高职院校学生档案管理探析

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1、高职院校学生档案管理探析摘要：文章在对高职院校学生档案管理现状进行剖析的基础上，指出其弊端，并提出解决对策，对高职院校档案管理今后发展进行展望，促进高职院校学生档案管理工作的深入开展。　　关键词：高职院校学生档案档案管理工作　　　　档案是直接形成的历史记录，具有其他任何材料不可替代的凭证价值。高职院校学生档案是学院档案的重要组成，也是国家人事档案的组成部分，它真实记录了高职生在校期间的学习、生活和社会活动和实践状况，反映了高职生德、智、体、美、劳等综合素质的养成经历，同时也记录了学生的家庭社会关系、经济状况等主要原始材

2、料，因此，它是高职毕业生走向社会的履历证明，更是高职毕业生就业和将来接受各级组织选拔、任用和考核的重要依据。在就业压力空前的当今社会，学生档案发挥着越来越重要的难以替代的作用，所以，对高职院校学生档案管理工作现状进行探析，找出其存在问题并提出应对措施，并对其今后发展进行展望，很有必要。　　一、高职院校学生档案管理现状　　1.档案材料不够完善。　　高职院校学生档案应该反映每一位高职学生真实的学习成绩、思想表现、心理状况等，以求全面客观评价学生素质。但在现阶段，多数高职院校没有明确对学生档案材料的归档范围做出要求，全面反映

3、学生素质的客观材料未完全达到真实、完整、规范的要求，且各种档案材料得不到及时归档，不利于学院对学生进行全面考察了解。同时，学生档案中的主观评价材料内容过多，而客观评价的资料不够，对学生的操行评语很简单。从大多数高职院校学生档案内容来看，一般仅包括高中毕业时的简单材料、新生录取通知书、奖惩材料、学生成绩表、实习鉴定表、入（党）团材料、学籍情况、毕业证书、毕业生体检表、毕业生登记表、就业报到通知书等简单资料，对学生的兴趣爱好、技能证明、心理问题、思想品德、社会实践活动等反映较少。　　2.档案管理意识薄弱。　　目前，高职院校

4、由于往往把重心放在学生就业上，而学生就业率与学生技能密切相关，因此，课程建设、专业设置、师资队伍建设等关系到学生技能培养的建设被提在学院发展的首位，而学生档案管理常被忽视；与此同时，高职毕业生就业时，大多进入对技能要求较高的私营企业、民营企业和外资企业，这些企业对学生的档案不太重视，往往不对档案的接收提出明确的要求，造成学院和学生对档案管理意识的弱化，使他们没有意识到学生档案对学生管理、人才培养及学生就业的重要地位。　　档案管理意识的薄弱，一方面使得学生不重视档案管理工作，对档案中关于个人信息的填写马马虎虎，如常出现字

5、迹潦草、圆珠笔钢笔混填等现象，对个人档案材料的收集缺乏主动意识，甚至在毕业数年后，也不关心档案的归属与保存，造成档案的积压，增加了学院档案的管理工作量。另一方面，学院对档案材料的收集常进行分开管理，各职能部门对档案管理不重视，存在互相推诿、衔接不及时现象，不能在日常工作中及时做好档案材料的收集和整理，通常是在学生毕业时才完善归档材料。　　3.档案管理手段落后，水平较低。　　高职院校对学生档案的管理大多不设专门的管理人员，而档案管理兼职人员对档案管理的方法较为落后，在对学生档案进行收集和整理时，没有科学的管理规章制度，致

6、使学生档案材料杂乱。同时，《档案法》的实施，对档案的管理提出了标准和要求，但是，在高职院校学生档案管理方面，却没有统一的、详细的、符合实情的、可以遵循的管理规章制度。　　二、高职院校学生档案管理对策　　1.建立规范和完善的档案管理制度。　　首先，建立学院各职能部门的归档和审核制度。学生档案材料来自于学院各个职能部门的收集和整理、归纳，并要经各职能部门的转递、汇总，只有建立完善健全的归档制度，明确各部门间的归档资料和转递手续，及时收集、整理、转递，并经学院专设档案员的审核，才能保证归档资料的全面、真实、准确、系统，才能使

7、学生档案管理工作逐步走向规范化、制度化的轨道。其次，扩大档案材料收集范围，增加诚信材料、社会实践活动材料、技能证书材料、心理健康材料、信用材料等，丰富学生档案内容，提高档案的利用价值，更加真实、全面地反映学生的发展情况。最后，做好学生档案的保管和分发工作，遵循档随人走的原则，有就业单位的按就业协议寄发，无就业单位的，两年内的由学院暂时保管，待单位落实后凭调档函寄发；两年以上的，寄至学生生源地的人才交流中心，从而减轻档案库存压力和档案员工作量。　　2.加强宣传，增强档案管理意识。　　首先，通过报栏等形式开展档案基础知识教

8、育，宣传学生档案的重要作用，从而增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与到档案的管理和维护中，并引导毕业生重视关心自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生；其次，学院领导要对学生档案的作用高度重视，并把学生档案管理工作纳入学院日常工作日程，设立专职档案员和档案室，结合学院实际情况，制定学生档案管理的规范性文件。　　3.设立