浅议高职院校人事档案信息化管理

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1、浅议高职院校人事档案信息化管理　　摘要：随着科学技术的迅猛发展，社会进入信息化时代，高职院校人事档案信息化管理代替传统的人工管理已成为必然趋势。本文对高职院校人事档案管理现状及信息化管理的必要性和措施进行了探讨。关键词：高职院校；人事档案；信息化管理中图分类号：G717文献标志码：A文章编号：1674-9324（2013）48-0028-02高职院校人事档案是干部人事档案的重要组成部分，人事档案管理工作是高职院校人事工作的重要基础。人事档案记录了教职工个人学习、工作、生活等经历的有关情况，真实、准确地反应了教职工德、能、勤、绩、廉各方面的表现，为单位选拔人才、个人晋级晋升等工作提供完善的依据。

2、积极推动人事档案管理信息化建设可以提高人事档案的管理效率、信息资源的使用率，对高职院校的改革和各项事业的开展起到促进作用。我们要积极把现代技术运用到高职院校人事档案管理上来，切实提高档案管理信息化水平，促进高职院校人事档案管理工作制度化、规范化和科学化发展。一、高职院校人事档案管理的现状61.学校重视度有待提高。实现高职院校人事档案信息化管理，是一项很精细、繁重的任务。这项任务的顺利进行，必须得到学校领导班子和相关部门的高度重视和大力协助。目前，很多高职院校对人事档案管理工作普遍存在重视度不够的问题，没有真正把档案管理工作摆到应有的位置，从事档案管理工作的人员异动较为频繁，管理队伍不够稳定，且

3、大多都是边学边干，专业对口的很少。管理制度不够健全，观念陈旧，跟不上信息时代对档案管理的新要求。2.管理方法有待创新。目前，很多高职院校人事档案管理方法陈旧，还局限于档案实体管理——即纸制管理，它没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。这种实体管理，它依赖于人工进行收集和管理，工作量大，效率低。近年来高职院校建设步伐突飞猛进，对各类人员的需求日益扩大，人员的流动也大量增加，档案的数量也随之倍增，档案信息处理仅靠人工管理已经无法满足需要。因此，必须摆脱陈旧的人工档案管理理念，实行技术创新，提高工作效率。3.信息化水平有待提升。在档案查阅上，都是档案管理人员通过分类目录，查找需要查阅

4、的档案记录，再从目录中的记录到档案室中查找实体档案。这样既费时又费力，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。64.管理程序有待规范。目前一些高职院校的人事档案材料在一定程度上还存在着内容陈旧、信息单一的缺陷，不能全面地反映一个人的全貌。人事档案管理工作一直以来都处于被动位置，档案管理员缺乏主动收集意识，仅仅只是等材料送上门，发现材料缺少及时补全的力度也不够，破坏了档案材料的完整性。人事档案材料很多，档案用纸规格没有统一，虽然规定档案材料用纸要统一使用16K办公用纸，但是现在的

5、公文材料大部分都是用A4纸，职称评聘材料用纸大部分也是用的A4纸，纸张大小不同，使有的表格超过装订线，给立卷归档工作带来诸多不便，也增加了档案管理员的工作量。当前高职院校人事档案的信息化管理缺乏规范化、科学化的实施标准。随着科技的进步、信息网络化的普及，网络犯罪时有发生，但是缺乏规避网络风险的法律法规和监管机构。档案信息中，凡涉及个人隐私、工作秘密和其他法律规定不得公开的信息等都属于保密范围。在档案管理信息化的过程中，存在信息被窃取、服务器被黑客和病毒攻击等问题。二、高职院校人事档案信息化管理的必要性61.有利于提高管理人员的工作效率。实行高职院校人事档案信息化建设后，将档案管理员从繁锁的手工

6、劳动中解脱出来，从而有更多的时间钻研和开拓创新，不断提高管理水平。档案管理实现了实时化和网络化，数据录入一次就可以在档案管理内部实行资源共享，检索与查询只需要通过网络就可以即时查询，大大提高了工作效率，有效节约了学校资源。2.有利于人事纸制档案的保护。人事纸制档案是最原始的证明材料，对它的保护尤其重要。工作中经常要查询人员信息，对它的磨损也比较多。尤其是人事调动或职称评审等工作，翻阅、查询得更多，人事纸制档案不堪重负。人事档案信息化后，各类人员的信息可以从数据库中直接查询，减少了与纸制档案的接触，有利于对人事纸制档案的保护。三、高职院校人事档案信息化管理的措施1.加大对档案管理信息化建设的投入

7、。高职院校档案管理信息化建设的成功开展，领导的重视是一个必不可少的条件。只有领导重视了，档案信息化建设才能持续开展。同时还要加强对档案信息化建设的财力支持。只有重视而没有财务支持，也只是纸上谈兵，不能付诸实践。财力的投入，可以帮助高职院校添加机器设备，提高档案管理员的工资和待遇，建立和完善档案信息管理系统，加快实现高职院校人事档案信息化建设。62.提升档案管理人员的综合素质。人事档案信息化建设，档