高职院校人事档案的信息化管理

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1、高职院校人事档案的信息化管理：就我国当前高职院校人事档案管理的实践来看，信息化管理虽然已经取得了长足的进步，但是仍然存在一些不足之处亟待完善。基于这一现状，笔者就我国高职院校人事档案的信息化管理问题进行分析与论述。文章首先阐述了加强高职院校人事档案信息化管理的必要性，继而分析了我国当前高职院校人事档案管理信息化过程中存在的问题，然后针对这些问题提出了应对措施，最后对全文进行了总结，以期能够对我国当前高职院校人事档案信息化管理的科学开展提供一点可借鉴之处。　　关键词：高职院校；人事档案管理；信息化　　一、加强高职院校人事档案信息化管理的必要性　　伴随着当前现代信

2、息技术的飞速发展，信息化管理已经在我们日常的工作生活中日益普及，并且发挥着越来越重要的积极作用，对于高职院校的人事档案管理来说更是如此。笔者认为，在高职院校人事档案管理过程中加强信息化管理的必要性主要表现在以下几个方面：　　（一）是推动高职院校人事制度改革的必然要求　　将信息化管理引入到高职院校人事档案管理中来，不仅能够使高职院校的领导者以及相关部门直观、迅速的对本校人力资源状况进行掌握，为院校人力资源决策提供有效的信息支持，而且还能够极大的提升高职院校人事档案的综合利用效率，有效实现相关部门与人员之间的信息共享，是推动高职院校人事制度改革的必然要求。　　（二

3、）是提升高职院校人事档案管理工综合业务素质的重要基础　　在高职院校传统的人事档案管理过程中，通常都是以手工操作为主来开展工作的，在这种工作模式下的工作效率很低，工作人员的劳动强度很大。但是将信息化管理引入到高职院校人事档案管理中来，就能够将人事档案管理工从繁重的工作任务中解脱出来，从而有更加充分的时间与精力去学习先进的人事档案管理理论与实践方法，从而有效的提升高职院校人事档案管理工的综合业务素质。　　二、我国当前高职院校人事档案管理信息化过程中存在的问题　　就我国当前高职院校人事档案管理的实践来看，信息化管理虽然已经取得了长足的进步，但是仍然存在一些不足之处亟

4、待完善。笔者结合自身多年的实践经验，认为我国当前高职院校人事档案管理信息化过程中存在的问题主要包括以下几个方面：　　（一）资金筹集存在困难　　在高职院校中开展人事档案管理的信息化，往往会受到诸多因素的影响。其中，资金问题往往成为高职院校人事档案管理信息化工作的重要制约因素。开展高职院校人事档案管理的信息化，不仅需要购买电脑、扫描仪等硬件设备，铺设系统内部局域X络，而且还需要购买人事档案管理软件以及安全防护软件等，这些都需要进行大量的资金投入。除此之外，由人事档案信息管理系统快速更新所带来的维护费用也是不容小觑的。但是，就我国当前高职院校发展的普遍状况来看，往往

5、存在资金紧张的普遍现象，各高职院校能够用于人事档案信息化建设的经费投入非常紧张，成为制约高职院校人事档案信息化管理的首要瓶颈。　　（二）相关工作人员综合业务素质普遍较低　　在高职院校开展人事档案的信息化建设，要求档案管理工具备较高的综合业务素质，不仅需要掌握档案管理的相关理论，而且还应当通晓计算机X络知识以及现代化管理技术。但是，就我国当前高职院校人事档案管理工作队伍的建设来看，相关工作人员的综合业务素质普遍较低，开展工作的积极性也没有得以充分的发挥，给高职院校人事档案管理信息化建设的顺利开展设置了一定的障碍。　　（三）开展档案管理信息化建设工作量大　　在开展

6、高职院校人事档案的信息化管理过程中，需要完成的工作量是非常繁重的，主要包括以下五个方面的工作：首先，应当开展针对现存人事档案的数据化处理，采用扫描、缩微等技术手段将已经归档的纸质材料转换为电子数据；其次，利用档案管理软件的相关模块将数据化档案进行分类归集，以便于投入使用后的检索应用；再次，通过物理隔离、设置防火墙、数据备份等手段，保证档案信息数据的安全；第四，及时开展档案信息化管理系统的更新完善，保持其一直处于可用的状况下，避免产生由于信息技术更新换代而带来的效用丧失；最后，要双管齐下，在高职院校人事档案信息化完成之前，实行的是纸质档案与电子文档并存，既要按老

7、方法管理纸质档案，又：就我国当前高职院校人事档案管理的实践来看，信息化管理虽然已经取得了长足的进步，但是仍然存在一些不足之处亟待完善。基于这一现状，笔者就我国高职院校人事档案的信息化管理问题进行分析与论述。文章首先阐述了加强高职院校人事档案信息化管理的必要性，继而分析了我国当前高职院校人事档案管理信息化过程中存在的问题，然后针对这些问题提出了应对措施，最后对全文进行了总结，以期能够对我国当前高职院校人事档案信息化管理的科学开展提供一点可借鉴之处。　　关键词：高职院校；人事档案管理；信息化　　一、加强高职院校人事档案信息化管理的必要性　　伴随着当前现代信息技术的

8、飞速发展，信息化管理已经在我们日常的工