常州机电职业技术学院档案分类方案.doc

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1、档案分类方案常州机电职业技术学院2004年3月编制说明为了进一步健全、规范学院档案管理业务建设，实现档案工作的标准化，参照国家档案局《高等院校档案实体分类法》，结合学院档案工作的实际情况，对常教发（1996）35号《常州市学校档案归档范围和保管期限表》（修订稿）重新进行了修订，特制定《常州机电职业技术学院分类方案》。学院档案分类中的类目标识符号均采用阿拉伯数字，一级类目采用1到9的标识符号。分别为：1党群工作类；1行政管理类；3教育教学类；4产品类；5科学技术研究类；6基本建设类；7设备仪器类；8会计档案类；9人事档案类。各类档案根据不同内容，在分成若干二级或三级类目，并以此为依据

2、，编写档案案卷号。案卷排列和编号应遵循保持案卷之间的有机联系，便于库房管理和查找利用的原则。1-3大类形成的案卷，分别各一个流水号，每个流水号按永、长、短排列。4-7大类，以每个课题、每个工程、每种型号形成的案卷为一个流水号：会计档案分别按凭证、账簿、报表的年度流水号排列。人事档案的排列和编号按照组通字（1991）13号《干部档案工作条例》和组通字（1996）14号《干部人事档案材料收集归档规定》执行。特殊载体档案有，照片，录音带，录像带，计算机软盘，实物等非纸质载体形成的档案，不单独设置类目，用“T”表示。档案编号表式：1·1——1案卷顺序号二级类目代号一级类目代号1．11999

3、1标签写法：常州机电职业技术学院归档范围及保管期限表一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注1党群工作类1党务综合1、上级党组织关于党的思想、作风建设的文件（如文件是针对本院的，则长期保存）2、本院党委，支部大会会议记录3、本院党委工作计划、总结、汇报材料4、本院党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知5、本院党委、支部负责同志的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿6、关于表彰先进支部，优秀党员的通知及申报材料7、关于党委（支部）保密、秘书工作的有关文件8、有关工委、工作文件及活动材料短期永久永久永久长期长期长期短期2组织工作1、上级关于党的组织建设的文件（如文件是针对本院的，则

4、长期保存）2、本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料3、本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知4、本院干部任免、调动和离退休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的要附任免呈报表）5、本院干部名册6、关于党支部改选的请示、批复及工作报告7、本院发展新党员、预备党员转正的名册8、本院党组织统计年报、党员名册9、本院各支部、支部委员名册10、本院关于后备干部选拔有关文件及材料11、本院开展民主评议党员的材料12、本院关于党员管理的有关材料13、上级关于老干部工作的文件14、统战工作材料短期永久永久永久永久长期长期长期长期长期长期长期短期短期一级类目二级类目基本归档范围保管

5、期限备注1党群工作类3宣传工作1、上级关于宣传、精神文明建设、普法宣传、国防教育、师德师风教育的文件2、本院业余党校有关材料3、各类年鉴材料4、本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结5、本院院报6、反映本院重要活动的宣传报告、新闻图片及对外宣传的各类报刊7、本院组织活动，政治学习安排表8、本院升旗仪式讲话名单及讲话稿9、本院教职工政治思想工作动态及调查材料短期短期短期永久永久永久短期短期短期4纪检监察1、上级关于纪律检查、监察、审计、廉政建设的文件2、本院纪查、监察、审计工作规章制度3、本院关于纪检监察、审计工作计划、总结4、本院纪检工作会议记录5、本院党员干部处分、复查材料6、

6、重要来信来访及处理意见7、上级表彰（优秀纪检干部、先进集体等）短期长期永久长期永久长期长期5工会工作1、上级关于工会工作的文件2、本院工会工作计划、总结3、关于本院教代会的有关文件及材料4、关于本院工会换届选举的报告、批复5、本院工会开展各项文体活动的材料6、本院工会的有关规章制度7、关于表彰工会先进集体、个人的材料、名单8、本院工会统计年报、工会干部、工会会员名册9、工会委员会会议记录10、本院妇女、家庭工作材料11、本院退管工作材料短期长期长期永久长期永久长期永久短期短期短期一级类目二级类目基本归档范围保管期限备注1党群工作类6团委工作1、上级关于共青团工作的文件2、本院团委工

7、作计划、总结及规章制度3、本院团代会文件及材料4、本院团组织开展各项活动的有关材料（重要的长期）5、关于表彰先进团支部、优秀团员、团干部等文件及申报材料6、本院团组织发展新团员、办理老团员离团的批复及团员转出材料7、本院团组织统计年报8、团干部名册9、团员名册10、团委发文及团委会议记录11、本院学代会文件及材料12、本院学生会文件、材料短期长期永久短期长期长期永久长期长期长期长期长期2行政管理类1行政综合1、上级有关学校行政管理的综合性文件（各类简报、通报、函等）2