浅谈高职院校文书档案信息化管理

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1、浅谈高职院校文书档案信息化管理文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展和进步的历史过程，客观地反映着历史问题处理、领导决策、初期建设、开发设计等方面的过程和成果。同时也在高校发展、创新中发挥着历史见证、现实参考、未来判断的重要作用，在主管部门对高职院校评估中发挥着事实信息的佐证、客观评价的依据等关键作用。　　一、文书档案电子信息化管理的特点及优点　　档案信息化管理，就是利用现代科学技术手段对纸质档案进行扫描，使之转化成为用计算机操作供人们使用的电子信息库，其文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是查、借、阅还是办理传递，都变得十

2、分方便快捷。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，也不再受时间和距离的影响，其存储量大、保存时间长、利用率高是其最大的特点。当然电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。　　档案信息电子化的优点主要有以下方面：一是能够发挥查阅档案的方便快捷性，提高档案的利用率，减少人力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用，缩短了档案信息的检索时间，提高工作效率。二是我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如光盘、U盘、移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存储、读取或传递信息方便快捷，且保存时间长

3、，受外部环境影响小，不易损坏，稳定性能比较强，这样就增强了档案信息化管理的社会影响，拓宽了服务范围和服务对象。高职院校可根据本学院教学任务形成材料的实际情况及它们的价值，参考国家档案局、教育部的有关教学档案管理规定，制定本学院的教学档案归档范围和保管期限。每年定时收集各类教学档案并进行归档整理，并且完整、准确、真实的生成电子档案信息库。通过电子档案信息库，可以方便地对档案信息进行检索、筛选、比较、统计和分析，并直接生成工作所需的各种表格和文档，极大地提高了查借阅档案的工作效率。　　二、加强信息化管理档案制度的建设　　为使档案管理科学化、制度化、规范化，应建立健全各项档

4、案管理制度。根据工作实际，本着严谨、准确且针对性强的客观要求，制定了立卷归档、查借阅、保管、保密、安全等制度以及档案工作岗位职责。让每一位管档人员充分认识到档案管理的重要性，进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。二是引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准。电子档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子档案与纸质档案同步管理，就要有明确的分类标准，同时借助先进的档案管理软件，逐步建立

5、和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。　　三、加强档案综合管理人员的素质　　对形成的电子档案，绝不是只懂得纸质档案管理理论、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是光懂计算机操作技术的人员所能胜任的，这就对管理人员提出了更高的要求。目前，许多档案部门几乎没有高技术人才，其中档案信息处理复合型人才十分缺乏，大部分档案人员计算机技术水平偏低，尽管单位引进了先进设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现档案管理信息化。所以要求新时期的档案管理人员不但要具备较全面的档案业务知识，还需要树立档案管理信息化意识。要实现档案管理信息化，就要有具备现代化管理的人才，管理人员要有较高的知

6、识层次，能熟练地掌握计算机操作技术和运用档案管理系统软件，鼓励大家树立终身学习的意识，逐步提高对档案信息化管理工作重要性的认识，使档案管理人员有很强的责任感与事业心，做到爱岗敬业，坚持原则，忠于职守。　　总之，加强高校档案信息化的管理，要从完善档案的各项规章制度，提高管档人员信息化管理水平和综合素质等方面着手。档案工只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，档案管理工作才能跟上时代发展的步伐，在提高教学质量，推动教学改革及发展等方面发挥更大的作用。　　（单位：石家庄信息工程职业学院）