电子档案单套制背后的电子文件管理思想转变

《电子档案单套制背后的电子文件管理思想转变》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、电子档案“单套制”背后的电子文件管理思想转变沈欣瑜上海大学图书情报档案系电子档案正面临从“双套制”向“单套制”的转变，这一转变对电子文件管理工作有着深刻的影响。电子档案“单套制”的推广不仅需要管理技术的支持，还亟须组织机构和档案部门转变自身的电子文件管理思想。在电子文件归档走向“单套制”的路上，电子文件的认识、电子文件的理念和电子文件的归档都在发生着改变。关键词：单套制;电子档案;电子文件;电子文件管理;双套制;2017-08-19ShiftinElectronicRecordsManagementThoughtsbeh

2、indElectronicArchives’Single—SetSystemShenXinyuAbstract：Electronicarchivesarefacingthetransitionfrom"double-sets”to"single-set'andthischangehasaprofoundimpactonelectronicrecordmanagement.Thepromotionofsingle-setelectronicarchivesystemnotonlyrequirestechnicalsuppo

3、rt,butalsoneedsorganizationsandarchiviststochangetheirideasforelectronicdocumentmanagement.Astheelectronicrecordarchivingontheroadto“single—set”，theunderstandingoftheelectronicrecord,managementofelectronicrecordandarchivingofelectronicrecordareallchanging.Keyword

4、：single-setsystem;electronicarchive;electronicrecord;electronicrecordmanagement;double-setssystem;Received：2017-08-19前目2016年国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到，在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点m。这一提法改变了长期以来电子文件管理中同时保存纸质和电子两份不同载体档案的做法，预示着电子文件管理工作中即将

5、发生的重要改变。目前，电子档案的“单套制”管理己在上海浦东自贸区成功试点，正在以可见的速度向外推广。不同于过去的“双套制”保存方法,这种新的保存策略尽管已在实践屮初露失角，但与之对应的理论研宄却显得极为贫乏。显然，“单套制”的改变并不只是在于减去一份纸质文件，与此同时还有许多关于电子文件的多出来的要去完成。笔者认为，电子档案“单套制”保存的背后牵涉到整个电子文件管理工作，为了少去归档过程中纸质档案的保存与管理，在此之前的全过程都应当相应地做出调整和改变。基于这点考虑，在“单套制”的起步阶段，极有必要对这一改变背后的电子文

6、件管理思想变迁进行分析。1研宄背景电子档案“单套制”是指对于由电子设备生成的电子文件，在进行归档吋只保存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档制度。在我国电子文件管理发展了20多年以后，这种制度才刚开始崭露尖角，并且在社会发展和科技进步的推动下有望成为未来电子文件归档的趋势。通过对比原有的“双套制”所受到的争议，分析“单套制”推行背景，并简要介绍“单套制”的建设现状，有利于我们认识和把握本文研究“单套制”管理思想转变问题的基本背景。1.1电子档案“双套制”受到争议。长久以来，我国电子文件管理工作中同时归档纸质和电子两套

7、档案，即所谓的“双套制”。2003年，国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》中规定：电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联m。由于“电子档案法律地位尚未确立及其长期可存取性尚没有技术保证”UL“双套制”多年来在我国被广泛践行，己经积累了较多的理论研宄和实践基础。目前电子文件“双套制”基本已经全部覆盖了全W档案事业，2016年全国47家副省级市以上档案馆以及一大批地、县级档案馆完成了异地异质备份工作£11。同时学界对于“双套制”的探讨也始终没有间

8、断，2002年彭坚认为“双套制”管理模式的存在具冇必然性包1，2014年陶水龙等分析丫“双套制”管理逐渐暴露出的问题m，此后苏君华等直接提出“双套制”管理并非一种科学的管理方法，其背后是一种“被异化的谨慎”[7]。究其原因，我国早期的电子文件工作对象仍以纸质文件为主，当时“双套制”的施行重在通过将纸质档案数字化得到的