文书档案管理之一 文书与档案基础

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1、1.公文的种类：命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报适用于表彰先进，批评错误，传

2、达重要精神或者情况。（7）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（8）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复适用于答复下级机关请示事项。（11）意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。2.文书档案的版本公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备

3、正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本（3）正本指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。ofwork,relationships,needandpossibility,putqualityfirst."Improvestructure",referspartycarefully".IsamustadheretotheindividualabsorptionTheprincipleofthedevelopmentofamatureone,ands

4、trictlyperformintheadmissionprocedure,topreventthePartymember（4）副本指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本又称试验推行本，指规范性公文正本

5、的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。3．公文的分类：（1）按公文的来源分类机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。（2）按公文的行文关系分类行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。

6、这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文

7、，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类按照公文制发机关的性质