信息化技术在高职院校人事档案管理中困境与应对措施

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1、信息化技术在高职院校人事档案管理中困境与应对措施　　摘要：人事档案的信息化管理是时代的要求，也是人事档案管理事业发展的必然要求。从思想认识、人员素质、软硬件条件和信息化安全风险4方面分析了目前高职院校人事档案信息化管理中面临的障碍，提出了加强软硬件建设、有效应用信息化管理手段、严密防范网络漏洞、加强人员培训和制定信息化管理标准5个方面的应对措施。关键词：高职院校；人事档案管理；信息化技术；困境；应对措施8随着国家对职业教育的重视力度逐渐加大，高职教育近年来得到突飞猛进的发展。但在办学规模不断扩大、办学水平不断提高的同时，一些方面仍

2、然非常滞后，未能与学校的发展同步，未能与时代发展相适应。人事档案管理工作即属该种情况。在计算机科学迅猛发展，信息化技术普遍运用于各行各业的今天，多数高职院校人事档案管理工作仍然徘徊在信息化的边缘，严重影响管理效能的提升，制约了人事档案在服务教职工、服务学校教育教学方面潜能的释放。所谓档案信息化，就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务[1]。正视人事档案管理信息化的意义，破解制约信息化发展的不利因素，寻求破解之道，是人事档案管理工作者的责任。1高职院校人事档案信息化管理的必要性首先，人事

3、档案信息化管理是国家档案管理部门的要求。早在2002年，国家档案局、中央档案馆就联合下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，提出了“加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程”的任务要求；2011年，出台了《全国档案事业发展“十二五”规划》，进一步对档案信息化工作提出了具体的目标任务。作为档案管理重要组成部分的人事档案管理，自然也在上述要求之列。并且，因人事档案具有利用率高、动态性强等特点，信息化工作尤显必要。其次，信息化管理是人事档案事业发展的必然要求。传统人事档案以纸质化材料为主，虽然它在数十年的人事档案发展史中

4、作出了应有的贡献，但其弊端也非常明显：占用空间大，安全隐患高，纯手工操作，工作效率低，纸张容易变质，无法实现资源共享，等等。这种弊端尤其在信息化时代显得更加突出。将信息化技术应用到档案管理中，可以很好地解决这些不足。将档案资源数据化，不但能够节约大量空间，而且能大大提高档案利用效率，还可借助网络实现资源共享。此外，信息化资源可以永久保存，不存在纸质资源易变色、变质、反复查阅引起破损等的问题。8再次，人事档案管理信息化是服务高职院校发展的迫切需求。一方面，随着职业教育的发展，高职院校办学规模不断扩大，师资数量也相应大幅增加，沿用传统

5、管理方法进行人事档案管理，在工作人员非常有限的情况下，显得越来越力不从心；其次，教育主管部门对高职院校的师资数据统计工作要求越来越高，诸多数据库需要对教师相关信息进行统计和分析，如果以纸质材料作为分析对象，工作量之大、工作效率之低、差错率之高可想而知。此外，高职院校教师相关信息变动频繁，需要借助信息化手段方能及时准确更新。也有同行认为，高职院校人事档案的信息化在促进教师反思和成长、协助教师规划职业生涯等方面发挥着辅助功能[2]。2高职院校人事档案信息化管理面临的障碍首先，对人事档案信息化管理的重要性认识不足。一些高职院校未能认真落

6、实《档案法》等法律法规的要求，未能将人事档案工作与学校教育教学事业的发展相联系，也未将人事档案工作纳入学校长远规划和重要议事日程，觉得这项工作可有可无，投入可大可小，人员可多可少。对人事档案管理的信息化更是重视度不足，觉得只有投入，不见产出。认为将有限的信息化资源投入到教学上能立竿见影。这种短视效应严重制约了高职院校人事档案信息化管理的进程，使得学校档案管理工作不但不能紧跟时代的步伐，也未能与学校的发展同步，人事档案工作逐渐被边缘化。8其次，人事档案管理工作人员素质较低，不能适应信息化要求。由于高职院校多由原来的中专学校升格而来，

7、人事档案管理人员大多学历层次较低，年龄结构偏大，且多为兼职，加之信息技术发展迅速，使得原来的管理人员不能适应新形势，缺乏人事档案信息化管理的系统思路和应用信息化手段进行档案管理的能力。再次，信息化软硬件支撑薄弱。人事档案信息化管理必须具备一定的软硬件条件，如计算机、打印机、扫描仪、照相机、复印机、光盘、刻录机、移动硬盘及管理软件等。这些设备和软件均需要一定的资金投入，且后期维护也需要一定的经费，如果不能提供上述必备设备，信息化工作就难以开展。最后，信息化安全性风险未能排除。信息化手段为人事档案信息的有效利用以及资源共享带来极大的便

8、利，但同时其安全性问题又是一大阻碍。人事档案信息化安全问题主要包括物理安全、网络安全、信息安全和管理安全。物理安全主要与信息化系统、设备等硬件相关联，网络安全主要是指病8毒入侵等网络使用中存在的风险，信息安全主要是指信息的泄露和完整性隐患，管理安全