件归档专用网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。二是选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信

7、息管理部门负责归档。为适应办公口动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的"分散各异”转向“集中统-”，打破了立卷单位人界限，趋向基于某一方面或几个方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是电子文件信息的汇集点，乂具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将口常工作屮形成的具有保存价值的电子文件归档。三、电子文件管理的防范措施在电子文件的形成、处理、归档、电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息

8、安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立并执行一整套、合理、严密的管理制度，从每一个环节、各个方面消除信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性、安全性的重要措施。（一）加强对电子文件制作和工作人员的管理电子文件是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因