邮件合并方法说明

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1、WORD邮件合并一、创建通知单文档按常规方法在Word中创建成绩通知单文档,表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填;做好页面设置(如用A4纸),最后在文档末尾加上4~5个空行(空行数量视需要而定,后面有用)。二、选取Excel数据文件在Word中,单击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”,在弹出的向导中选择“信函”,按“下一步”;选择“使用当前文档”,按“下一步”;选择“使用现有列表”,按“下一步”,即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了,所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它,然后按照提示步骤操作即可。三、插入域回到主文档

2、中,在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入域。具体步骤是:单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,弹出“插入合并域”对话框,所有可用的域都一目了然,然后在表格中一一对应地插入这些域即可。四、合并到新文档接着,单击工具栏上的“合并到新文档”按钮,在弹出的对话框中选择“全部”,再按“确定”,生成一个新文档。在这个文档中,每个学生成绩通知单单独一页(A4纸),最后一个符号是“分节符”。五、格式调整为了提高处理速度,减少纸张损耗,可以把成绩通知单设计成小条样式,使得在A4纸上可打印3~4个学生的成绩通知单。按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框,单击“查找内容”编辑框,然后单

3、击“特殊字符”按钮,从中选择“分节符”,“替换为”编辑框不填写,然后单击“全部替换”,则原文档中的所有“分节符”就全部“灰飞烟灭”了。这样,所有的成绩单便连贯起来,一页可容纳3~4张通知单,中间以空行分隔开(这就是:第一步中在文档末尾加入空行的作用)。7六、数据格式1邮件合并后出现小数点数据很长问题:数据源为Excl表,表中数据是一个绝对值数,例如:Excl表中数据分明是311.39,插入域之后查看合并数据却显示为311.38999999999999(1)邮件合并后出现小数点数据很长,就选中这个小数点后面变长了的地方用鼠标右击域《数值》在弹出菜单中选择“切换域代码”,将会显示{MERGEF

4、IED数值}(2)在已经存在的域代码在“数值”两字后面的反括号内输入插入“#"0.00"”成{MERGEFIELD数值#"0.00"}状(注意是在英文输入格式下)。如果只想保留一位小数点就只输入#"0.0"。后右击鼠标选“更新域代码”就可以了在进行“邮件合并”前,对Excel数据表执行“工具/选项/重新计算”操作,在“工作簿选项”中把“以显示精度为准”前面的勾勾打上。2日期格式问题:数据源中日期格式为中文的XX年XX月,例如“2009年2月”,插入域之后查看合并数据却显示为“10/20/2009”(1)用鼠标右击《日期》在弹出菜单中选“切换域代码”,出现{MERGEFIELD日期}(

5、2)在“日期”两字后插入“@yyyy年mm月dd日”如{MERGEFIELD日期@yyyy年mm月dd日}状,最后点击“更新域”七、邮件合并步骤1准备一个如图1的EXCEL的数据文件,,注意每列都要有列标题,已备合并邮件的时候你可以清楚的知道分别代表什么。2准备一个如图2的WORD文档作为载体。注意请在姓名和金额的地方预留空白。3准备工作完成,接下来开始合并,打开上述WORD文档,找到图3邮件合并的按钮。4单击按钮,右边会出现邮件合并的边栏。选择“e-mailmessage”,就是邮件形式。7图1EXCEL的数据文件图2WORD文档7图3邮件合并的具体按钮位置图4邮件合并的邮件形式75

6、完成后,点击“下一步”。然后选择“使用当前的文件”,如图5。图56完成后,点击“下一步”,再点击的“浏览”按钮,找到第1步的EXCEL数据文件。图677会弹出如图7的对话框,请单击“确定”。接着会弹出如图8的对话框,单击“确定”。图7图88点击“下一步”。此时把鼠标点到姓名的预留空白处,点击右边栏的“更多事项”。7图99弹出对话框,选择“姓名“,按insert,就是插入域,如图10所示。图10效果如下:_____«姓名»_你好,10然后再把鼠标点到金额的预留空白处,也请重复以上的步骤,就是选择“更多事项”,选择“金额”,然后insert。效果如下:与会时附赠____«金额»_元的优惠券。1

7、1完成第9、10步之后,点击“下一步”。预览合并邮件。可以看到不同的人是不同金额,则任务实现了。最后点击“完成合并”。12关键的11步完成后,还没完,还要发给别人。请在“下一步”后,点击“发送合并邮件”。当然也可直接打印出来。注意:不必再到outlook里面发送,直接WORD里面发送就可了,也就是说上面这些步骤都是在WORD中完成的哦。13然后到自己的邮箱中查一下结果,记得要使用至少两个邮件地址才能看出效果,若成功了,则

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