管理秘书实务知识点

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1、管理秘书实务知识点1、管理秘书的学科性质综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。2、秘书的认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变能力3、管理秘书实务的原则：系统性，服务第

2、一，全面质量管理，时效性，经济性4、走姿的要求：（1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。（2）两臂前后自然摆动，摆幅30度-——35度（3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。（5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。男士步幅约在40厘米，女士则为30厘米左右），不宜太大；步态要轻盈。要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行走时要有节奏感。5、气质的四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质6、TPO原则：这是选择服饰的最基本

3、原则。T表示时间（time），P表示地点（place），O表示目的（object）。TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。7、因人而异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职业身份相吻合，要与肤色相吻合8、秘书交际礼仪原则：（1）自尊与尊人的原则（2）内在美与外在美的原则，（3）自信大方与适应环境的原则，（4）言行适度与明确交往目的的原则、9、握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。在政务接待场合，握手的顺序应当是：按照行政职务由高到低的排列顺序，依次一一握手。礼节性的握手，持续时间以

4、3——5秒钟为宜。10、方位礼节（1）前后。行进时，前面为上，后边为下。晚辈、下级为了表示对长辈、上级的尊敬，一般不并肩而行，而是先请长辈、上级前行，自己落后半步紧随其后。即使主客之间，在进门、上车、上楼梯时也应礼貌地请客人先行一步，出门、下车、下楼梯时，为表示对客人的关怀，则应主人先出门、下车或下楼梯。（2）左右。右为上，左为下。两人并行，主人为表示对客人的尊敬，应请客人走在自己的右侧；在就座时，也请客人坐在自己右侧。（3）中间和两侧。中间为上，两侧为下。两侧又以右为上，左为下。三人行走或就座，都应该请长辈、上级在中间，晚辈、下级在两侧。11、三种接待规格：高规格接待、

5、对等规格接待、低规格接待12、接待计划的内容：1.主要陪同人员2.主要工作人员（接待小组成员）3.住宿地点、标准、房间数量4.宴请地点、标准、人数5.会见、会谈地点、参与人员6.参观游览地点、陪同人员13、“3S”：standup（站起来）、see（注视对方）、smile（微笑）14、沟通：指人与人之间传递和接收具有某种信息、思想和情感的符号化信息的过程。其有三要素：信源、信道、信宿15、有效沟通的7C原则：可信赖性，一致性，内容，明确性，连贯性，渠道，接受者的接收能力16、秘书与同事相处应遵循的原则：（1）平等原则（2）真诚原则（3）宽容原则（4）知人知己原则（5）人际

6、互动原则17、与上司相处的方法与技巧（1）摆正位置：要维护上司的威信，要尊重上司的意见和决策，要尊重上司的职权，要体谅上司的困难（2）正确领会、贯彻、执行上司意图（3）提高自身素养，增强办事能力（4）树立沟通意识，学会进谏：适时，适地，适人，适言18、良好的职业操守（1）诚实而不做假弄权（2）当参谋而不自以为是（3）公正而不搬弄是非（4）受批评而不急不怨19、优化办公环境的原则1、方便2、舒适整洁3、和谐统一4、安全20、保密工作需要注意的问题（1）文件保密（2）会议保密（3）科技保密21、值班人员应做好三项纪录（1）记好值班电话记录（2）记好值班接待记录（3）记好值班记

7、录22、介绍信管理（1）要有一定的审批手续。（2）内容填写应真实、清楚。（3）介绍信开出后，若因故未使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。（4）非经主管领导批准，严禁开空白介绍信或借贷、转卖介绍信，且一封介绍信只能写给一个单位。（5）发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。23、细分信函的方法：可将信函分成U（urgent，需要马上处理）、W（wait，需研究或查找相关资料后再做处理）、F（forward，可以交由其他人处理）、R（referenceonly，仅供参阅，不许回复）四类，按照顺序，需先行处理的放在