审计档案管理探讨

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1、审计档案管理探讨翁文惠海南省海口市琼山区政府审计中心作者简介：翁文惠海南省海口市琼山区政府审计中心助理馆员，研究方向为审计档案管理和研究。审计档案作为整个国家档案的重要组成部分，客观真实地反映了审计监督的整个过程。它包含着有关国家经济效益、财务收支以及经济规律的大量材料，是审计监督活动的历史记录。做好审计档案管理工作，意义深远。本文就如何提升审计档案管理工作，作些粗浅探讨。一.审计档案的特点1.程序性。审计工作由确定审计对象，组成审计组，拟定审计方案，发出审计通知书，具体实施审计，提出审计报告，征求被审计单位意见，审定审计报告，作出审计结论和处理等一系列必经的、互相联系的程序组成。形成一

2、个能够评价与证实问题的不可分割的整体，缺少哪个环节都不能系统地反映审计事项的进程和结果。因此，应严格按审计工作程序进行，系统而正确地反映审计工作的全过程，具有程序性。2.专业性。审计工作是一种特殊的职能活动，它真实地记录和反映审计监督的全过程，充分体现了审计专业的特点。无论在审计文书制作，还是在审计文书立卷、归档和整理等环节，都根据审计专业的特点进行，体现了审计工作特定的程序。在审计机关全部档案中，必须把审计档案作为主体，科学地管理好、利用好。3.法规性。审计档案的法规性是由依法审计工作的基木原则所决定的，审计机关遵照国家法律和行政法规的规定，依据财政经济规章制度，进行审计活动。审计结论

3、具有法律效能，国家的政策、法规、制度、纪律等，就是审计活动的法律依据，是查证判断经济业务和资金收支、财政处理的合法性的法律凭证，在审计活动中所产牛的文字、图表、声像等材料，具有了鲜明的法规性。4.公正性。审计监督是一项重要的经济监督活动，它具有公正、客观的特性，审计机构依法审计，审计人员在进行检查、审核、测试、验证，取样分析，评价等审计活动中，必须坚持客观公正的原则，做到以事实为依据，以法律为准绳，实事求是地处理问题，正确地确定或解除被审计单位或个人的经济责任。因此，在建档工作屮,必须注意检查审计过程中形成的调查记录、取证材料，证据影印和复制件、核算材料、终审裁决意见书的真实性和完整性，

4、充分体现审计档案的公正性。1.连续性。审计档案记录了每个审计项目的全过程，体现了审计项目的连续性。在审计工作屮，从确定审计对象开始到审计机关进行复审和后续审计结束为止，才是审计活动的全过程，所形成的审计材料内容上相互联系，密不可分;构成了一个有机的整体，如果随意割断，便不能反映整个审计活动的全貌，因而，必须全部收集齐全，立卷归档，以保持连续性。特別是有的审计活动是跨年度的，从第一年开始审计到次年结束，或是第一年做了审计结论，次年又进行后续审计，还有的对某一项基建工程，随着施工进度进行追踪审计，直至竣工为止，尽管整个审计活动跨了年度，分了几个阶段，但所形成的文件材料，则反映了该审计单位或项

5、目的审计全貌，应在审计活动最后结束的那个年度再进行立卷归档，这样就保证了审计档案的连续性。2.成套性。立案审计的准备阶段、实施阶段、终结阶段所产生的审计档案，从微观上指明了每个审计项目的三个阶段屮各自形成的文件材料的不可分割性和相互联系、制约的关系。特别是审计报告与取证材料之间，审计结论和处理结论之间，审计报告与被审计单位的书面意见之间，缺少一方，另一方即失去存在前提或依据。有些立案审计项目，还要进行后续审计，如果被审计单位提出中诉，还要由上级进行复审，又形成了与之有关的材料。在组卷时要注意保持项目的成套性。二、审计档案的作用1.为领导决策提供参考。审计机关的主要职能是审计监督，审计工作

6、的重点是查处违反财经法纪的问题。审计档案包括了审计工作的所有重要材料，可供有关部门了解审计案情，可作复审查证的凭证依据。审计工作涉及各部门、各单位，是一项综合性的经济监督工作。审计档案中反映的情况，提出的建议、评价和结论，都有确凿的证据，准确的数据，可供查考，为领导决策提供参考。2.为国家积累重要资料。审计工作涉及面广，政策性强，审计人员可以从被审计单位了解国家政策和法规的执行情况，也可以发现带有倾向性、普遍性的问题。而审计档案积累了审计工作过程的重要资料，从审计档案中反馈的信息，可以为国家修订、补充和完善各项经济政策与法规，提供可靠依据。审计文件材料反映本级审计机关的政策水平，是上级机

7、关检查下级机关的基木材料。研究审计文件材料可以深入探索审计工作规律，这对审计工作质量的提高，将起到重要的促进作用。审计是一个历史范畴，是人类社会经济发展到一定历史阶段的产物。而审计学是一个新领域，还有许多理论问题需要研究。理论来源于实践，保存好完整系统的审计档案，可以为研究中外审计历史和审计理论提供丰富的素材和大量的数据，对发展有中国特色的社会主义审计理论有重要作用。1.为审计工作提供信息。审计档案积累了各种案例，是审计机构、科研部