浅析新形势下的档案管理

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1、浅析新形势下的档案管理[摘要]信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，X络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作，本文对此加以论述。　　[关键词]新形势；档案管理；管理工作　　随着社会的发展，档案信息是各类信息中最集中、最丰富、数量最大的信息源。因此，加快档案信息化建设步伐，实现档案信息资源的社会共享，对于提高档案管理水平，促进社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设，有着重要的作用。笔者认为新形势下的档案管理工作应加强以下几个方面：　　一、对档案

2、管理人员进行培训　　电子文件的管理是一个全新的领域。从事这一新领域的工作，一方面需要文档人员掌握计算机和操作技能，另一方面要培养他们电子文件规范化管理的意识和能力。电子文件是计算机技术的产物，其形成、管理、利用，其凭证性的实现等各个环节的操作，都离不开计算机及X络的知识。另外，电子文件的管理需要文档管理人员与计算机专业人员合作，文档管理人员必须有一定的计算机及X络知识，才能与计算机专业人员沟通与交流，共同搞好电子文件的管理。这些知识包括：自动化系统的形成与运行、信息管理方法、基本的系统分析方法、计算机系统的基础知

3、识，以及电子文件管理研究中的前沿性理论如文件生命周期理论、文档一体化管理理论、前端控制理论等。国家和地方的有关部门应分期分批组织文秘人员对上述理论知识进行学习，使其计算机X络知识系统化，增强其电子文件规范化管理的意识，提高其办公自动化系统的操作能力，使电子文件管理规范化从人员素质方面得到保证。　　二、企业档案信息工作统一管理，形成档案信息电子化管理　　在新形势下，要突破过去档案信息管理模式的局限性，将档案管理应纳入到整体管理体系中去，根据实际情况将档案、信息情报资料进行一体化管理，将有利于知识产权统筹管理。这样，

4、实际的知识资源管理对象与虚拟的信息X络技术相结合，整合创新形成整体化的档案信息资源管理平台，构建企业自身强有力的知识资源管理拳头，形成了强大的信息档案资源库，使知识资源得以更好的共享，形成高效的、集成化的信息链。　　档案信息部门，相当于一个企业中的事业行政部门，具有监督指导各种档案信息管理工作。档案管理实际上是对各类信息的筛选与整理，并保存具有社会和经济价值部分，以便后来工作的参考查证，以便企业持续健康的发展。而用一种现代化的管理技术工具连接各业务工作，数据汇总到档案信息部门，不仅有监督管理职能，而且是个信息再处

5、理的过程，这一系统管理要坚持技术与管理并重，要以管理统领信息技术应用、以现代信息技术促进管理观念更新。而对各类信息进行统筹技术处理，不仅节约了企业的成本，也提高了管理效率。　　企业以信息化带动工业化的发展战略，要求做好电子化档案信息管理工作，而且其数据量、其现代化的管理方法与技术已大大提高，那么就要求制造业的企业与时俱进，不管是老单位还是新的单位机构都要做好其规划。各项数字化软件，最终落脚点到档案信息X络服务上来。实现制造信息数字化管理模式，档案信息不仅应以整合保存各项数据，更应以服务为重点工作。　　建立全部电子

6、文件档案管理，实现信息数字化管理。这是信息技术的革命，也是管理性的革命。电子文件管理模式经历了“集中”与“分散”管理模式相互博弈的过程。经过近些年实践的验证，集中逐渐展现其优势，它不但有利于电子文件信息的长期保存，还可以有效地解决目前普通存在的档案信息孤岛问题，最大化实现信息资源的共享和传递。　　三、加强档案信息人员队伍建设，树立档案信息创新观念，不断加强管理人员的档案信息意识　　档案信息人员第一要有责任心，要勤劳，要有耐心、细心。企业要求档案信息人员积极收集整理各类信息资料，特别是重要的历史文件记录、设计图纸及

7、凭证资料的收集，要求善于运用现代信息技术和档案专业知识做好档案信息服务。　　档案观念创新要求树立超前意识，加大档案信息服务机制的创新力度，最大限度地为企业中心工作服务。档案信息人员主要职责是收集整理、保管、发布利用各类档案信息，以其服务企业效益原则。现代企业的发展形势注定了档案信息人员仅有档案信息专业知识已是远远不够的，还需具备与该企业相关的专业基本知识。企业档案信[摘要]信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，X络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管

8、理工作，本文对此加以论述。　　[关键词]新形势；档案管理；管理工作　　随着社会的发展，档案信息是各类信息中最集中、最丰富、数量最大的信息源。因此，加快档案信息化建设步伐，实现档案信息资源的社会共享，对于提高档案管理水平，促进社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设，有着重要的作用。笔者认为新形势下的档案管理工作应加强以下几个方面：　　一、对档案管理人员进行培训　　电子文件