独立学院二级管理体制下教务秘书工作面临的困境及其对策

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1、独立学院二级管理体制下教务秘书工作面临的困境及其对策　　高校教务秘书是指在高等院校中协助院领导具体处理本院中各类教学事务的管理服务人员，是联系学院教务部门、教师和学生的纽带，是教学秩序得以顺利进行的重要保障。独立学院的教务秘书有其特殊性，主要表现在：教学管理人员少，工作量大，涉及面宽；外聘教师数量多，专职教师队伍职称结构分布不均；教务秘书往往身兼数职。然而，在独立学院甚或其他普通高校，教务秘书的工作并未得到充分的重视，教务秘书的角色定位并不鲜明，使得教务秘书的职业发展陷入窘境。　　一、当前独立学院教务秘书工作中的困境　　人员配备不合理，职责不明确，工作量繁重。　　在独立学院中，通常每

2、个系配有一名教务秘书，一般来说公办高校的教务办公室至少有两个教务秘书。在这种情况下，常规的管理模式就是一名教务秘书负责本科生教学管理，另一名教务秘书负责研究生教学的管理。后来由于管理中心的逐步下移，教务管理的工作量增加，有些单位的教务秘书增加到了三到四名，这样就形成了现在绝大多数教学院系的教务管理模式——两名教务秘书负责本科生的教学管理，一名教务秘书负责研究生的教学管理。近十年，随着独立学院教育规模的扩张，但教务秘书人员并没有明显增加；二级管理以后，部分属于学校教务处的工作也下放到了系，但教务管理岗位却没有随之增加。例如某高校，有5个系部、在校全日制学生一万余人，但教务秘书仅有4人，

3、其配备比例也不够合理，某系的学生人数达到3000多人，占全校总数的1/3，也仅有一个教务秘书。很多情况下，独立学院不但未对教务秘书的职责进行明确的定位，教务秘书不仅仅是教务秘书，更多的成了系综合秘书或者是办公室主任，工作量繁重，既要进行日常教学管理，又要肩负多种职能，负责各项工作的传达和落实，等等。　　工作重要性和价值并未得到充分认识。　　多数人对教务秘书工作职责的重要性认识不清，他们认为在独立学院中，教师和学生处于主体地位，教务秘书只是教师和学生的服务者，工作地位不能得到充分肯定。不少人认为教学管理是纯粹的行政事务性工作，由于受到这些错误观念的影响，教务秘书的地位和作用无法得到较为

4、公正的认可。例如，在考试安排上的重要性，由于独立学院的特殊性，在考试安排不同于普通高校，课程考试由教师命题后的上交、复印到考试安排的这个环节上，无不经过教务秘书之手，责任重大。　　缺乏提供岗位的晋升机会和提供培训意识。　　由于当前就业形势严峻和所学专业上的尴尬，很多教务秘书所学的专业和所从事的工作不对口，即便多数学校的教务秘书岗位招收相对高学历的研究生，但由于工作性质的特殊性和整日忙碌，几乎没有时间更新知识和提高技能，更谈不上有机会出去学习进修，各种素质还停留在原有的水平，特别是在管理理念和应用计算机能力方面更是不能适应新的形势要求。目前，由于独立学院对教务秘书岗位的认识和重视程度不

5、足，在岗位设置上，也没有体现出对教务秘书岗位晋升机会的考虑。因此，独立学院的教务秘书看不到自己的工作的希望和前途，进而影响了工作的积极性和队伍的稳定性，更对前途堪忧。　　独立学院教务秘书心理压力大。　　教务秘书上联教务处、系领导，下联学生，还要同老师、各系打交道，每件小事都得考虑周全，若是稍有疏忽，就会出现教学事故，导致各方责难，因此心理压力较大，具体表现：　　1.疲劳感。高校教务秘书从事着学校最繁琐、最辛苦的工作，他们既担负着对教学过程和教学质量监督的任务，又要在排课表、调课、登成绩、安排考试等一系列工作上为教师提供优质的服务；从检查教师上课和学生的出勤及听课情况到了解教师的教学情

6、况，还有日常管理和突发事件的处理、教师工作量的核算等，工作既琐碎又辛苦，而且不为人们所注意和理解，往往会感到身心疲劳。　　2.心理焦虑感。教务秘书所处的特殊位置和工作性质特点，业务上归教务处指导，行政上又属各院系管理，工作繁杂，头绪众多，心理压力大，常常处在忧虑、不安、紧张、烦躁的焦虑状态，身心疲惫。　　3.自卑心理。自卑心理是高校教务秘书普遍存在的心理现象。对高校教务秘书来说，一方面工作任务繁重、责任重大、难度高，另一方面，目前许多独立学院都招收研究生为教务秘书，在独立学院中教务秘书与教师相比，他们在学历、职称上都没有差距，唯独在待遇等方面存在一定的差距，由此极易诱发他们的自卑心理

7、，他们希望获得尊重与信任。他们希望自身的劳动和付出能够得到广大师生员工的理解和尊重，取得的成绩能够得到公正的评价和认可。但现实并不总是那样完美，在平时和年终总结考核中，实际考核值常与个人期望值出入较大。这种失衡感使得教务秘书很难认清自己工作的意义和价值，认为自己处处不如教师，自我认识消极，因而滋生自卑心理。　　4.不平衡心理。目前，高校在待遇问题上普遍向教学岗位倾斜，教务秘书待遇偏低，与教师甚至其他工作人员相比，收入差距加大。教务秘书所做的都是一般性的管理